Ad Valvas 1978-1979 - pagina 241

AD VALVAS — 26 JANUARI 1979

Ervaringen

5

met nieuwe systeem vallen positief

uit

Plezier in iets nieuws

VU-bibliotheek gaat nieuw 'zoeksysteem' hanteren: automatisering gaat verder

De heer Duim, stafmedewerker Automatisering en Planning heeft een literatuuronderzoek gepleegd naar de ervaringen met het COMsysteem. Hij heeft naar zijn zeggen geen enkele negatieve reactie kunnen ontdekken. Tijdens zijn onderzoek stuitte hij onder andere op de volgende, ons inziens zeer kenmerkende tekst: „De reactie van het publiek op de nieuwe vorm is zeer bemoedigend geweest. Onze eerdere vrees dat men zou worden afgeschrikt om een machine te gebruiken bleek ongegrond te zijn. De mensen zijn vandaag de dag gewend geraakt aan mechanische zaken en we hadden kunnen verwachten dat een microfilmreader, die eruit ziet als een televisie en werkt als een „what the butler saw" apparaat, niet teveel schrik teweeg zou brengen Iedereen, ook de ouderen, gebruiken het. Het moet vele jaren geduurd hebben voordat de kaartcatalogus werd geaccepteerd en het zal stellig enige tijd kosten voordat het publiek zich in het algemeen realiseert dat de nieuwe uitrusting de toekomstige catalogus is, maar er zijn bewijzen dat de mensen zich ertoe voelen aangetrokken juist omdat het een machine is. Er is een element van plezier in iets nieuws bij het tegenwoordig gebruik. Iemand zei dat het „grappig" was om de catalogus te gebruiken; een ander merkte op: „Ik zie dat je nu een catalogus hebt". Op grond van de huidige ervaringen staan we niet langer gereserveerd ten opzichte van een catalogus op microfilm of het gebruik dat ervan zal worden gemaakt. We hebben alleen nog reserves ten aanzien van de apparaten zelf: Zijn de microfilmreaders die nu worden gemaakt al dan niet bestand tegen een algemeen gebruik. Dit kan de beslissende factor zijn in het succes of het falen van het project."

Sinds september 1977 werkt de VU-bihliotheek op de catalogiseerafdeling met een computer. Tot op heden heeft de bezoeker van de bibliotheek nog weinig gemerkt van de voortschrijdende automatisering. Hierin komt echter binnenkort verandering. Op 1 februari wil men starten met een nieuwe vorm van c^talogusuitvoer, het zogenaamde COM-systeem. COM is de afkorting voor het begrip „Computeroutput op microfilm". Het is een experiment voor vier maanden. Daarna wordt aan de hand van de reakties van de gebruikers beslist of al dan niet zal worden doorgegaan met dit nieuwe systeem. In september 1977 is men begonnen alle titelbeschrijvingen op magneetcassettes vast te leggen. Dit gebeurt door middel van het intypen van de gegevens op schrijfmachineachtige apparaten, terminals geheten. Deze gegevens worden opgeslagen in een computer. Eén van de vele vormen om de gegevens uit de computer te voeren is het COM-systeem. Dit systeem komt er op neer dat de titelbeschrijvingen op alfabetische volgorde op microfiches worden gezet. Op één fiche staan zo'n 6000 titelbeschrijvingen. Dat wil zeggen dat op een stukje plastic van ongeveer 10 bij 7 centimeter net zoveel informatie staat als in 5 ä 6 catalogusbakken. Door middel van een reader (een soort televisiescherm waarop je kunt aflezen) isi het mogelijk om op eenvoudige wijze de gegevens die op het jtïïcrofiche staan te verkrijgen. Voor het experiment heeft de bibliotheek in het totaal vijftig readers aangeschaft, die over de verschillende uitleenpunten van de bibliotheek zullen worden verdeeld. Op dit moment zijn 20.000 titels op fiches gezet. Dat wil zeggen alle boeken die „het laatste j a a r door de bibliotheek zijn aangeschaft ten behoeve van de alphawetenschappen.

Voordelen De heer J. M. J. Dister, hoofd Centrale Bibliotheek Technische Diensten, wijst op de vele voordelen die het COM-systeem volgens hem heeft voor zowel de medewerkers als de gebruikers van de bibliotheek. In de eerste plaats wijst hij op de snelle wijze van opzoeken van informatie.,, .Het is niet meer nodig om de eindeloze rijen kaartenbakken door te snuffelen om de gewenste titels op te sporen. Elk fiche bestaat immers uit 208 „pagina's" plus een index. Via de index is het mogelijk om in luttele seconden op de reader de desbetreffende pagina te vinden. Omdat de kostprijs van een microfiche te verwaarlozen is, is men met het COM-systeem in staat zoveel fiches te produceren als wenselijk is. Dit betekent dat het gehele bezit van de bibliotheek op elke bibliotheekafdeling is in te zien. Met één oogopslag kan men ontdekken in welk magazijn het gewenste boek zich bevindt en bij

Cok de Zwart maskers moeten worden getypt en vervolgens moeten worden gereproduceerd, gecontroleerd en ingevoegd, kost het ruim een half jaar vóórdat een nieuw boek in de catalogusbak zit. Nu, met het COMsysteem, kan dit worden teruggebracht tot ongeveer een maand." Dit betekent, aldus de heer Dister, dat de informatie sneller ter beschikking komt van de bibliotheekgebruiker, en dus een grote verbetering van de service.

Geen verlies arbeidsplaatsen Gok voor de bibliotheekmedewerkers biedt het COM-systeem veel voordelen. De heer Dister: „De bibliotheekassistenten worden nu verlost van het als zeer vervelend ervaren werk om met de hand de nieuwe kaartjes in de catalogusbakken te voegen. Dit invoegen is een zeer tijdrovende bezigheid, waardoor de bibliotheek genoodzaakt was sommige diensten aan het publiek in te perken." Wanneer besloten wordt om definitief met het COM-systeem door te gaan, betekent dit dat het dienstenpakket van de bibliotheek zal kunnen worden uitgebreid. Er komt immers tijd vrij. De komst van de computer heeft een aantal functies op de catalogiseerafdeling veranderd en sommige zelfs overbodig gemaakt. „Maar," zo verzekert de heer Dister, „deze vorm van automatisering zal géén arbeidsplaatsen kosten. Daar waken de directie en de bibliotheekraad voor. Zo hebben de twee typistes, die met het ingebruik nemen van de computer overbodig zijn geworden elders op de V U werk kunnen vinden." „Bovendien," zo voegt Dister hieraan toe, „tot 1983 zitten wij wat betreft personeelsuitbreiding op de nul-lijn. Toch nemen de studentenaantallen toe, terwijl ook de literatuuraanwas een enorme stijging vertoont. Dit betekent steeds meer werk voor hetzelfde aantal personen." De gebruikers van de bibliotheek merken hiervan de gevolgen: de serviceverlening is in de loop der tijd minder geworden; bijvoorbeeld de openstelling van de bibliotheek. Men staat hier

Dienstenpakket kan nu worden uitgebreid welke uitleenbalie men zich moet vervoegen. Tijdwinst en een verbreding van de informatie, aldus de heer Dister. De heer Duim, stafmedewerker Automatisering en Planning voegt hieraan toe het aspect van de ruimtewinst, die men door het COMsysteem verkrijgt: „Op de VU hebOen we momenteel alle titelbeschrijvingen van het geautomatiseerde bestand van de Utrechtse Universiteitsbibliotheek. Het zijn in het totaal 180.000 titels, die welgeteld op dertig fiches staan." Dertig fiches die nauwelijks ruimte innemen. Een soort postzegelalbum is vpldoende. Een ander groot voordeel is volgens de heer Dister het feit dat de nieuwe aanwinsten sneller dan voorheen in het catalogusbestand kunnen worden opgenomen. „Wanneer de titelbeschrijvingen met de hand moeten worden gemaakt, op

voor de keus: óf het dienstenpakket verkleinen óf gebruik maken van de moderne techniek. Automatisering kan veel routinematig, als vervelend ervaren en tijdrovend werk uit handen nemen. De tijd die op deze manier vrijkomt kan worden gebruikt voor het uitbreiden van het servicepakket. De heren Dister en Duim hopen dat de proef zal slagen. Eigenlijk zijn ze ervan overtuigd. „We zijn er zeker van dat de gebruiker het COM-systeem positief zal ontvangen. De afgelopen tijd hebben wij er proeven mee genomen en degenen die hieraan hebben meegewerkt zijn er zeer enthousiast over. Ook andere instellingen die reeds zijn overgegaan op het COMsysteem hebben alleen maar positieve ervaringen." Zo werken de Universiteitsbibliotheek te Utrecht en de bibliotheek van de T H te Eindhoven al enige jaren met het

systeem, terwijl hel met name in Duitsland bij veel grote bedrijven al jaren gemeengoed is. „Om u een voorbeeld te geven," zegt de heer Duim, „De Volkswagenfabrieken in Duitsland hebben in totaal 17.000 (!)- readers in bedrijf om de microfiches te kunnen lezen." Uit een literatuuronderzoek, dat de heer Duim heeft gehouden blijkt dat de ervaringen met het COMsysteem louter positief zijn. De heer Duim: „Als u mij in de literatuur negatieve reacties kunt laten zien, graag. Ik heb ze in ieder geval niet kunnen vinden."

Nadelen Natuurlijk kleven er wel enkele nadelen aan het systeem. De heer Dis.ter: „De gebruiker zal even vreemd opkijken omdat hij een ander zoeksysteem moet hanteren. En misschien zal een alpha-wetenschapper wat meer moeite hebben met de technische apparatuur dan een bèta-man. Maar alles went. Bovendien ligt er bij elke reader een uitgebreide gebruiksaanwijzing. Een ander, groter nadeel, is het feit dat men nu met" twee catalogi moet

werken. Enerzijds de kaartenbakken, waar het boekenbestand van vóór september 1977 in zit en anderzijds de microfiches, waarop de boeken staan beschreven d'C nä die datum zijn aangeschaft. Dit nadeel zal echter steeds kleiner worden In 1985 zullen er, als het experiment slaagt, net zoveel titels op de fiches staan als nu in de kaartenbakken aanwezig zijn." Tijdens de proefperiode van vier maanden, waarin ook naar de ervaringen van de gebruikers zal worden gevraagd, zullen alleen de bezoekers van de alpha-bibliotheken van hel COM-systeem gebruik kunnen maken. Wanneer deze echter positief reageren op het experiment zal ook het boekenbcsTand van de andere wetenschappen op fiches worden gezc . Voorlopig blijft het COM-systeem beperkt tot de alfabetische catalogus. De systematische catalogus blijft nog in traditionele vorm, dat wil zeggen in een kaartsysteem. De heren Dister en Duim willen nog niet vooruitlopen op de resul-

Vervolg op pagina 11

Nieuwe investering binnen korte tijd terugverdiend Ministeriële goedkeuring te verwachten

Bestaande titelbestand gaat nu ook in de computer: kosten 7,6 ton Worden sinds begin deze maand alle nieuwe titels bij de VU-bibliotheek meteen in de computer gestopt, vorige week dinsdag kende de universiteitsraad een extra krediet van ƒ 611.000,— toe om ook de hele bestaande catalogus in dit „wonder der techniek" in te brengen. Deze operatie, die zal worden uitbesteed aan een servicebureau, levert volgens de berekeningen jaarlijks een besparing aan personeelskosten op van ƒ 215.000,— (d.i. 4,3 plaatsen), zodat de nieuwe investering binnen enige jaren al zün terugverdiend. Inclusief de ca. f 150.000,— aan kosten voor de hulp van uitzendkrachten, die voor dit alles hij de bibliotheek moesten worden aangetrokken (plm. drie manjaren) en waarvoor het geld uit de knelpuntenruimte vandaan zal komen. het zoeken naar titels. Geraamd D a t er door deze automatisering wordt dat dat twee minuten per straks minder personeel nodig is, is raadpleging zal zijn. Bij de huidige echter niet het geval. Om aan de 1.200.000 raadplegingen is dat niet wensen van de gebruikers tegemoet minder dan 40.000 uur (ca. 22 mante kunnen olijven komen zal geen jaren). Verder zal het o.a. mogelijk personeelslid gemist kunnen worzijn om verschillende collecties beden, liet de aan de raadstafel genoter op elkaar af te stemmen, de cadigde bibliothecaris Stellingwerff talogus op lijsten „uit te voeren", blijken. de landelijke samenwerking te verDoorgaan op het automatiseringsbeteren en de uitlening te automapad is door de bibliotheekdirektie tiseren. steeds als voorwaarde gesteld, omdat zij haar als gevolg van de groei ' Luiten (PKV) vond dat het bij realisering van dat laatste punt dan van de collecties en de aantallen wel zaak is de bescherming van de gebruikers zwaarder wordende taak privacy niet te vergeten. Immers, anders niet meer aankan nu persodan zal eenvoudig na te gaan zijn nele uitbreiding de eerste jaren niet wie welke boeken heeft geleend. is te verwachten (nullijn). Stabile (CvB) antwoordde: „Die Het opslaan van het bestaande tizaak komt zonder meer in de telbestand irr de computer vormt klankbordcommissie informatiebeeen centraal onderdeel van het auleid. Tezijnertijd zal de raad daartomatiseringsplan. Niet alleen leover worden ingelicht." vert het de genoemde flinke kostenMaar zover is het nog niet. Moet er besparing op, ook de gebruikers eigenlijk steeds verder worden gezullen rninder tijd nodig hebben bij

automatiseerd? Is automatiseren wel zo wenselijk? Vragen die het raadslid Noorda (DAK) stelde en waarop Stabile (CvB) antwoordde dat je wat betreft de bibliotheek op de ingeslagen weg moet voortgaan om reden van een betere serviceverlening bij een gelijkblijvend personeelsbestand; bovendien is die automatisering iets wat reeds jarenlang door het departement gewenst wordt, zei hij. Maar Noorda bleek daar niet mee tevreden. Loopt de V U niet gewoon mee in de pas van de maatschappelijke ontwikkeling? Ervaringen met bibliotheken in Amerika, waar hij een tijdlang was, hadden hem geleerd dat de automatisering wel tijdsbesparing voor hemzelf betekende in die zin dat hij eerder gegevens van andere bibliotheken te pakken kreeg. Van tijdsbesparing voor het bibliotheekpersoneel had hij niets gemerkt. „Integendeel, de automatisering kostte alleen maar meer tijd." Hij relativeerde: „Dat is maar één ervaring natuurlijk." Toch vroeg hij zich af in hoeverre wordt overzien dat de begonnen automatisering op den duur niet een nog veel kostbaarder geschiedenis wordt. Stahlie: „Dat is op dit moment niet

Vervolg op pagina 7

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen