Ad Valvas 1976-1977 - pagina 154

AD VALVAS — 3 DECEMBER 1976

Rijk zal de risico's gaan dragen

VU-complex aan De Boelelaan is verzekerd voor 475 miljoen Door Guus Herbschleb „FEZ moet een stuk dienstverlening zijn aan onderzoek en onderwijs. Wij proberen dat ook steeds waar te maken." Dit zegt drs. H. A. van der Vegt, hoofd van de dienst Financieel Economische Zaken op de VU. Organisatiebureau Van de Bunt, dat vorig jaar een onderzoek heeft gedaan naar de financieel-economische dienstverlening binnen de VU, kwam tot de conclusie dat er een „onbekendheid respectievelijk onvoldoende bekendheid is met de organisatie van FEZ". Men zou bovendien te weinig weten welke deskundigheid binnen FEZ aanwezig is en wat FEZ allemaal te bieden heeft. Ad Valvas wil vandaag zijn steentje bijdragen om hier iets a'an te d o m . De dienst Financieel Economische Zaken (er w e r k e n totaal r u i m 80 mensen!) is onderverdeeld in de volgende afdelingen: • Studenten Administratie • Begrotingen en Budgetanalyses • Administratieve Organisatie en Automatisering • Financiën • Financiële Administratie • Bedrij f s Economische Zaken In dit bestek zullen w e de afdeling S t u d e n t e n Administratie verder niet bespreken, daar wij hier reeds in het verleden uitvoerig aandacht aan hebben besteed (Ad Valvas van 27 j u n i 1975).

Om een goed financieel beleid te k u n n e n v o ï r e n dient F E Z te b e schikken over voldoende gegevens en informatie. Van der Vegt: „De informatieveredeling zal in de k o m e n d e j a ren bijzonder veel aandacht k r i j gen. Er is n u wel veel financiële informatie, m a a r die is v a a k niet geschikt om direct gebruikt te worden. Het is soms niet duidelijk w a t er eigenlijk precies gedaan is. We moeten steeds t a a k en middelen tegen elkaar afwegen. De d r u k om de informatie te v e r b e teren n e e m t toe om de gegevens te verzamelen voor h e t voeren van

een financieel beleid. W e zullen dan ook m e e r aandacht gaan b e steden aan statistische studentengegevens en studentenprognoses." Om een duidelijk inzicht t e k r i j gen in het doen en laten van de dienst FEZ zullen wij de afdelingen n u afzonderlijk bespreken.

Financiële

administratie

De Financiële Administratie (FA) is met zijn 31 medewerkers de grootste afdeling, die ressorteert onder de dienst FEZ. De voornaamste taak van de afdeling is de registratie en rapportering van het gehele financiële gebeuren binnen de Vrije Universiteit. Om wat cijfertjes te noemen: jaarlqks komen er zo'n 60.000 stuks declaraties en facturen bij FA binnen, terwijl er 30.000 geld-ontvangsten geregistreerd worden. Alle financiële informatie k o m t bij de F A binnen en w o r d t na r e gistratie door gezonden n a a r de

Bedrijfseconomische zaken nog jonge afdeling

-•y^

% diverse afdelingen. Is dus F A zo'n beetje de k e r n v a n FEZ? De h e e r

WfUBh/

C. Westland, hoofd v a n d e F i n a n ciële Administratie, zegt: „Zo zou j e h e t misschien k u n n e n noemen, ja." Maar w o r d e n de a n d e r e n nou niet kwaad, als Westland zegt de k e r n te zijn van FEZ? Westland: „Nou, de k e r n m a g je natuurlijk niet zeggen, m a a r het is w e l zo d a t de eerste informatie bij ons b i n n e n komt. E r w e r k e n ook de meeste mensen." De afdeling F A wil een dienstv e r l e n e n d e zijn, die v r a g e n beantwoordt en r a p p o r t e e r t n.a.v. v r a gen. Zo w o r d t ook de j a a r r e k e ning opgesteld. Door de voortdur e n d e registratie k a n F A zien hoeveel iedere b u d g e t h o u d e r al verteerd heeft en hoeveel e r dus nog rest om t e verteren. De salarisadministratie is ook een t a k van de Financiële Administratie. Westland: „Wij krijgen hier alle gegevens b i n n e n van personeelszaken en b r e n g e n die gegevens in ons personeelsbestand. Wij hebben zo een vrij omvangrijk archief van iedere w e r k n e m e r . De F A verzorgt ook de salarisadmini-

oeLp^P"

iedere vakgroep, researchgroep, etc. krijgt een bepaald budget toegewezen. Deze moeten zodanig worden geadministreerd dat naast het budget de besteding k a n w o r den vermeld. Dit is belangrijk om t e zien w a a r overschotten of tekorten zitten.

Periodiek

„De afdeling Bedrijfs Economische Zaken (BEZ) bestaat pas sinds kort en daardoor zijn er nog weinig concrete activiteiten te noemen. De doorsnee VU-medewerker of student zal heel weinig te maken hebben met onze afdeling, waardoor het wel een abstract geheel zal blijven." Dit zegt de heer R. Bouwens, één van de drie medewerkers van de afdeling, waar nog vacatures zijn voor een hoofd en een plaatsvervangend hoofd. Een van de t a k e n van BEZ is het zoeken n a a r kengetallen: bij voorbeeld de relatie tussen personeelslasten en overige lasten per faculteit, de verhouding personeel — studenten, de verhouding administratief personeel — wetenschappelijk personeel, e t c , In dit verband komt ook weer eens ter sprake wat studenten eigenlijk kosten. Gemiddeld kost een student 23.000 gulden, een tandheelkundig student is met 47.000 het duurst, een student in de aardrijkskunde en prehistorie is bijna vier keer zo goedkoop, nl. 12 000 gulden.

Vraagbaak BEZ onderhoudt contacten met de faculteiten en afdelingen en vormt een vraagbaak voor mensen die willen weten w a t FEZ eigenlijk doet, tot wie men zich moet w e n den voor de realisering van b e paalde projecten, wat m e n kan verwezenlijken, rekening houdend met een zeker budget, etc. BEZ zorgt voorts voor de b e w a king van het rekeningenstelsel:

Er w o r d t een periodiek uitgegeven, VU-FABUL, om de communicatie te verbeteren tussen F E Z en de faculteiten. Er zijn ook ideeën om te k o m e n tot een h a n d boek met richtlijnen en handleidingen. „Wie bij voorbeeld op dienstreis gaat moet weten w a a r hij geld k a n aanvragen," aldus Bouwens. De afdeling BEZ geeft een b e drijfs economisch j a a r r a p p o r t uit, w a a r i n de cijfers uit het j a a r v e r slag (van de financiële a d m i n i stratie) v e r d e r uitgediept worden. Men onderzoekt zo hoe hoog b e paalde kosten liggen, of ze stijgen dan wel dalen. Er w o r d t ook uitgerekend hoeveel h e t kost om één factuur te behandelen. (G. H.)

?/^^uuTe\

Dr. S. C. Bersma, hoofd Begrotingen en Budgetanalyses:

'Bezuinigingsperoentage is onbehoorlijk' In 1977 zal het wetenschappelijk onderwijs de broekriem moeten aanhalen, dat is zo langzamerhand genoegzaam bekend. In dat jaar zal de VU ca. 12% minder te verteren krijgen voor de zgn. overige lasten (exploitatiekosten, onderhoudskosten, brandstof en kleine verbouwingen) dan in 1976. Dr. S. C. Bersma, hoofd van de afdeling Begrotingen en Budgetanalyses (BBA), vindt dit een onbehoorlijk percentage. Ieder jaar m a k e n de budgethouders h u n financiële wensen kenbaar aan de afdeling BBA, op speciale formulieren Zij moeten h u n aanvragen van motiveringen voorzien. Daar de middelenstroom vanuit Den Haag b e p e r k t blijft, moet men als uitgangspunt voor het komende jaar het bestaande activiteitenprogramma aanhouden. Wil een faculteit een bepaald project uitbreiden, dan is dat best, m a a r dan moet er wel op iets anders w o r d e n bezuinigd

De toegewezen personele lasten van de VU bedragen dit jaar 187 miljoen gulden, de overige lasten 45 miljoen en de a p p a r a t u u r 7,4 miljoen. _ Als de budgethouders h u n formulieren met wensen hebben ingeleverd, dan worden deze formulieren door BBA geanalyseerd, evenals de van O W ontvangen toewijzing voor het aanstaande begrotingsjaar, In een volgende fase moet ervoor worden gezorgd dat het vanuit Den Haag toegewezen bedrag w o r d t verdeeld over de diverse budgethouders, voor zover mogelijk r e k e n i n g houdend met h u n wensen

Touwtrekken Bersma: „Het k a n bij voorbeeld zijn dat een b u d g e t h o u d e r een ton heeft aangevraagd, m a a r dat wij tot de conclusie komen dat redelijkerwijs 86.000 gulden kan worden toegewezen. Hierop k a n zo'n

afdeling weer zeggen, dat ze in ieder geval 90.000 nodig heeft." Het w o r d t dus een soort t o u w t r e k k e n om zoveel mogelijk van de koek in de wacht te slepen. Dit v e r d e l i n g s w e r k is u i t e r a a r d een wegen van argumenten, die voorgelegd w o r d e n aan College van Bestuur, budgethouders. Begrotingscommissie en Universiteitsraad. In h e t kader van dit verdelingswerk speelt de integrale budgetanalyse, w a a r m e e BBA in toenemende mate bezig is, een belangrijke rol. Tenslotte wordt er dan een b e groting opgesteld, die na goedk e u r i n g door de universiteitsraad n a a r Den Haag gaat. Deze w o r d t later in het j a a r nog herzien op basis van de aanvullende O Wtoewij zingen. In de toekomst zal de afdeling BBA ook een financieel meerj a r e n p l a n gaan opstellen, w a a r voor echter eerst nog richtlijnen moeten b i n n e n k o m e n uit Den Haag De afdeling BBA analyseert budgetten en begeleidt ook de budgethouders bij h u n budgetanalyses. Er worden interuniversitaire vergelijkingen gemaakt w a t de toewijzingen betreft aan de diverse universiteiten. Voorts worden o.a. latente subsidies berekend, bijvoorbeeld de kosten van de wederzijdse dienstverlening VU—AZVU. De universiteit m a a k t kosten voor h e t ziekenhuis: de universiteit levert

w a r m t e , koelte, electriciteit en verzorgt o.a. de vuilverbranding Hiervoor moet het ziekenhuis natuurlijk betalen. BBA vergelijkt de schoonmaaklasten van de verschillende geb o u w e n v a n de VU. Er werken nl. verschillende schoonmaakbedrijven en het m a g u i t e r a a r d niet v o o r k o m e n d a t de een veel duurder is dan de ander. (G.H.)

STUDENTEN, zie voor bericht over rij'ksstudie-toelagen Ad Valvas van 19 november pagina 3

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen