Ad Valvas 1976-1977 - pagina 155

AD VALVAS — 3 DECEMBEE 1976 jecten en ook buite nlandse re ize n w o r d e n geregistreerd. Voor dit alles beschikt F A over een drietal bureau­computers, een soort mini­computertje, w a a r i n alle gegevens op cassettebandjes w o r d e n vastgelegd.

Afdeling

voldoende geld is om aan alle v e r ­ plichtingen te k u n n e n voldoen. Iedere m a a n d moeten de salaris­ sen uitbetaald w o r d e n en de leve­ ranciers moeten ook h u n geld krijgen. A a n de andere k a n t moet de af­ deling Financiën ook zorgen voor een tijdige v e r r e k e n i n g van alle vorderingen. Dagelijks verlaten er vele facturen de VXJ , die een flink bedrag a a n geld moeten opleve­ ren. Als d a t geld niet g a u w ge­ noeg k o m t moet Financiën een a a n m a n i n g versturen.

Financiën

„De VtJ he e ft in he t ve rle de n e e n slechte naam ge kre ge n bij de le ­ veranciers. We zoude n nl. e e n slechte be tale r zön. Nu zat e r vroeger w e l e e n ke rn van waar­ heid in, maar door de ge automati­ seerde be talingsorganisatie , die w e sinds e nke le jare n he bbe n, kun­ nen w g nu in principe alle le ve ­ ranciers op tijd be tale n." Dit ze gt de he e r A. F. N. Groot, plaatsvervangend hoofd van de afdeling Financiën, e e n van de af­ delingen die re ssorte re n onde r de dienst Financi ee l Economisch e Zaken. itie voor de Vrije Leergangen voor h e t VU­ziekenhuis." c registreert de F A d e inven­ sgoederen en houdt een uwbouw­administratie bij. Dit dt een registratie in van alle uwbouw­activiteiten met r a p ­ tering aan h e t College van Be­ ur en het ministerie. orts is er een projectadmini­ atie, w a a r i n doelgerichte p r o ­

Ie s­ in 3-

r­ )e i­ •

•i

• «•••4 afdeling Administratieve

Niettemin k o m e n er dagelijks toch nog klachten binnen van l e v e r a n ­ ciers, die eindelijk wel eens h u n centen willen zien. Hoe k a n dat nu? Groot: „De facturen moeten alle­ m a a l b i n n e n k o m e n bij de finan­ ciële administratie, die ze meteen registreert. S t u u r t een leverancier zijn factuur n a a r een faculteit of n a a r een a n d e r e afdeling, dan wil

Organisatie en

Kikker

zo'n factuur wel eens een tijdje ergens in een la blijven liggen. Wij zeggen dan ook altijd tegen de mensen, dat ze facturen zo snel mogelijk moeten inleveren bij de financiële administratie." De belangrijkste taak van de af­ deling Financiën is h e t b e h e r e n v a n alle liquide middelen: kas, b a n k en giro. Er moet voortdu­ r e n d voor gezorgd w o r d e n dat er

en Hg.

na­ ak­ le­ :en be­ llet ur­ H.)

zegt de h e e r K. F . Molenaars, id van de afdeling Administra­ re Organisatie en Automatise­ g (AOA). Deze afdeling is in e ontstaan door een samen­ gen van de afdeling Bestuur­ e Informatieverwerking, die bezig hield met de automati­ ing en de onderaf dehng^ Ad­ listratieve Organisatie, die tot Juni j.1. was ondergebracht bij financiële administratie .Daar omatisering en administratieve anisatie ten n a u w s t e samen­ igen, heeft men bij de reorga­ atie van FEZ besloten deze e afdelingen onder één noe­ ' te brengen. t doet n u de afdeling AOA? lenaars: „Als faculteiten of administratieve moeilijk­ len zitten, of als er een n i e u w e lelhig ontstaat, dan vraagt m e n opr advies. Wij bekijken met mensen zelf de problemen en n vervolgens een voorstel. Het :ijn dat e r een efficiënter rtsysteem moet worden op­ !et, dat er een typiste moet rden aangetrokken, dat er b e ­ e apparatuur moet komen, etc. de administratieve organisatie inen zich vele vragen voor­ n, v/aar wij p r o b e r e n een ant­ >rd op te geven."

compliceerd rden de p r o b l e m e n erg gecom­ «erd, dan ligt het voor de hand aan een computer te denken. systeemontwerpers van AOA n dan op onderzoek uit, w e e r nauwe samenwerking met de

De afdeling Financiën verzorgt ook de administratie van enkele instellingen, die een duidelijke band met de VU hebben: het P e ­ dagogisch Seminarium, h e t Vrije Universiteitsfonds, het Personeels­ fonds, het ITSWO, etc. De afde­ ling b e r e k e n t ook de kostprijs van de collegedictaten, die door de centrale repro­dienst worden ver­ vaardigd. De VU­boekhandel krijgt vervolgens een rekening voor zoveel geleverde dictaten.

automatisering:

logelijkheid van data-bank ordt onderzocht et de automatise ring op de VU we zove r ge vorde rd, dat be ­ Ingrijke de le n van de stude nte n­, I p'rrsoneels­ e n de financiële tmirlstratie door midde l van de mj, '.er van SARA worde n ver­ tik De ge ge ve ns voor de ze ad­ ini£> atie zqn o.a. op magne ti­ te ' anden e n schijve n vastge ­ ii, ie pas in he t compute r­ steem worde n ge bracht, wan­ er be paalde be we rkinge n me t e gegevens moe te n plaatsvinde n. eer ge avance e rde et chni e e k n iken het moge lijk de ze ge ge ve ns k permanent in he t comput e r­ steem beschikbaar te houde n e n 1 via te rminals te ve rande re n op te vrage n. He t is duide lQk t er hie rbij hoge e ise n mo e t e n rden ge ste ld aan de be ve iliging besclierming van privacy­ge ­ elige ge ge ve ns."

Groot: „Als zo'n a a n m a n i n g niet helpt dan moeten w e weleens de k a n t o n r e c h t e r inschakelen, die een bevel tot betaling uitvaardigt. Als dat ook geen succes heeft, dan moet een d e u r w a a r d e r ingescha­ k e l d worden. Het komt wel voor dat een debiteur een k i k k e r blijkt t e zijn, en van een k i k k e r p l u k j e nu eenmaal moeilijk veren." Een a n d e r e taak van de afdeling Financiën is h e t zorgdragen voor een goed verzekeringenpakket voor de gebouwen. Het VU­hoofd­ gebouw is momenteel verzekerd voor 135.00.000 gulden. Het gehele universiteitscomplex aan de De Boelelaan is verzekerd voor 475.000.000 gulden, w a a r v o o r j a a r ­ lijks een p r e m i e betaald w o r d t

v a n 216.000 gulden. Uilenstede is v e r z e k e r d voor 63.000.000 gulden m e t een p r e m i e van 26.000 gulden. De verzekeringen van k a p i t a a l ­ goederen zullen echter opgezegd moeten worden, omdat het rijk de risico's gaat dragen. Geen enkele rijksuniversiteit is verzekerd. Als je zoals h e t rijk nogal veel ge­ b o u w e n h e b t is het u i t e r a a r d veel voordeliger zelf h e t risico te d r a ­ gen, dan elk gebouw stuk voor stuk te verzekeren. Belangrijk m a n bij Financiën is de kassier, momenteel belichaamd door de heer J . van Hulsteyn. Deze betaalt de declaraties uit en de salarisvoorschotten. Verder komt er ook geld binnen, voor­ namelijk p a s m u n t van het restau­ r a n t en de koffiepunten e.d. Ge­ middeld één keer p e r week ver­ voert de transportdienst een hele vracht kleingeld n a a r de gemeen­ tegiro.

zowel de universiteit als het zie­ kenhuis.

Gevaar voor privacy ""f^^V I

gebruikers, dat zijn de mensen „die om r a a d vragen". E r wordt een systeemontwerp gemaakt, dat door de g e b r u i k e r moet worden goedgekeurd. In de volgende fase gaat de p r o g r a m m e u r op basis van dat systeemontwerp een p r o ­ g r a m m a schrijven, d a t vervolgens w o r d t getest met b e h u l p van b e ­ paalde proefgevallen. Is h e t p r o g r a m m a e e n m a a l goed­ gekeurd door d e gebruiker, dan gaat h e t n a a r de sectie w e r k v o o r ­ bereiding en produktie, dit is een onderafdeling van de afdeling AOA. Deze mensen onderhouden n u v e r d e r de contacten met de gebruikers en moeten er voor zor­ gen dat de gegevens up to date blijven. Mutaties in die gegevens moeten steeds op tijd w o r d e n aan­ gebracht. Periodiek gaan de o p ­ drachten n a a r SARA, die het p r o ­ g r a m m a op de computer uitvoert. SARA heeft v e r d e r geen v e r a n t ­ woordelijkheid voor d e resul­ taten. Molenaars vertelt dat de afdeling Bestuurlijke Informatieverwer­ king in 1971 begonnen is met de Verenigingsadministratie. Vervol­ gens is de studentenadministratie verder ontwikkeld en is de finan­ ciële administratie geautomati­ seerd. De inventarisgegevens en de r u i m t e n in de gebouwen zijn eveneens in de computerbestan­ den opgenomen. Momenteel w o r d t gewerkt aan een n i e u w e perso­ neels­ en alarisadministratie voor

Molenaars: „Er is sinds enige tijd een voorbereidingsgroep aan het w e r k , die bestudeert in h o e v e r r e w e moeten overschakelen op meer geavanceerde technieken, die ook de nodige p r o b l e m e n met zich m e e brengen, zoals de privacy, die in gevaar gebracht zou k u n n e n worden. J e zou j e k u n n e n voor­ stellen dat w e m e t d a t a ­ b a n k e n gaan werken. Dat is een v e r z a m e ­ ling v a n gegevens v a n mensen of zaken in één bestand. Momenteel w e r k e n wij voor diverse doel­ einden m e t m e e r d e r e bestanden, die e l k a a r gedeeltelijk o v e r l a p ­ pen, l e d e r e gebruiker heeft a.h.w. zijn eigen bestand. Bij de data­ b a n k staat één groot bestand ten dienste van alle gebruikers, die gelijktijdig en direct toegang k u n ­ n e n hebben tot dat bestand. Om de privacy t e beschermen dient een aantal regels en voorschriften t e w o r d e n nageleefd, zodat de ge­ b r u i k e r alleen die gegevens uit het bestand k a n plukken, waartoe hij gerechtigd is." Het is echter de vraag of derge­ lijke geavanceerde technieken noodzakelijk zijn. Dit zal de voor­ bereidingsgroep onderzoeken. Overzien wij d e situatie landelijk, dan is het eigenlijk d w a a s dat iedere universiteit zijn eigen ge­

Vervolg van pag. 3 twee, resp. drie vertegenwoordigers gekozen. Het algemeen bestuur zelf zorgt voor t w e e secretarissen, die uit de bevolking van de subfakulteit worden gevraagd.

Geen onderscheid tussen geledingen Reinier Salverda, die in een commissie samen met prof. dr. M. Schenkeveld en drs. J. K n o l de reglementsherziening heeft voorbereid, licht toe w a a r o m er geen onderscheid tussen de verschillende geledingen is toegepast: „Ten eerste w e r k e n w e al zes j a a r lang, sinds het instellen van de WUB, erg goed met een dergelijk reglement. Bij ons lopen de meningsverschillen tussen bepaalde groepen niet parallel met de verschillen tussen staf en studenten.

Telefoonkosten VU ­ vergeleken iets boven gemiddelde De dienst FEZ onderhoudt oofc interuniversitaire contacten. Er worden hierbij o.a. concrete zaken vergeleken, zoals onlangs de telefoonlasten per bezette formatieplaats. Dit telefoononderzoek was een eenvoudige start om, na te gaan wat er mogelijk is op het gebied van interuniversitaire vergelijkingen. FE Z -hoofd drs. Van der Vegt zegt dat het erg moeilijk is om vergelijkingen te maken tussen de diverse universiteiten. Wij geven hier enkele cijfers, die (op de VV althans) nog niet eerder naar buiten gebracht zijn. Opgemerkt zij echter, dat men aan deze cijfers geen directe conclusies mag verbinden, daar verschillende omstandigheden kunnen meespelen in de hoogte van de kosten. Bezien wij de tabel met „een objectieve bril" dan blijkt dat de VU met f368,— iets boven het gemiddelde zit, dat f354,— bedraagt. De cijfers in de tabel betreffen het jaar 1975. Universiteit

RU EU KH TH VU TH LH

Telefoonlasten per bezette formatiep laats

Utrecht Rotterdam Tilburg Twente Amsterdam Delft Wageningen

f551 ƒ525 f386 f380 f368 f361 f341

automatiseerde administratie ontwikkelt. Molenaars: „Staatssecretaris Klein heeft plannen om de zaak landelijk aan te pakken. Er is wel een tendens om te gaan s a m e n w e r k e n op het gebied van systeemonderzoek, analyse en programmering. Of het echter tot een volledige samenwerking komt is momenteel moeilijk te overzien." (G. H.)

De staf heeft bij h e t tot stand k o m e n van dit reglement al in 1970 een zeer positieve rol gespeeld, terwijl b v. ook bepaalde studentenbewegingen, en dat is overduidelijk gebleken bij h e t aann e m e n van een n u m e r i fixi, de meningsverschillen niet polariseerden en toespitsten op het verschil staf—student. WUB-experimenten moeten getoetst worden aan demokratisering, doelmatigheid en deskundigheid. Bij ons zijn deze drie begrippen ruimschoots gerealiseerd: andere subfakulteiten hebben zich soms verbaasd over de snelheid w a a r m e e wij onze besluiten konden nemen. De demokratisering is gewaarborgd door het bestaan v a n de algemene vergadering en het algemeen bestuur, terv/ijl de deskundigen altijd goede mogelijkheden hebben om op allerlei nivo's, zoals de bestuurscommissies, h u n meningen n a a r voren te b r e n gen."

Universiteit

Telefoonlasten per bezette fortnatieplaasts

RU Limburg RU Groningen RU Leiden TH Eindhoven GU Amsterdam KU Nijmegen Gemiddelde

f321 f309 f307 f296 f289 f249 f354

Vergadering Universïieitsraad

De agenda v a n de 106e vergadering van de Universiteitsraad, die dinsdag 7 december wordt gehouden, vermeldt o j n . de volgende onidlerwerpen: deielaispeklten formatleverdelingsmodel 1977; voorstel i n t e r n e procedure uitvoering machtigingswet imsdirijving stud e n t e n studiejaar 1977-'78; eindveTslag komlmtissiie iintrodlukltle eerstejaars 1976; vaatstelUamg b e groting intemationaile sam«nrwerking en wijziging regeling VU. Plaats: universiteitsraadszaal. A a n v a n g : 14 uur. De Contactraad Algemene Dienst komt op 8 december om 10 uur voor een extra vergadering bijeen in 6 A-13 VU-hoofdgebouw om te praten over de doelstelling van de VU. Dit met het oog op de standpuntbepaling v a n de TAS in de universiteitsraad, die 14 december verder vergadert over de doelstelling i.v.m. de verkiesbaarheid voor de raad, TAS-raadsleden zullen aanwezig zijn. Elk TAS-lid is welkom.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen