Ad Valvas 1967-1968 - pagina 146

der ook nog een tweede boekhouder was, maar daarmede was de bezetting van de financiële administratie dan ook op. Die eerste dag werd ik geconfronteerd met een combinatie van functies waarbij de interne accountant van vandaag waarschijnlijk de haren ten berge zouden rijzen. Ik was o.a. en gelijktijdig boekhouder, loonadministrateur en kassier. Bovendien kreeg ik weldra tekeningsbevoegdheid en voor wat betreft de girorekeningen nog wel op één handtekening. salarisuitbetaling U moet zich voorstellen hoe dat in die dagen ging. Een van de opgaven waarvoor ik mij die eerste dag gesteld zag, was het uitbetalen van de salarissen over de maand februari 1946. Ik had de sleutels van de safe en van de brandkast gekregen. Loonboeken of personeelskaarten waren er niet. Er meldden zich een groot aantal mensen voor mijn bureau en die zei-den dan bijv. Ik ben Pieterse en kom salaris halen. Ik keek dan in het kasboek bij de vorige maand of daar ook een Pieterse voorkwam en hoeveel die had ontvangen. De volgende maanden maakten wij van te voren loonzakjes klaar en het was treffend schouwspel om hoogleraren zo'n zakje te zien openscheuren en de inhoud te zien nateDen. Nu waren er en zijn nu ook nog hoogleraren, die ook op het gebied van geldzaken bijzonder scherp zijn, maar het kwam toch bijna evenvaak voor dat de inhoud twee of driemaal werd bekeken waarbij er steeds een verschillende uitkomst kwam waarna alles in arren moede in de portefeuille werd gestopt en de kwitantie werd getekend. Het tijdverlies voor alle betrokkene en alle nadelen aan een groot geldverkeer gebonden, deden ons al spoedig overgaan op salarisbetaling per giro. Het heeft mij wel eens gefrappeerd dat, hoewel Direkteuren deze wijze van salarisbetaling tot op de huidige dag niet hebben gesanctioneerd in de aanstellingsvoorwaarden op het personeelsreglement, de protesten hiertegen eigenlijk uitbleven. reorganisatie van het bureau Met de groei van de Universiteit en de wijziging van de hogeronderwijswet, die wij daarna altijd aanduidden als de subsidiewet, moest de administratie noodzakelijkerwijs meegroeien. Tot 1958, met de komst van een algemeen beheerder en een daarmee gespaard gaande reorganisatie van het bureau, waarbij verschillende afdelingen werden gecreëerd, werden alle werkzaamheden door het bureau verricht. In dat jaar vond een boedelscheiding plaats, waarbij verschillende taken van de centrale administratie werden overgenomen door de personeelsafdeüng, de inkoopafdeUng, de technische dienst, de afdeling propaganda en organisatie van de vereniging, het bureau studentenbelangen, de studentendecamen enz. Deze afdelingen vatten uiteraard ook nieuwe taken aan die tevoren minder aandacht hadden gevraagd of verkregen. De centrale administratie kan zich daardoor meer richten op de behartiging van de financiële zaken van vereniging en universiteit. In het begin van de vijftiger jaren was de administratie al gereorganiseerd door de invoering van een voor die tijd modern doorschrijfsysteem en een voor die tijd modern doorschrijfsysteem een nieuw systeem van loonadministratie. Enkele jaren later waren wij dit handdoorschrijfsysteem ontgroeid en werd opnieuw gereorganiseerd waarbij de administratie werd gemechaniseerd. Hierdoor werd tevens bereikt, dat een verdergaande verdeling van arbeid kon worden toegepast, waarbij een beter gebruik kon worden gemaakt van de verschillende capaciteiten van de medewerkers en meer aandacht aan de interne controle kon worden besteed. De opzet van de administratie van nieuwbouw en inrichting en de documentatie van de bouw vroegen de aandacht. De groeiende contacten met het Ministerie van O.K. en W. deden de behoeften ontstaan aan méér en actuelere periodieke financiële gegevens.

2

allerlei werkzaamheden Om mijn verhaal niet te lang te maken moge ik U in het kort nog enkele punten noemen die mij langere tijd bezig hielden. Daar was de "pensioenkwestie", een zaak tussen het ministerie en de vrije Universiteit over de afdracht van door verzekeringmaatschappijen over de jaren 1947 en 1948 gerestitueerde premiën ten gunste van het rijk en de inkoop achteraf van diensttijd door een aantal hoogleraren die van de daartoe geboden gelegenheid in 1948 geen gebruik hadden gemaakt. De gegevens over deze kwestie groeiden in de loop der jaren uit tot 4 dikke dossiers. Een slapeloos uurtje heb ik ook wel eens gehad in de jaren dat afdelingen en instituten van faculteiten in afzonderlijke gebouwen door de gehele stad verspreid zaten. Door het ontbreken van een werkelijk centrale inkoop en een centraal ontvangst— en afleveringsmagazijn was soms de bestelling en de ontvangst van de apparaten, instrumenten en andere goederen en bovendien het fiat voor betaling van de rekening in één hand. De concentratie in enkele grote gebouwen schept gelukkig ook de mogelijkheid voor een betere administratieve organisatie. Het feit, dat wij na de salarisadministratie en de debiteurenadministratie van leden en contribuanten juist een nieuwe inventarisopname en de automatisering daarvan ter hand hebben genomen is aan het voorafgaande niet vreemd. Een van de meer recente zaken was de opzet van de administratie van het studentencentrum, maar dat gebeurde al in overleg met en medewerking van de heer Kamsteeg. Met de betrekking tot de salariskosten, die een zo integrerend deel van onze uitgaven vormen, was één van mijn grote wensen, die nu ongetwijfeld ook op het programma staat van de interne accountantsdienst en de afdeling personeelszaken een effectieve aanwezigheidscontrole. Wellicht is deze wens intussen reeds vervuld. het opengaan van de V.U. Indien U mij zou vragen wat voor mij in de afgelopen jaren het meest frappant is geweest, dan zou ik daarop willen antwoorden: het opengaan van de Vrije Universiteit naar buiten. Wellicht met uitzondering van de staf van hoogleraren en lectoren, waarover ik niet kan oordelen, was er indertijd nagenoeg geen contact met de andere instellingen voor hoger onderwijs. Ik kan mij herinneren, dat in de eerste jaren van de subsidie wetgeving onze eerste reactie bij elke vraag van het Ministerie was, dat nauwkeurig de wet werd bestudeerd om te zien of het Ministerie dat wel vragen mocht. In die jaren werd overigens voor de leden van de Vereniging in het jaarverslag nog geen balans gepubliceerd. Nu is er regelmatig contact en uitwisseling van gegevens op alle niveaus. De rijksaccountantsdienst is kind in huis, er zijn contacten van de secretarissen van universiteiten en hogescholen, personeelschefs, administrateurs en comptabelen, statistici, decanen, hoofden van inschrijvingsbureaux enz. Het werk dat ik heb gedaan, had ik nooit kunnen doen indien ik niet over een aantal toegewijde en bekwame medewerkers, dat intussen tot meer dan 50 is uitgegroeid had kunnen beschikken. De 60 er jaren kenmerkten zich daarbij door de voortdurende zorg om de bezetting kwantitatief en vooral ook kwanlitatief op peil te houden. Hoewel ik het vertrek van goede en ingewerkte medewerkers in die jaren wel eens met lede ogen heb aangezien, gaf het toch ook weer ergens een zekere voldoening als ze binnen het eigen bedrijf, met een opleiding van de centrale administratie bij andere afdehngen als gewaardeerde medewerkers werden aangesteld.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen