Ad Valvas 1977-1978 - pagina 462

6

Moerkerken

AD VALVAS — 30 JUNI 1978

van adviesburo

Pandata

begeleidt

definitiestudie

studenteninformatiesysteem:

'Universitaire gemeenschap moet loyaal kunnen meewerken De automatiseriag van de informatieverwerkiiig voor bestuurs- en beheersdoeleinden op de VU is in een nieuw stadium terecht gekomen. Ook bij deze universiteit wil men in navolging van de Leidse universiteit, die op dit gebied een voortrekkersrol vervult, meer systeem gaan aanbrengen in die automatische informatieverwerking (de verwerking van informatie als studieresultaten, personeelsgegevens, salarisgegevens etc.) Totnutoe zijn er verschillende informatiesystemen afzonderlijk ontwikkeld, waarbij vaak met nieuw opkomende wensen rekening werd gehouden door stukjes programma aan het systeem 'vast te plakken'. Er was een zekere wildgroei ontstaan en het college van bestuur vond dat het tijd werd de ontwikkeling strakker aan te pakken en de verschillende systemen op elkaar af te stemmen. Ongunstige neveneffecten (bijvoorbeeld in verband met bescherming van de persoonlijke levenssfeer) dienden daarbij zo goed mogelijk te worden tegengegaan. Vorige maand stelde het CvB een hoofdstuurgroep bestuurlijke informatiesystemen in, die een meerjarenplan voor de bestuurlijke informatieverwerking aan de VXJ moet gaan opstellen en dezelfde maand werd een begin gemaakt met een definitiestudie voor een nieuw studenteninformatiesysteem, het eerste reeds bestaande systeem dat vernieuwd gaat worden. In tegenstelling tot de aanpak van de TH Delft, waar men liefst zeven systemen (voor verschillende sectoren) ging definiëren wordt bij de VU begonnen met een definitiestudie voor alleen een studenteninformatiesysteem. Andere systemen volgen later. Bij zo'n definitiestudie gaat het erom de verschillende mogelijkheden voor een informatiesysteem in kaart te brengen zodat aan het eind van de studie een aantal alternatieven kan "worden voorgelegd aan de besluitvormende organen. De VU gaat in deze studie, die door een speciaal ii^estelde projektgroep wordt verricht en aan het eind van dit jaar klaar moet komen, 100 'manweken' aan tijd steken. De heren Westra en De Jonge van het ITSWO (Instituut voor toegepast sociaal-wetenschappelijk onderzoek aan de VU) nemen daarvan ruim een derde Toor hun rekening, de heer Lintnorst van studentenadministratie steekt er 15 weken in en de faculteiten en het buro administratieve organisatie en automatisering ook elk 15 weken. De groep die inmiddels met de prozaïsche naam VUBIS-S is gedoopt zal worden geadviseerd door een extern adviesburo, het buro 'Pandata', dat voor die advisering een aardige duit in rekening brengt (ƒ 1240,— per dag) en een ontwikkelingsmetodiek gebruikt (de System Development Methodology), die het reeds eerder toepaste bij AKZO, Nationale Nederlanden, de PTT en de TH Delft. De groep wordt begeleid door een stuurgroep, waarin een aantal toekomstige gebruikers is vertegenwoordigd (naast de vertegenwoordigers van de betrokken diensten zijn ook uit de faculteiten 2 mensen afgevaardigd). In de stuurgroep zitten geen studenten maar het CvB is daar niet principieel tegen. De heer H. C. A. H. Moerkerken van Pandata, zakelijk formulerend: 'Het gaat erom een vaag probleem (de wens van een studenteninformatiesysteem) proberen te etaleren en mogelijke oplossingen aan te geven. Verder moeten we te weten komen wat zo'n systeem zou moeten gaan doen, wat het zou kosten en wat de gevolgen zijn, sociaal en technisch. De SDM-metodiek voorziet in een nauwgezette fasering van de ontwikkeling van een informatiesysteem, dat met demokratische wensen rekening houdt (mits de universitaire gemeenschap op haar qui Vive blijft en zich niet voor voldongen feiten laat plaatsen. Red.) en aanvangt met een uitgebreide behoeftepeiling van de toekomstige gebruikers.

Openheid De heer B. G. K. ICrijger, adj. secretaris van het CvB en voorzitter van de stuurgroep over de instelling van de stuurgroepen, (er zijn of komen nog stuurgroepen voor andere informatiesystemen), hoofdstuurgroep en projektgroep (en straks de toezichthoudende registratieraad): 'Ik vind het belangrijk, dat de zaak goed geregeld wordt. De winst van de .nu

door Jaap

Kamerling

gevolgde procedure is dat alles nu in maximale openheid duidelijk aan het licht komt. Er komen duidelijke organen, waardoor de kwestie van het informatiebeleid beter bespreekbaar en behandelbaar wordt. Krijger vindt dat erg belangrijk omdat hij (overigens begrijpelijk) wantrouwen proeft uit de reakties in de universiteitsraad (met name van de kant van de PKV-fraktie) op de voortgang van de automatisering. Krijger: 'Men heeft het gevoel, dat men er nu bovenop moet zitten omdat het anders te laat is maar er staan op dit moment op korte termijn nog geen beslissingen voor de deur. Het gaat nu om het in kaart brengen van mogelijkheden. Het college heeft boven-

behoefte aan blijkt te bestaan kan alsnog een nader onderzoek plaatsvinden naar de bevoegdheden van de kommissie.

Duidelijke

fasering

Zoeven schreven we al, dat de nu gestarte projektgroep voor de ontwikkeling van een studenteninformatiesysteem demokratisch te werk wil gaan. Of je na deze definitiestudie moet doorgaan is een zaak voor de hele universitaire gemeenschap die loyaal aan de ontwikkeling van een systeem jmoet kunnen meewerken, zegt Moerkerken. Toch lijkt het oppassen geblazen met de ontwikkelingsmetodiek van Pandata. We laten Moerkerken en de Jonge aan het woord. Moerkerken: 'Halverwege de eerste fase (de fase die de definitiestudie omvat) worden er enkele alternatieven (qtgesteld. Het hangt van de stuurgroep af (waarin gebruikers zijn vertegenwoordigd, geen student overigens totnogtoe) of vrijzelf beslissen welke alternatieven worden uitgewerkt of dat ze bv. allemaal worden uitgewerkt. Het eerste kan ik me niet voorstellen op een universiteit. De Jonge: 'Voorstelbaar is dat de stuurgroep zegt: werk de twee uiterste alternatieven maar wat meer uit.' Moerkerken: 'Op het einde van de rit komen we met 3 of 4 of 5 alternatieven.

komen er nog een zestal fasen, waarvan de eerste het maken van het funktioneel ontwerp: het funktioneel beschrijven van de ge­ bruikerswensen.

Alternatieven Welke alternatieven voor het be­ staande studenteninformatiesy­ steem zijn er zoal denkbaar? Uit het gesprek met Moerkerken en De Jonge distilleerden we zo'n vijf alternatieven. Het eerste (1) is: Stroomlijning van het bestaan­ de systeem en alle andere alterna­ tieven gaan de prullebak in. De studie is dan geen wegg^ooid geld geweest want er is een inventari­ satie geweest van gebruikerswen­ sen en een beschrijving van het huidige informatiesysteem met zijn voor­ en nadelen. Zoiets zou bijvoorbeeld besloten kunnen wor­ den als een meer grondige ver­ nieuwing te duur mocht zijn. De vier andere alternatieven be­ helzen: een geautomatiseerd in­ formatiesysteem met centrale ver­ werking van de informatie (2), hetzelfde maar dan mét decentra­ Usatie van het recht op toegang tot de informatie (via terminals op de faculteiten (3), decentrali­ satie van de verwerking zelf via mini­komputers met behoud van een centrale komputer (4) en vol­ ledige decentralisatie met uitslui­ tend mini­komputers, zónder een centrale komputer (5). Alternatief 2 lijkt sterk op de be­ staande situatie: De studiegege­ vens staan op dit moment cen­ traal geregistreerd. Op dit mo­ ment worden tevens op de facul­ teiten zelf de gegevens bewaard in kaartenbakken, waartoe de toe­ gang soms makkelijk is te forceren Deze bakken zouden dan gaan verdwijnen en de faculteiten zou­ den informatie toevoeren aan de centrale komputer die ze ook weer kunnen raadplegen. Een vooruit­ gang zou je kunnen zeggen omdat

Ir. B. G. K. Krijger, adj. secretaris van het C ollege van Bestuur en lid van de hoofdstuurgroep be­ stuurlijke informatiesystemen en de stuurgroep studenteninforma­ tiesysteem. melijk steeds goedkoper en volgens Moerkerken rendabel. Het laatste alternatief bestaat in het aanbrengen van mini­komputers per afdeling en faculteit .aonder een centrale komputer. Je gaat dan de gegevens fysiek helemaal verspreiden. Via de mini­kompu­ ter kun je dan praten met andere mini­komputers om gegevens daarvandaan te verkrijgen. Dit systeem is technisch gezien nogal moeilijk. Henk van der Veer, PKV­er en lid van de inmiddels opgeheven ad hoc UR­kommissie informatie beleid pleit voor een zo decentraal mogeUjke opzet. De ger^istreer­ den hebben dan nog enig zicht op wat er met gegevens over hen ge­ beurt en kunnen daarop invloed uitoefenen.

'Alleen funktionele de toegang tot de centrale kom­ puter wel gereglementeerd zal worden in t^enstelling tot de toe­ gang tot de kaartenbak maar daar staat tegenover, dat voor wie de beschermende barrières weet te doorbreken het raadplegen van een komputer veel sneller en efficiënter gaat dan het gezoek in een kaar­ tenbak.

Dr. H. C. A. H. Moerkerken, adviseur van het buro Pandata (links op de foto) en dr. J. de Jonge, directeur van het ITSWO, het instituut voor toegepast sociaal-wetenschappelijk onderzoek. dien de universiteitsraad toegezegd de raad voortdurend in te zullen lichten over de hoofdlijn van ontwikkelingen.' Dat er nu een speciale UR-kommisie komt als een soort klankbord voor de diskussie spreekt hem erg aan, al vindt hij dat deze kommissie zich niet zelf met het opstellen van regels voor het toezicht op de informatieautomatisering moet bezig houden. Hü kan zich wel voorstellen, dat de raad uil eindelijk die regels vaststelt, maar veel belangrijker vindt hij het, dat er goede regels komen. Zoals bekend spelen er rond de instelling van die kommissie meningsverschillen over de bevoegdheden en taak van zo'n kommissie. Een aantal UR-leden vindt, dat het informatiebeleid een zaak is met veel beleidsaspekten en dat daarom de universiteitsraad een sterke inbreng moet hebben in dit beleid. Het CvB vindt, dat het hier primair om een beheerskwestie gaat, ook al zijn er tevens beleidsaspekten. In de raad is nu afgesproken, dat de UR-kommissie eerst maar eens een poosje moet .gaan funktioneren. Al§^ daar dan

waarvan we in elk geval één of meerdere hebben uitgewerkt (bv. ten aanzien van de koeten). Als je 3 of 4 alternatieven moet uitwerken is dat erg zwaar. Je kunt gewoon zeggen: we nemen het goedkoopste alternatief, en dat werken we uit of we nemen er twee. Dat hangt van de stuurgroep af. De altematief(ven) leggen we voor aan de universitaire top, die dan beslist. Het is niet zo, dat wij een systeem presenteren waar de universitaire gemeenschap zich aan moet onderwerpen.' Hier kunnen natuurlijk vragen worden gesteld als: representeert de stuurgroep de universitaire ge­ meenschap voldoende, bestaan er kommunikatie­ en inspraakkana­ len tuisen UR­kommissie en stuur­ groep en kan er straks een werke­ lijke keuze gemaakt worden. Red.) Binnen één fase kunnen er, vertelt Moerkerken, ook weer beslis­ punten worden afgesproken met de stuurgroep, maar het resutaat van de definitiestudie wordt in elk geval ter beslissing voorgelegd aan het CvB. (Het CvB zal dat waarschijnlii'k weer aan de UR voorleggen. Red.) Na de eerste fs^e

Btj het derde alternatief geschiedt de verwerking van de gegevens centraal maar de bevo^dheid om gegevens te gebruiken is gedecen­ traliseerd. Per gegeven is dus vast­ gelegd wie over welke gegevens mag beschikken via de terminal. Faculteiten zouden bv. niet kun­ nen neuzen in eikaars studiegege­ vens maar een afdeling als plan­ ning zou over alle niet­persoons­ gevoelige gegevens toegang kun­ nen krijgen. Reglementair is dat allemaal te regelen maar volgens Moerkerken is de beveiliging technisch gezien moeilijker 1).

Mini­komputers Een simpeler technische beveili­ ging is medelijk bij het vierde al­ ternatief: naast de centrale ver­ werking mini­komputers per af­ deling en faculteit, die zelf gege­ vens verwerken en tot hun directe beschikking hebben. Je brengt dus een stuk verwerking bij de gebrui­ ker zelf. De mogelijkheid bestaat de lokale gegevens behalve decen­ traal ook nog eens centraal op te slaan. Dat kan per gegeven gere­ geld worden. De gegevens die cen­ traal liggen opgeslagen kunnen alleen via een operator ter be­ schikking komen. De beveiUging is hier dus technisch beter geregeld, terwijl het recht op toegang ook reglementair vastgelegd kan wor­ den. De financiële haalbaarheid van dit alternatief wordt voortdu­ rend groter. Apparatuur als termi­ . nals en mini­l^omputers wordt na­,

informatie^

Bij alle alternatieven geldt, vin­ den zowel Krijger als De Jonge en Moerkerken dat alleen funktionele informatie opgeslagen dient te worden. Krijger: 'Een dienst zal moeten kunnen aantonen waar­ voor zij bepaald informatie nodig heeft. Nieuwsgierigheid is geen geldige reden. Krijger wüst er op, dat de wet op de herstrukturering een efficiënter opslaan van studie­ gegevens nodig maakt. De Jonge benadrukt, dat het helemaal van de beleidsdoelstellingen van een universiteit of een faculteit af­ hangt welke gegevens op een ge­ geven moment nodig zijn. Dat ligt nooit vast en kan steeds verschui­

Groningen Daarnaast moet je als universiteit ook aan de wettelijke verplichtin­ gen tot informatie voldoen. Hier doemt het spook op van een drei­ gende regelrechte afstemming van het VU­computersysteem op rijks­ studletoelagen in Groningen. Henk van der Veer vreest, dat in de na­ bije toekomst de studiegegevens van alle studenten in ons land centraal en imisschien zelfs uit­ sluitend centraal (niet meer op de universiteiten dus) opgeslagen zul­ len worden in Groningen zodat de wet herstrukturering met zijn kortere studieduur streng kan worden uitgevoerd. 2) Volgens De Jonge is dat nu niet opportuun omdat deze wet is uit­ gesteld en bovendien hebben we nu met de bestaande wettelijke verplichtingen te maken. Moer­ kerken voegt daar aan toe: 'We moeten niet méér naar Groningen sturen dan de overheid eist.' De Jonge: 'Een eis tot regelrechte koppeling aan Groningen zou aantasting van de autonomie van de instellingen betekenen.' Een eis, die een overheidsinstantie als het CBS wel stelt is, dat de informa­ tie_ van alle instellingen op een­

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen