Ad Valvas 1993-1994 - pagina 299

Electronisch telefoonboek: snufje van nieuwe telefooncentrale IVIet de introductie van de nieuwe telefooncentrale op 1 juli dit jaar doet ook een daaraan gekoppeld 'eiectronische telefoonboek' (ETB) zijn intree op de VU-campus. Het TELVU op het VU-computernetwerk is weliswaar ook een eiectronische gids, maar die is niet met de centrale verbonden. In het ETB van de centrale zijn alle nummers van de y i j (en het VU ziekenhuis) opgesla'^#n. Het ETB vormt als het ware het %art van de centrale. Reden waarom de leverancier en bouwer van de centrale Siemens om te beginnen graag zo snel mogelijk de nieuwe nummers,met bijbehorende gebruikersnamen wilde hebben. Die kreeg Siemens eind 1993 en de opbouw van de centrale is nu in volle gang. Het eiectronische telefoonboek, dat de telefonistes straks z;ullen gaan gebruiken, wordt geheel softwarematig opgefcpv^d. Dat betekent dat wijzigingen in het personeelsbestand, verhuizing naar een andere plek op de universiteit en dergelijke onmiddellijk kunnen worden verwerkt. Daardoor kan permanent met een actueel gegevensbestand worden gewerkt, waardoor de bereikbaarheid van de universiteit wordt vecgroot.

CU

Kan, want d a a r v w r is wel de medewerking van u, uw dienst of faculteit nodig. Mu|aties moeten immers tijdig worden doorgegeven. Dat er arfft dat doorgeven in de voorbije jaren nogal wat schortte, kwam duidelijk aan het licht bij het maken van het nieuwe telefoonbestand in het afgelopen najaar. Op het moment dat Telefoonzaken van de Gebouwendienst meende dat iedereen van een nieuw telefoonnummer was voorzien, bleken er nog^tirca 1000 niet of verkeerd geregistreerde nummers o v e r t e ^ n . Allemaal nummers die tussen de wal en het schip ware'n^geraakt, omdat wijzigingen niet werden doorgegeven. De VU is daar niet uniek in. Het is een bij meer grote organisaties voorkomend probleem. Bij de centrale invoering van niutaties wordt, behalve naam, telefoonnummer, de lokatie van het toestel, de betrokken

Telefoon-Info Dit is de derde Telefoon-Info met informatie over de nieuwe telefooncentrale en de veranderingen die de invoering daarvan per 1 juli 1 994 met zich meebrengt. De Telefoon-Info zal tot omstreeks de invoeringsdatum circa vijf keer verschijnen. Deze informatie is vooral bedoeld om u als gebruiker vooraf zo goed mogelijk op de hoogte te stellen van wat er op het 'telefoonveld' gaande is en wat u als gebruiker zou moeten weten. Op die manier proberen de Dienst Voorlichting en Externe Betrekkingen en de Gebouwendienst, die de TelefoonInfo verzorgen bij te dragen aan een zo soepel en probleemloos mogelijke overgang naar de nieuwe situatie. Digitale toestellen nog maar weinig in trek De Gebouwendienst heeft tot dusver slechts ruim 100 aanvragen voor digitale telefoontoestellen binnen gekregen. Verwacht werd dat het digitale toestel om zijn extra faciliteiten wel in trek zou zijn en velen het gangbare analoge toestel meteen vaarwel zouden zeggen, toen de mogelijkheid werd geboden, namelijk bij de indiening van de nummerplannen afgelopen najaar. Alsnog kiezen voor een of meer digitale toestellen kan overigens op elk gewenst moment (Telefoonzaken; tel. 3748). De secretarissen en hoofden van faculteiten, diensten en overige eenheden hebben afgelopen najaar beknopt mondelinge en schriftelijke informatie over het digitale toestel ontvangen. Misschien vormden de kosten een drempel bij een toch al krap budget. Een analoog toestel is gratis, voor een digitaal toestel moet f 750, exclusief b.t.w., worden neergeteld. Maar voor dat bedrag beschikt men dan wel over veel extra mogelijkheden, die bovendien in de toekomst kunnen worden uitgebreid. In hoofzaak zijn de huidige mogelijkheden: handsfree telefoneren, dus zonder de hoorn op te nemen; een venster voor de weergave van uitgaande gesprekken (nummer en naam van gesprekspartner; intern omgeleide oproep; en - eventueel gesprekskosten), alsook binnenkomende gesprekken (nummer en naam, voorlopig alleen van interne bellers; omgeleide oproep; tweede oproep tijdens een gesprek). Verder: een datumen tijdsaanduiding; bevestiging via lampjes bij het kiezen van de toestelfuncties. Het toestel kent, behalve de functies van analoge'toestellen zoals terugbellen, nummerherhaling en ruggespraak, ook bijvoorbeeld een 'postbus'-functie: gesproken berichten kunnen worden opgeslagen, en een luidsprekerfunctie: meeluistermogelijkheid, een functie voor een wisselgesprek:

dienst, faculteit of andere eenheid waaronder het toestel ressorteert, ook het kostenplaatsnummer (wie betaalt?) ingevoerd. Dat alles levert een perfect registratiesysteem op. De Gebouwendienst kan eenvoudig nagaan hoe vaak er op toestellen wordt gebeld, ook of er bijvoorbeeld onverwacht veel wordt gebeld op bepaalde toestellen en waarheen en wat de kosten zijn. Hoewel is besloten voorlopig de telefoonkosten nog centraal te financieren, zullen die in de nabije toekomst (1996?) gedecentraliseerd wordenen dus voor rekening van de afzonderlijke 'diensten, faculteiten en andere eenheden komen. Dan wordt het zeker belangrijk te weten wie waar en waarom zit en mutaties tijdig door te geven, omdat eenheden anders ten onrechte voor andermans telefoonkosten kunnen worden aangeslagen. De Gebouwendienst zal in elk geval na 1 juli elke eenheid waar op bepaalde nummers een onverwacht groot telefoongebruik wordt geregistreerd, daarvan ongevraagd op de hoogte stellen. De eenheid kan dan zelf nagaan of dat telefoongebruik terecht is geweest en eventueel maatregelen nemen. De Gebouwendienst overweegt nog om periodiek algemene (kosten)overzichten te verstrekken. TELVU meer 'up t o date' De gebruikers van TELVU, de eiectronische telefoongids op het VU-computernetwerk, gaan erop vooruit. TELVU zal namelijk vaker worden geactualiseerd. Doordat mutaties in het electronisch telefoonboek van de nieuwe telefooncentrale (ETB) snel zullen worden verwerkt, is het mogelijk het TELVU- systeem, dat niet met de telefooncentrale is verbonden, ook snel aan te passen. De afdeling Bestuurlijke Informatiesystemen (BIS) krijgt periodiek het gewijzigde ETB op diskette aangeleverd om het in het computernetwerk in te brengen.

wisselen tussen twee gelijktijdige verbindingen. Daarbij maakt het digitale toestel een veel uitgebreidere chef-secretaresseschakeling dan bij analoge toestellen mogelijk. In de nabije toekomst, als het zogenaamde ISDN-systeem (Integrated Service Digital Network) landelijk is ingevoerd (prognose: 1995), is het mogelijk om computer, fax en telefoon onder een enkel nummer op digitale toestellen aan te sluiten. Computer, fax en telefoon zijn in dat geval onafhankelijk van elkaar gelijktijdig te gebruiken met een maximum van twee tegelijk. Dat betekent datje bijvoorbeeld een telefoongesprek kunt voeren en tegelijkertijd kunt faxen. Het digitale toestel is uit te breiden met een handig electronisch telefoon- annex notitie-console, een kastje met een schermpje voor het opslaan van maximaal 1000 veelgedraaide nummers in kunnen worden opgeslagen eriafspraken en dergelijke kunnen worden genoteerd. ^ ^ Zo'n console kan op elk gewenst hfbment bij de Gebouwendienst worden besteld. De kosten bedragen ca. f 1000 per console, exclusief installatiekosten. " . ^ 1 ^

Het algemene deel van de huidige gids met korte teksten over wat de verschillende organisatie-onderdelen van de universiteit inhouden wordt niet meer opgenomen in de nieuwe gids. Gebleken is dat het voorbereiden van de nieuwe, gebruiksvriendelijker gids meer voeten in de aarde heeft dan aanvankelijk werd verwacht. Er moet hard gewerkt worden om vóór 1 juli aanstaande een goed produkt af te leveren. De Werkgroep Telecommunicatiegids VU meende daarom dat het om des tijdswille beter was de aangekondigde 'concept-commentaar-ronde' voor faculteiten, diensten en de overige eenheden te laten vervallen. In Telefoon-info 2 was optimistisch aangekondigd dat de nieuwe concept-gids eind januari klaar zou zijn en dat die voor commentaar naar de faculteiten, etcetera zou worden gestuurd. Als de gids in juni verschijnt, draagt die dus nog een beetje het karakter van een concept, maar wel een door de Werkgroep goed doordacht concept. Erg is dat niet, want begin 1995 verschijnt volgens plan alweer de volgende editie. Commentaren en verbeteringen kunnen dan alsnog worden verwerkt.

Nieuwe telefoongids wordt Telecommiun^atiegids De nieuwe telefoongids krijgt een bij de moderne ontwikkelingen aangepaste naam: Telecommunicatiegids. Behalve telefoon-nummers, E-mail-adressen worden ook faxnummers vermeld Inmiddels heeft de Werkgroep Telecommunicatiegids VU, bestaande uit vertegenwoordigers van de Gebouwendienst, de Dienst Voorlichting en Externe Betrekkingen, de Afdeling Bestuurlijke Informatiesystemen en enige gebruikers, de basis voor een nieuwe, gebruiksvriendelijker gids gelegd. Kern van de gids is het alfabetische deel, dat behalve persoonsnamen, ook functienamen en instanties zal gaan bevatten. Ook worden synoniemen van op de VU gangbare aanduidingen opgenomen, waarbij van verwijzingen gebruik wordt gemaakt. Bijvoorbeeld bij 'loonadministratie' wordt verwezen naar (de VU-aanduiding) 'salarisadministratie'. Het zoeken naar telefoonnummers wordt door dit alles aanzienlijk vergemakkelijkt. In het alfabetische deel worden ook E-mail-adressen en faxnummers van eenheden worden opgenomen. Een aparte index of trefwoordenlijst is bij een dergelijk alfabetisch deel niet meer nodig en komt te vervallen. Het zogenaamde functionele deel van de nieuwe gids krijgt een beperktere opzet dan dat van de huidige. Persoonsnamen zullen er niet meer in voorkomen. Alleen functienamen, zoals 'secretariaat' of'centrale kas', 'faculteitsburo', worden nog vermeld.

Telefoon-Info nr 1 en nr 2 verschenen respectievelijk In Ad Valvas van 4 november en 25 november 1993.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen