Ad Valvas 1987 - 1988 - pagina 527

PD\pJ^/F

3 JUNI 1988 In de kelders v a n het gebouw aan d e G roningse Kempkens­ berg herinneren 200.000 brie­ ven v a n 'cliënten' a a n e e n p e ­ riode waarin zo'n beetje alles wat fout kon g a a n ook fout ging. De brievenschrijvers zijn inmid­ dels op een handjevol n a gehol­ pen via d e g e s t a n d a a r d i s e e r d e formulieren die sinds m a a r t in gebruik zijn. Voor d e vliegende brigade v a n gedelegeerd bestuurder dr. R.J. in 't Veld is d e periode v a n het puinruimen, v a n het 'crisisma­ nagement', al lang verleden tijd. 'Studiefinanciering' draait als een gewoon bedrijf. De sfeer IS opgeklaard. Toch m a k e n In 't Veld e n zijn tien medewerkers nog dagelijks overuren. Ze wer­ ken a a n e e n grootscheepse re­ organisatie v a n d e G roningse vestiging v a n het departement van Onderwijs e n Wetenschap­ pen. 800 personeelsleden krij­ gen e e n a n d e r e functie. Nog e e n m a a n d heeft het t e a m voor d e boeg. D a n zwermen d e leden ervan weer uit over het land e n moet 'G roningen' in staat zijn op eigen b e n e n te staan. Wim Witsenboer, voorzitter v a n de Dienstcommissie e n overleg­ partner v a n In 't Veld in d e reor­ ganiseringsprocedure: "VS^e hoorden p a s een half uur vante­ voren dat het crisisteam zou ko­ men. Mijn eerste reactie was: dit IS een complete overval. Zo h e b ik ze ook verwelkomd. We heb­ ben ze het voordeel v a n d e twij­ fel gegeven. Achteraf zeg ik: het IS een goede greep geweest. Ik denk dat w e o p 1 juli kunnen zeggen: w e zijn door e e n diep dal g e g a a n , m a a r w e zijn er uitgekomen."

Bij Studiefinanciering loopt alles weer op rolletjes De jongste plannen van minister Deetman ten aanzien van de beurzen mogen, zacht gezegd, met scepsis ontvangen zijn, bij de dienst 'Stu­ diefinanciering loopt alles weer op rolletjes. Aan de beruchte balie van de Kempkensberg 5 in Groningen melden zich dagelijks nog slechts een paar verdwaalde studenten. Ze worden vrijwel onmiddellijk te woord gestaan. De pe­ riode van puinruimen is voorbij, zegt gedele­ geerd bestuurder dr. R.J. in 't Veld. 'Studiefinan­ ciering' draait als een gewoon bedrijf. a n d e r e n komen uit het bedrijfs­ leven, v a n d e HBO­Raad e n uit d e studentenwereld. "De sfeer is ontzettend goed", zegt Marieke Bolle. Andere te­ amleden b e a m e n dat. Stuk voor stuk zeggen ze blij te zijn in juli weer n a a r huis te mogen. Maar ze zijn het er allemaal over e e n s dat het e e n unieke ervaring is een half j a a r l a n g lief e n leed te

nanciering vindt ze e e n betere n a a m ­ is, nu ruim vier v a n d e zes m a a n d e n 'G roningen' erop zitten. De w e r k z a a m h e d e n zijn ingedeeld in e e n soort drie fa­ senstructuur. De eerste twee m a a n d e n w a r e n gereserveerd voor het 'crisismanagement', d e tweede voor d e 'vliegwielfunc­ tie', het op g a n g helpen v a n d e Groningse organisatie, e n d e

Luuk Hajema/UP d a g . In e e n centrale 'regelka­ mer' ­ d e 'Afdeling Produktiebe­ sturing' ­ wordt sinds kort pre­ cies geregistreerd hoeveel brie­ ven zijn ontvangen e n o p welke afdeling ze worden verwerkt. Een grafiekje laat zien hoeveel post er dagelijks binnenkomt. Dinsdag is d e piekdag; studen­ ten houden zich blijkbaar in het weekeinde met studiefinancie­ ring bezig. Een computer houdt bij hoe lang d e 'doorlooptijd' v a n d e post is. Allereerst g a a n d e formulieren n a a r d e 'AfdeHng G e g e v e n s ­ verwerking'. 150.000 formulie­ ren in tientallen soorten e n m a ­ ten komen d a a r maandelijks binnen. Bijna 90 procent ver­ werkt d e afdeling zelf. Bij G e g e ­ vensverwerking horen 70 men­ sen te werken. Momenteel zitten er m a a r 42 vaste krachten, a a n ­

Vakantie Ook directeur Hans van Scho­ ten v a n Studiefinanciering spreekt v a n "een diep dal", voor de organisatie e n voor hem per­ soonlijk. Hij denkt erover zijn er­ varingen nog eens op papier te zetten. 'Er zit e e n boek in", zegt Van Schoten. In december '87, toen de crisis e e n dieptepunt bereik­ te, duizenden studenten op hun beurs wachtten e n d e positie van minister Deetman wankel­ de m d e storm v a n publiciteit, nam hij e e n m a a n d j e vrijaf. "Een zelfgekozen vakantie", noemt hij het. "Ik w a s niet ziek, ook niet overspannen. Ik vond wel dat ik e e n tijdje n a a r huis moest. En ook dat ik op 4 januari weer terug moest zijn."

Sr­^­

Minisfc '"e van Onderwijs en Wetenschapp, en Cotitra(e Dircktie Studi,

r'•••' ^ ^ é ; 0 ".•; •••'•fc

lefinanciering

^ ^ ^ ^ W s ^ * * ' _'.'l' ^'i'.

^^^10" '.i :•::' ''•'• 9H|1I||H

«pMnm^S^I^A.'^^ ^l *4.^*^*';^*^.

Keurcorps Het ging door. Stuk voor stuk zijn de leden door In 't Veld zelf uitgezocht. Een compact keur­ corps, met e e n zeer gerichte op­ dracht: ervoor te zorgen d a t het rondzwalkende schip Studiefi­ nanciering weer bestuurbaar wordt voordat het rederij Deet­ man helemaal te gronde zou nchten. Voor ongeveer d e helft zijn de leden v a n het crisisteam afkomstig v a n In 't Velds eigen afdeling op het ministerie. De

delen met e e n a a n t a l collega's die ze voor januari voor het me­ rendeel n o g nooit h a d d e n g e ­ zien. "Het wordt wel e v e n afkic­ ken", verwacht informatiespeci­ alist Hera Tseng: Iets v a n die g o e d e sfeer b e ­ speur ik als ik dinsdagochtend om 11 uur zonder kloppen d e kamer v a n Marieke BoÜe, Ge ­ rard Bosman (student) e n Wou­ ter d e H a a n (HBO­Raad) bin­ nenloop. Tot groot enthousias­ me v a n d e twee a n d e r e n m a s ­ seert d e gedelegeerd bestuur­ der d e nek v a n zijn voorlichter, die wat gepijnigd kijkt. Hij houdt d a a r ogenblikkelijk m e e op als hij d e pers in het oog krijgt, m a a r stelt zich nog wel voor als Roel In 't Veld. Binnen het team spreekt ieder­ een elkaar met d e voornaam a a n e n is het louter je e n jij. Minister Deetman heet Deet. De verbindingen met d e minister zijn kort: d e gedelegeerd b e ­ stuurder hangt bijna dagelijks met hem a a n d e telefoon. Alvorens w e het bedrijf i n g a a n vertelt voorlichter BoUe hoe ver het crisisteam ­ Team Studie f i­

derde voor d e 'consolidatie'. "Op 1 juli moeten w e zo ver zijn dat het hier zelfstandig functio­ neert, d a t ze zelfstandig proble­ men kunnen oplossen." Dat b e ­ tekent d a t d e juiste mensen op d e juiste plaatsen moeten zitten e n dat die mensen over d e juiste contacten met d e hoofdvesti­ ging in Zoetermeer beschikken. Met het oog d a a r o p vindt d e reorganisatie plaats.

Communicatie De eerste fase is met succes af­ gesloten. De communicatie met d e bijna 600.000 cliënten ver­ loopt vrijwel probleemloos, sinds d e introductie v a n e e n aantal nieuwe formulieren w a a r m e e studenten wijzigingen kunnen doorgeven. Studiefi­ nanciering belooft binnen e e n m a a n d antwoord e n kan die be­ lofte ook gestand doen. Van d e ruim 30.000 mutatieformulieren die in april binnenkwamen kon­ den er slechts drie niet binnen d e gestelde termijn worden ver­ werkt, aldus BoUe. Hoe d e verwerking v a n d e post verloopt zien w e later o p d e

Keizer. Dientengevolge krijgt zijn afdeling het steeds gemak­ kelijker. B 18+ is net als d e steunpunten aangesloten o p een terminal v a n het Rijks Com­ puter Centrum te Apeldoorn. Steunpunt e n Studiefinanciering kunnen zo gelijktijdig het dos­ sier v a n e e n client openslaan, terwijl ze telefonisch met elkaar praten. De tweede fase ­ d e reorganisa­ tie ­ is het pakkie­an v a n Fritjoi Brave. Brave, doctorandus in d e chemie e n afkomstig v a n OW in Zoetermeer, is belast met d e uitvoering ervan. Hij moet er­ voor zorgen d a t iedereen 1 juli op d e juiste plaats zit. AUe 280 functies e n 1000 formatieplaat­ sen in d e OW­vestiging in Groningen worden opnieuw in­ gedeeld in enkele m a a n d e n tijd. Een enorm e n nauwelijks te overschatten karwei. Een b e ­ langrijke vereenvoudigende factor is d a t d e hele operatie zonder ontslagen plaatsvindt e n dat niemand er in salaris op achteruit g a a t . Maar zelfs d a n blijft het e e n immense klus. "Het voordeel v a n d e snelheid w a a r ­ m e e het moet gebeuren is d a t je het overzicht behoudt", zegt Bra­ ve. "En dat iedereen weet dat er snel beslissingen moeten wor­ d e n genomen." Dienstcommissievoorzitter Wit­ senboer is bijna lyrisch over d e manier w a a r o p In 't Veld deze e n a n d e r e zaken heeft a a n g e ­ pakt. "Hij is meteen e e n minuut n a d a t hij binnenkwam begon­ nen. Ongelooflijk zoals hij van­ uit zijn stoel dingen zit te rege­ len. Je kunt je echt g e e n betere overlegsituatie voorstellen. We zijn d a a r e r g enthousiast over. In 't Veld is voor iedereen b e ­ reikbaar, heeft voor iedereen tijd." Gerrit Smit, secretaris v a n d e Dienstcommissie: "Onze groot­ ste zorg is nu hoe w e a a n het personeel kunnen duidelijk m a ­ ken d a t het goed is wat er nu gebeurt."

Produktgroepen

MA^E!^%i* ' j **''«^^*v \^* »­' EE^^disawi^^ ,±* ^>.„

De centrale directie Studiefinanciering in G roningen: drastisch gesaneerd. Diezelfde d a g kwam het Crisis­ team a a n . Bijna niemand wist daar vantevoren iets vanaf. De komst van het t e a m w a s het inti­ atief v a n d e minister e n zijn di­ recteur­generaal, nu 'gedele­ geerd bestuurder'. Totale kosten van de operatie: 4 miljoen. Teamlid Marieke Bolle werkt normaliter als voorlichter hoger onderwijs o p het departement van OW. Tot 1 juli verzorgt ze de externe contacten in Gronin­ gen. "Ik werd die m a a n d a g o c h ­ tend om 8 uur opgebeld door d e gedelegeerd bestuurder. 'Pak je koffertje maar', zei hij. 'Ik weet niet of het doorgaat, m a a r houd er rekening mee.'"

H

Foto Bram de Hollander

gevuld met e e n kleine 20 uit­ zendkrachten. Vorige zomer lie­ pen er 60 uitzendkrachten rond, die in ploegendiensten werkten en er desondanks bij l a n g e n a niet in s l a a g d e n d e stroom post af te handelen.

'Glad verwerkbaar' Eds Keizer is hoofd v a n d e 'Be­ oordelingsafdeling 18+'. B 18+ krijgt d e tien procent die d e af­ deling G egevensverwerking niet via d e standaardprocedu­ res a a n k a n . De zaken die niet 'glad verwerkbaar' zijn, zoals Keizer zegt. B 18+ fungeert ook als aanspreekpunt voor d e 22 'steunpunten' in het land, w a a r studenten die problemen heb­ ben met Studiefinanciering te­ recht kunnen. G evallen w a a r het personeel v a n e e n steun­ punt g e e n r a a d m e e weet ko­ men hier terecht. Echtscheidin­ gen, verstoorde gezinsrelaties, weigerachtige ouders, d a t heeft allemaal gevolgen voor d e b e ­ rekening v a n d e beurs e n d a a r is B 18+ in gespecialiseerd. Maar d e steunpunten worden steeds deskundiger, verklaart

De reorganisatie v a n OW Groningen komt erop neer d a t v a n drie los v a n elkaar opere­ rende e e n h e d e n e e n geheel wordt gemaakt. Studiefinancie­ ring w a s é é n v a n die drie een­ heden. De belangrijkste wijzi­ gingen zitten in d e top v a n d e organisatie. In plaats v a n drie directies e n een onbekend, ongecoördi­ neerd e n ongecontroleerd a a n ­ tal contacten met d e hoofdvesti­ ging in Zoetermeer krijgt OW­ Groningen straks é é n hoofddi­ recteur, met d a a r o n d e r e e n di­ recteur produktie e n zes 'produktgroepen', die elk onder leiding s t a a n v a n e e n 'produkt­ manager'. Studiefinanciering wordt zo'n produktgroep, evenals het Cen­ traal Bureau Aanmelding e n Plaatsing e n het bureau voor d e centrale inning v a n collegegel­ den. In d e nieuwe structuur, die 1 ja­ nuari 1989 in werking treedt e n vanaf 1 juli alvast g a a t 'proef­ draaien', moeten die kwalen verholpen zijn. Korte, duidelijke lijnen in G roningen e n weinig, vaste verbindingen met Zoeter­ meer, zo moet het worden. 'G ro­ ningen' blijft v a n d e overheid, m a a r het moet zo veel mogelijk op e e n zelfstandig bedrijf g a a n lijken.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen