Ad Valvas 1997-1998 - pagina 133

T

AD VALVAS 9 OKTOBER 1997

^^^^^^^^

PERSONEELSKATERN

^ ^ — i ^ ^ ^ ^ — ^ ­ ^ ^ ^

PAGINA 13

I 'Eigenhandige invoering SAP is unieiie prestatie' I Alleen adviesbureaus staan gebruik administratiesysteem in de weg Grote veranderingen in een organisatie verlopen nooit i'onder problemen. Tegen die achtergrond is de invoering an het SAP­administratie­ ^.ysteem dit jaar redelijl<; vlekkeloos verlopen. "Er zijn . »isschien rimpels in het •Aater, maar het stormt zeker niet." Alleen adviesbureaus die goede krachten wegkopen, lijken roet in het eten te kunnen gooien.

Peter Boerman

Natuurlijk is er heel wat gemopperd toen het nieuwe financiële systeem van de vu werd ingevoerd. Dat zullen Hans Pijpers en Bob van der Werf, beiden nauw betrokken bij de invoe­ ring ervan, niet ontkennen. "De tele­ foon van de helpdesk heeft, zeker tot de grote vakantie, roodgloeiend gestaan." Maar ze denken dat ze het nu "heel aardig voor elkaar hebben". Het nieuwe administratiesysteem van de VU, genoemd naar de Duitse fabri­ kant ervan, SAP, werd negen maanden geleden ingevoerd op de vu. Op dit moment wordt het systeem nog vooral gebruikt voor de financiële adminis­ tratie, maar het is de bedoeling dat in de toekomst ook zal worden bekeken of andere bestanden in het systeem kunnen worden opgenomen, zoals de personeels­ en studentenadministratie, het voorraadbeheer en het gebouwon­ derhoud. Mogelijkheden genoeg, weten Pijpers en Van der Werf, bei­ den van de dienst financieel­economi­ sche zaken (FEZ). Maar eerst moet de boekhouding goed lopen. En dat is nog steeds niet het geval, want de tweede kwartaalrapportage, zeg maar het huishoudboekje van de vu, is opnieuw met vertraging verschenen. Maar, zo zei mr. J. Donner, lid van het college van bestuur onlangs tegen de universiteitsraad: "FEZ heeft me met de hand op het hart beloofd dat de derde kwartaalrapportage nog deze maand zal verschijnen. En dan lopen we weer mooi op schema."

llustratie: Berend Vonk

Pijpers: "Je moet goed begrijpen dat de hele implementatie heeft plaatsge­ vonden zonder extra mankracht." Van der Werf: "De mensen die ermee te maken hebben, hebben zich te pletter gewerkt. Tegelijkertijd met het SAP hebben we bovendien nog wat kleine wijzigingen in de organisatie doorge­ voerd, die ook tijd hebben gekost. Zo worden declaraties tegenwoordig decentraal verwerkt. Er zijn afdelingen die meer dan vijftig declaraties per dag hebben. Die hebben het sindsdien veel drukker gekregen. Daar komt nog bij dat SAP veel meer Windows­nchtig is dan het vorige systeem. Veel oude­ ren in de organisatie hadden daar nog nooit mee gewerkt. Dat is voor hen ook niet echt makkelijk geweest." Toch, benadrukt Van der Werf, is de invoering hem meegevallen.

"Natuurlijk zijn er rimpels in het water. Maar het stormt niet." Sterker nog, zegt hij, uit zijn contacten met andere SAP­gebruikers blijkt voor hem steeds weer "hoe uniek het is wat we hier gedaan hebben. We hebben hele­ maal zelf, met eigen opleidingen en eigen mensen, een heel nieuw systeem geïmplementeerd. In, bovendien, heel korte ti)d. Dat mag gerust een presta­ tie worden genoemd." Er zijn eenheden waar het gebrek aan formatie een knelpunt kan blijven, geeft Pijpers toe. Het SAP heeft meer taken op het bordje van de beheers­ eenheden gelegd. Die hebben daar niet altijd tijd voor. Van der Werf: "Dat tekort aan personeel was er al, ook vóór SAP. Het is nu alleen nog schrijnender geworden." Door de clustering, waarbij de beheerseenhe­

den van verschillende faculteiten wor­ den samengevoegd, kan dit probleem misschien verlicht worden, maar Van der Werf blijft zorgen houden. "Bij de faculteiten vindt het wetenschappelijk personeel het vaak verkwisting om geld te stoppen in beheer dat ook naar de wetenschap had kurmen gaan." Toch is Pijpers niet bang dat de mogelijkheden van SAP onvoldoende zullen worden benut. "Het is meer een kwestie van tijd en kenms dan van formatie. We zijn niet alleen begon­ nen met het SAP omdat het een betere informatievoorziening kan leveren, maar ook omdat het systeem zo goed uit te breiden is. Maar het spreekt vanzelf dat dit niet van de ene op de andere dag lukt." Het oude systeem dat de VU gebruik­ te, het zogenaamde FAS (Financial

Accounting System), was op maat gemaakt voor de administratie van universiteiten. Het SAP is dat niet. Het is een informatiesysteem dat voor elke gebruiker apart moet worden inge­ richt. Dus ook voor elke universiteit. Omdat universiteiten toch vaak dezelfde vragen hebben, heeft de vu, samen met de UVA, eerder dit jaar het initiatief genomen een club op te rich­ ten waarin alle universitaire SAP­ gebruikers ter wereld zitten. Van deze brancheorganisatie, die door het bedrijf SAP officieel erkend is, zijn nu vijftien universiteiten en hogescholen in de hele wereld lid. Op verzoek van een van hen, de universiteit van Kaapstad, bouwt SAP op dit moment aan een studentenadministratiesys­ teem. "Of wij dat ooit zullen gebrui­ ken valt nu nog niet te zeggen", aldus Van der Werf. "Maar het geeft wel aan dat we vooruitkijken. We probe­ ren continu, samen met de leveran­ cier, het systeem te verbeteren. En als groep heb je dan natuurlijk meer te zeggen dan als eenling." Ook op kleinere schaal vraagt het SAP om samenwerking. Met de universitei­ ten van Amsterdam en Leiden, de twee andere Nederlandse gebruikers van het systeem, is onlangs ook een nationale overeenkomst gesloten. "Dat is vooral om elkaar rugdekking te geven." Rugdekking? "Het SAP heeft één groot nadeel: mensen die er kennis van hebben, worden voor je het weet weggekocht door consul­ tantsbureaus. Wij kunnen niet tegen hun salarissen op, wij hebben geen auto's in de aanbieding, maar we moeten wel mensen hebben met ver­ stand van zaken. En we kunnen geen mensen terugkopen, want iedereen die het SAP kent, zit bijna al bij een adviesbureau. We hebben het onlangs weer aan den lijve ondervonden toen een van onze krachten vertrok. Zijn goed recht natuurlijk, maar de consul­ tantsbureaus stropen echt de markt af en dat is zorgelijk. Wij zijn hier alle­ maal benaderd. Het is steeds moeihj­ ker om mensen voor langere tijd aan je te binden. En je moet nieuwe men­ sen wel steeds een dure opleiding geven. Door samen te werken met de beide andere universiteiten proberen we gaten die vallen tijdelijk op te van­ gen."

'De VU is buitengewoon gezellig' steeds vaker stappen mensen binnen de VU over van de ene afdeling naar de andere. Ad Valvas brengt hen in beeld. Deze maand deel 2: Barbara Verhallen, nieuw gezicht bij Voorlichting en Externe Betrekkingen.

onderwerpen behandeld. Dat is ook het leuke aan deze baan. Ik denk dat ik er heel veel kan leren." Heeft Verhallen ook iets met onderzoek? "Ja, ik denk het wel. Ik heb er zelf nooit van gedroomd om aio te wor­ den, maar ik weet wel dat er veel belangrijk onderzoek aan deze univer­ siteit wordt gedaan. En ik zie het als

. n m pen Vrije Universues

t\jd vraagt m een «j

^ ^

Peter Boerman

Een week lang had Barbara Verhallen (28) "slapeloze nachten". Ze wist al zeker dat ze een baan kon krijgen aan de Universiteit van Amsterdam, maar werd toen plots ook benaderd om Adriana Esmeijer op te volgen als wetenschapsvoorlichter aan de vu. Esmeijer kondigde aan de vu te verla­ ten om hoofd in­ en externe betrek­ kingen te worden van de Erasmus Universiteit Rotterdam, waarna Ver­ hallen werd gevraagd op de openval­ lende plaats te solliciteren. De beslissing kostte haar naar eigen zeggen heel wat hoofdbrekens, maar uiteindelijk viel de keus toch uit in het voordeel van de vu. "Ik voel me hier prettig. Ik werk hier al een aantal jaren, ik ken de mensen, en ik heb het hier altijd erg leuk gevonden. Vandaar. Maar het gevolg was wel dat ik op vrijdagmiddag de uvA moest bel­ len om te zeggen dat ik de volgende maandag niet zou komen. Dat was minder leuk." Verhallen had ook al de nodige erva­ ring met de grote buur van de vu. Ze volgde er haar studie Franse taal­ en letterkunde, die ze ruim twee jaar geleden voltooide. Maar ook de vu was in die tijd al geen onbekende voor haar. Ze kwam er in 1989 voor het

Barbara Verhallen: 'De wetenschaps­ voorlichters van de VU zijn erg gewild.' Peter Wolters ­ AVC/VU

eerst, als uitzendkracht achter de balie bij de studentenadministratie op de begane grond. "Het was, gezien Ritzen, ook toen al niet mogelijk om op jezelf wonen en studeren te combi­ neren zonder bijbaantje", vertelt ze. "Via­via kwam ik toen op de vu terecht." Na ook een poosje op de financiële administratie te hebben doorgebracht, belandde Verhallen in januari 1995 als fulltime kracht bij de afdeling

onderwijsvoorlichting. "Dat was dus nog vóór mijn afstuderen." Ze hield zich daar de laatste twee jaar onder meer bezig met het bezoeken van scholen, maar haar belangnjkste taak was wel het op Internet zien te krijgen van de studiegidsen van de vu. Die Internetervaring komt haar nu goed van pas, want ze neemt Esmeijers plaats in in de redactieraad van vucis, de Internet­szre van de vu. Ze moet er voor gaan zorgen dat steeds meer

faculteiten en diensten hun informatie via het wereldwijde computernetwerk gaan verspreiden. Als wetenschapsvoorlichter, haar andere taak, gaat ze zich vooral rich­ ten op de alfa­ en gammafaculteiten. Ze zal er veel met onderzoek te maken knjgen. "Dat is een totaal nieuw gebied voor mij. Ik ben tot nu toe alleen bezig geweest met onderwijs­ voorlichting, en dat is heel anders. Hier wordt een veel groter scala aan

een grote uitdaging om dat te kunnen vertalen, zodat veel meer mensen daar kennis van kunnen nemen." Ze heeft nog geen spijt van haar beslissing aan de vu te blijven. "Als onderwijsvoorlichter werd mij veel gevraagd naar het verschil tussen de vu en de UVA. Dat verschil zit 'm niet alleen in de grootte, maar ook de structuur is heel anders. Het is hier erg overzichtelijk. Dat komt je werk als wetenschapsvoorlichter ten goede. Ik voel me hier goed thuis. En zeg nou zelf, de vu is toch ook een bui­ tengewoon gezellige universiteit?" Een echte 'jobhopper' vindt ze zich­ zelf (nog) met. "Al vind ik het wel belangnjk om om de zoveel tijd van werkkring te wisselen. Ik wil mezelf blijven ontwikkelen. Het veranderen van baan hoort daar bij." Lachend voegt ze daar aan toe: "En je ziet wat voor promotie je hierna kunt maken. De wetenschapsvoorlichters van de vu blijken erg gevsold te zijn."

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen