Ad Valvas 1980-1981 - pagina 347

AD VALVAS — 3 APRIL 1981

3

­­

" •

* ­ ­

'

Persöneelsird A. Kuyper woont samen, B. Kuiper is gehuwd, C. Kuijper...

Hoe de VU d'r personeel in de computer stopt Voor het eerst is op de VU een systeem van geauto­ matiseerde gegevens aan de registratieadviesraad ter voorlopige registratie aangeboden. Het is het VUBIS­P­systeem, dat door Personeelszaken wordt beheerd en de personeelsgegevens van de VU bevat. Reeds draaiende systemen zoals in dit geval moes­ ten binnen drie maanden na het van kracht worden van de algemene regeling voor de bescherming van de privacy bij automatisering van persoonsgege­ vens bij de Registratieadviesraad worden aange­ meld voor voorlopige registratie. Personeelszaken was de eerste die een systeemreglement wist aan te bieden. Er zijn al meer reglementen vastgesteld van al draaiende systemen en over twee weken volgt dat van het studentensysteem. Beheerders die zich te laat meldden is in een brief de pin op de neus gezet niet langer daarmee te wachten. Volgt aanmelding niet snel dan moeten die systemen worden stopge­ zet. De voorlopige reglementen hoeven op dit mo­ ment nog niet volledig te zijn maar moeten wel bin­ nen twee j a a r worden gecompleteerd.willen de sys­ temen niet het gevaar lopen stop gezet te worden. Volgens Bert Meulman, secretaris van de RA R zit het personeelssysteem al aardig in elkaar m a a r het belangrijke hoofdstuk over de veiligheid ontbreekt nog. Wat precies te doen ingeval van bezetting door een vreemde mogendheid is bij voorbeeld iets wat nog uitdrukkelijk geregeld moet worden. Op grond van het reglement van VUBIS­P moet dit al binnen anderhalf jaar klaar zijn en mag het nadien geen enkele bepaling meer bevatten die in strijd is met de algemene regeling. Voor nieuw in te voeren syste­ men geldt de regel, dat zij pas mogen draaien als zij door de registratieadviesraad (RA R) zijn goedge­ keurd. W a t voor gegevens worden n u zoal in dat personeelssysteem gestopt en waarom? Bert: Het g a a t over h e t algemeen om gegevens die beschikbaar moe­ ten zijn om h e t college van b e s t u u r te adviseren bij h e t voeren van h e t personeelsbeleid. M a a r ook om ge­ gevens die nodig zijn om de sociale­ en belasting wetgeving te k u n n e n uitvoeren. Ook b r e n g t de rechtspo­ sitie van h e t personeel m e t zich mee dat m e n over allerlei gegevens be­ schikt. En wat de gegevens betreft: die variëren van i e m a n d s titel t o t zijn nationaliteit, zijn salaris tot zijn eventuele relatie, zijn gods­ dienst t o t de instelling w a a r hij spaart. Voordat we een a a n t a l soorten ge­ gevens de revue laten passeren eerst iets over de h e r k o m s t ervan. Meestal zijn ze afkomstig u i t door Personeelszaken verstrekte s t a n ­ daardformulieren zoals sollicitatie­ papieren die door werknemers zelf zijn ingevuld toen ze in dienst t r a ­ den. Soms echter worden Burgerlij­ ke Stand, h e t bevolkingsregister, de R a a d van A rbeid of h e t A lgemeen Burgerlijk Pensioenfonds geraad­ pleegd. W a n n e e r wordt n u bijvoorbeeld de Burgerlijke S t a n d geraadpleegd? Bert: 'Neem n u i e m a n d die KuiJper heet met puntjes op de ij. In compu­ terschrlft s t a a t zo iemand vaak ge­ registreerd als Kuyper. Zo'n m a n pikt d a t niet en is kwaad. De R A R die zekerheid wil hebben k a n dan vragen om een uittreksel u i t h e t geboorteregister. Wil Kuijper dat n u zelf niet opvragen dan raad­ pleegt m e n bij wijze v a n uitzonde­ ring de Burgerlijke Stand. Of omge­ keerd: meneer Konijnenhoop geeft zich uit als de h e e r K o n i j n e n h o p in plaats van officieel om een n a a m s ­ wijziging te verzoeken. Bij PZ k o m t op een goed m o m e n t u i t hoe de m a n werkelijk heet en d a t wordt d a n even n a g e g a a n bij de Burgerlijke Stand. Of neem het,geval van een gehuwde vrouw die alleen h a a r m a n s n a a m heeft opgegeven. Voor h a a r rechtspositie is h e t nodig ook h a a r meisjesnaam te weten. Stel dat ze die n i e t wil geven dan g a a n we weer n a a r h e t stadhuis. Hetzelf­ de geldt voor adressen. Echter steeds alleen in moeilijke gevallen, niet systematisch dus.' Het eerste voor mij wat opmerkelij­ ke gegeven d a t een hokje op de

Jaap KammÈig p o n s k a a r t e n heeft gekregen is d a t van de relatie die de VU­werknemer er op n a houdt. D a t blijkt te worden doorgegeven a a n de belasting, dus voor de uitvoering van de belasting­ wetgeving. Het k a n fiscaal heel wat u i t m a k e n of je getrouwd bent, al­ leen woont of samenwoont. Soms k a n h e t voordeliger zijn om gehuwd te zijn en in een andere situatie k u n je m a a r weer beter s a m e n w o n e n . Hoe de VU in dit geval controleert of h a a r gegevens kloppen lijkt wat lastiger te zijn d a n zoeven. W a n t w a n n e e r weet je als VU n u of h e t r a a d z a a m is de burgerlijke s t a n d eens te raadplegen of iemand n u echt getrouwd is of niet. S t u i t e n we vervolgens op h e t woorc^je 'ras' in kombinatie m e t de codetermen 'soort' en 'besparing'. Ik kijk de secretaris van de R A R wat ongelovig aan. G a u w word ik echter uit de droom geholpen als ik hoor dat dat s t a a t voor rijksambte­ narenspaarregeling. De codering 'stoel' plaatste me opnieuw voor vraagtekens. Het blijkt dat m e t n a m e de heer De Niet van h e t CvB graag wil weten w a a r wie zijn werk­ stoel heeft. Hij moet zijn p a p p e n ­ heimers snel en doelmatig k u n n e n bereiken. De codevakjes 'toelagen' en ' u r e n b u i t e n de VU' roepen d a a r n a war­ m e interesse op. Toelagen blijken t e slaan inderdaad op decanentoela­ gen m a a r ook op zaken als onregel­ matigheidstoeslag, EHBO­toeslag, kledingtoelage. Een portier bijvoor­ beeld k a n een kledingtoelage krij­ gen en, n a a r ik n u begrijp, een EHBO­vrijwilliger een toeslag. 'Uren buiten de VU' slaat op neven­ aktiviteiten b i n n e n zowel als b u i ­ t e n VU­tijd. Het gaat er om te weten hoe de VU en de instelling w a a r de nevenfunktie wordt verricht de be­ taling van sociale premies coördi­ n e r e n zó d a t er niet teveel wordt betaald. We belanden by de serie 'gevoelige gegevens' De ervarings­ code blijkt nog niet te worden gebruikt evenals t r o u w e n s zo'n der­ tig procent van alle codeermoge­ lijkheden in h e t systeem. Het is wel de bedoeling te zijner tijd een erva­ ringscode In te voeren m a a r kon­ krete p l a n n e n daarvoor zijn daar­

voor nog niet vertelt de heer Hees van PZ. Wel zijn in h e t systeem de gegevens over iemands godsdienst en kerke­ lijk l i d m a a t s c h a p opgenomen. De gegevens hierover van elk pas nieuw in dienst getreden VU­mede­ werker worden n a een j a a r e c h t e r al 'geblankt'. Na d a t j a a r worden ze getotaliseerd en in a n o n i e m e vorm a a n de Vereniging doorgespeeld die

CBS en de bank,­ post,­ en gemeen­ tegiro. Het hoofd van de B G D krijgt gege­ vens over ziektedagen die in een a p a r t BGD­bestand worden onder­ gebracht. FEZ krijgt gegevens uit h e t salarisbestand h e t overwerk­ en onregelmatigheidstoelagebestand, en h e t doorbelastingsbestand. H e t CBS k a n alleen financiële en perso­ neelsgegevens krijgen in a n o n i e m e

'Houding tegenover grondslag' ook in systeem opgenomen ze d a n gebruikt voor zijn j a a r v e r ­ slag. Hees: 'Het heeft geen zin zo'n gegeven erg lang te bewaren o m d a t zulke gegevens v a a k o n b e t r o u w ­ b a a r zijn. Dertig j a a r geleden gaf m e n misschien iets anders op dan n u h e t geval zou zijn. Voor het gegeven 'houding ten op­ zichte van de grondslag' is in het systeem ook een plaatsje gereser­ veerd maar het is nog niet in het bestand opgenomen. Hees weet niet of dat zal gaan gebeuren, er zijn nog geen plannen voor. Als ik Meulman vraag of het komende artikel in het personeelsreglement over het gestand doen van de ver­ klaring van instemming met de grondslag hiermee te maken kan hebben denkt hij dat dat wel eens zou kunnen. D it is trouwens een 'gevoelig gegeven' waartoe een diensthoofd, of beheerder/ad­ junct­secretaris/conservator als het om zijn eigen afdeling gaat toe­ gang heeft. Weer niet toegankelijk voor hem zijn: gegevens over gods­ dienst, kerkgenootschap, nationa­ liteit en 'lidmaatschap'. Hees: 'Een diensthoofd moet die houding t.o.v. de grondslag kennen als de vraag of een werknemer in vaste dienst kan worden genomen speelt. Wanneer iemand de doel­ stelling niet onderschrijft moet namelijk de dispensatie­procedure in gang worden gezet. Het is niet zo dat kennis van dit persoonsgege­ ven voor het diensthoofd van be­ lang is bij een eventuele bevorde­ ring.'

Strafblad De verschillende bestanden die we genoemd hebben zijn a.h.w. zijtak­ ken van h e t grote 'stambestand'. Die bestanden k u n n e n onderling en met dit stambestand, dus b i n p e n de VU zelf, gekoppeld worden. K o p ­ peling met systemen buiten de VU mag, zo s t a a t in de algemene rege­ ling voor bescherming van de priva­ cy, alleen op basis van een c o n t r a c t waarbij die regeling wordt toege­ past. Koppeling met ­ om eens wat geks te n o e m e n ­ geautomatiseerde strafbladgegevens k a n dus niet zo­

ne regeling. De VU stelde toen wel voor h e t m a t e r i a a l toe te sturen. De VU zelf zou d a n de vragenlijst zelf tegen betaling van de kosten door­ s t u r e n zodat de adressen niet in h a n d e n zouden komen van h e t CBS, d a t nog niet op dit voorstel heeft gereageerd. Een vakgroep van de Erasmusuniversiteit die op de VU onderzoek wilde doen n a a r ar­ beidsbeleving en honorering kreeg dezelfde service. M e u l m a n wordt als hij h e t over h e t CBS heeft gehad zelfs een beetje lyrisch over de prachtige regeling die de VU heeft. 'Zij geeft veel rech­ ten a a n de geregistreerden en geldt niet slechts voor de beheerssyste­ m e n m a a r ook voor de wetenschap­ pelijke zoals bij t a n d h e e l k u n d e en psychologie. K l e u t e r s die worden onderzocht hebben dezelfde rech­ ten als andere geregistreerden. De m e l k m a n die opgenomen wordt in h e t debiteurenbestand ook. Héél vergaand.

Staatsgreep Hoe zit h e t m e t die veiligheid die nog n a d e r uitgewerkt moet wor­ den. Stel er komt een s t a a t s g r e e p of ons land wordt bezet? Daarvoor m o e t e n de aanwijzingen van de overheid worden gevolgd, h o r e n we. Die k o m e n erop n e e r d a t voor­ zover de a a r d van de gegevens d a a r t o e a a n l e i d i n g geeft de gege­ v e n s b e s t a n d e n , systeemdocumen­ tatie en c o m p u t e r p r o g r a m m a ' s in veiligheid worden g e b r a c h t en ver­ nietigd vóórdat de vijand of on­ r e c h t m a t i g e m a c h t h e b b e r zich er­ van meester k a n m a k e n . M e u l m a n m e e n t e c h t e r d a t h e t een hele toer zal zijn de output van de computers te b e s c h e r m e n . Hoe te h a n d e l e n bij b r a n d , straling, en a n d e r e calami­ teiten als gevolg w a a r v a n b e s t a n ­ den k u n n e n worden beschadigd is ook een zaak die geregeld moet worden.

Het gegeven 'nationaliteit' is in h e t . systeem al ingevuld. Het is nodig omdat de VU moet weten of er een tewerkstellingsvergunning moet worden aangevraagd, vertelt Hees.

'Lidmaatschap' Tenslotte intrigeert ons h e t hokje op de p o n s k a a r t d a t is ingeruimd voor 'lidmaatschap'. H e t blijkt d a t dit alleen wordt gebruikt voor h e t lidmaatschap van vakbonden. Die hebben er zelf om gevraagd op deze m a n i e r de mogelijkheid te openen contributie te laten i n h o u d e n op h e t salaris. D a t scheelt h e n admini­ stratie­kosten. De bonden vragen natuurlijk wel eerst a a n h u n leden of die h e t goed vinden om op deze wijze de lidmaatschapscontributie "te betalen. Nadeel lijkt d a t de werk­ gever dan ook weet wie lid is van een vakbond en welke, een gegeven dat sinds h e t bekende 'lijstje van De J a g e r ' ('A BVA ­activist') de werkge­ ver blijkt te interesseren. Hees ver­ zekert mij e c h t e r d a t er nog nooit een u i t d r a a i is g e m a a k t van de con­ tributies en d a t d a t ook niet zal gebeuren hoewel h e t theoretisch zou k u n n e n . H e t is een service a a n de bonden die d a a r dringend om verzocht hebben. Slechts een m i n ­ derheid van de leden betaalt echter op die manier. D a t zijn waarschijn­ lijk de m e n s e n die zelf hebben opge­ geven d a t ze lid van een bond zijn. I n t e r e s s a n t is ook de vraag a a n wie buiten PZ gegevens uit n e t perso­ neelsbestand k u n n e n worden ver­ strekt. D a t zijn de Vereniging, de hoofden van dienst, de beheer­ ders/adjunct­secretarissen en con­ servatoren van (sub/inter)facultei­ ten en h e t A ZVU, h e t hoofd van de bedrijfsgeneeskundige dienst, Fi­ nancieel­economische zaken, h e t

m a a r . Zo'n koppeling zou de goed­ keuring moeten hebben van de UR als h e t CvB h o u d e r is van h e t te koppelen systeem­ en in alle geval­ len die van h e t CvB. Bovendien moet d a n eerst de R A R nog weer advies hebben uitgebracht. A ls de UR goedkeuring moet geven dient h e t CvB dit advies weer a a n de u n i ­ versiteitsraad voor te leggen. En tenslotte moeten de besluiten van U R of CvB door de R A R worden gepubliceerd.

CBS Een externe koppeling die wel plaats vindt is bijvoorbeeld die m e t de giro. Verder k o m t h e t dus ook voor d a t een externe instantie als h e t CBS toegang heeft tot gegevens m a a r dan op heel beperkt nivo: als er sprake is van wettelijke verplich­ tingen. Onlangs heeft h e t CBS voor een e n q u ê t e de adressen van alle wp'ers opgevraagd. D a t werd niet toegestaan op grond van de algeme­

We vragen M e u l m a n of h e t wel vei­ lig is vluchteling­docenten onder nationaliteit t e registreren. 'Je zou bijvoorbeeld k u n n e n besluiten om hen buiten h e t systeem te houden en h u n salaris k o n t a n t u i t t e beta­ len als opneming in het­ bestand gevaren zou opleveren. En zou SA RA , de stichting die h e t systeem 'houdt', voor 'lekkage' k u n ­ nen zorgen? 'SA RA k a n alleen iets doen als wij een bepaalde i n s t r u k t i e geven. M a a r d a a r s t a a n natuurlijk wel de tapes. SA RA heeft wel een eigen veiligheidsregeling m a a r in de onze moeten eisen worden ge­ steld a a n die van SA RA . Er komt een k o n t r a k t met SA RA waarin die worden gesteld. A ls SA RA ze niet inwilligt en zijn regeling niet a a n ­ past zoeken we een andere houder.

Vervolg op pag. 8

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen