Ad Valvas 1998-1999 - pagina 300

PERSONEELSKATERN: ONDERNEMINGSRAAD

PAGINA 12

AD VALVAS 17 DECEMBER 1998

Wet Persoonsregistraties geeft helderheid Er is een onmiskenbare trend in bedrijven en (overheids)organisaties om steeds meer gegevens van werknemers te verzamelen en vast te leggen. Te denken valt aan gegevens over opleiding, loop­ baan, ziekteverzuim, produc tiviteit, beoordelingen, aanwezigheid en telefoongebruik. Ook de VU lonkt naar personeelsvoigsystemen om 'rotte plekken in de organisatie' eerder of beter te kunnen diagnos­ ticeren. Tegelijkertijd wordt het de werkgevers steeds gemakkelijker gemaakt om hun informatie­ behoefte te bevredigen. Softwareproduc enten brengen steeds meer programma's op de markt die dergelijke omvangrijke registraties tot een fluitje van een c ent maken. Maar mag dat allemaal zomaar?

Nee, met zonder slag of stoot. Ten eer ste IS er het grondwettelijk recht op pri­ vacy Ten tweede is er sinds 1989 de Wet Persoonsregistraties (WPR). En ten derde is er de nieuwe Wet op de Ondernemingsraden (WOR) Daann staat dat ondernemingsraden instemmmgs recht hebben als het gaat om het gebruik van systemen waarmee perso­ neelsgegevens worden vastgelegd Bij de VU moet het college van bestuur dus afspraken maken met de ondernemings raad over het gebruik en het beheer van deze informatie. Deze afspraken moeten uiteraard binnen de kaders van de wet passen. De Wet Persoonsregistratie geeft aan wat de rechten zijn van iemand over wie gegevens in een bestand zijn vastgelegd en wat de plichten zijn van de instanties of bedrijven die zo'n bestand voeren. Deze wet gaat dus over registraties waarin persoonsgegevens zijn opgesla­ gen, bijvoorbeeld namen, adressen, geboortedata, nationaliteiten, politieke overtuigingen en kerkelijke gezindten. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn en iets zeggen over een persoon. Ze mogen alleen voor een bepaald doel worden vastgelegd, het doel waarvoor iemand ze heeft ver strekt Wie bij zijn sollicitatie bij de VU zijn kerkelijke gezindte heeft opgegeven, moet daar dus met via een omweg mee worden geconfronteerd Bijvoorbeeld door een welgemeend bezoek van de dominee. Volgens Personeelszaken regi streert de VU alleen persoonsgegevens die relevant zijn voor de werkgever, waaronder informatie over arbeidsvoor waarden en arbeidsomstandigheden. Maar, wat is er nog meer relevant voor de werkgever en wat doet hij met die informatie' PZ geeft vooralsnog geen antwoord op deze vraag.

Subtiele voorbeelden Instellingen die een persoonsregistratie bijhouden, zijn wettelijk verplicht deze registratie te beveiligen. Zij moeten ervoor zorgen dat er geen misbruik wordt gemaakt van de informatie of dat onbevoegden er kennis van kunnen nemen. Dat klinkt logisch, maar de prak­ tijk wijst vaak anders uit Zo geeft de Registratiekamer vele subtiele voorbeel den van dingen die kunnen mislopen. Een klem foutje is gauw gemaakt; de gevolgen kunnen voor de betrokkenen veel ellende veroorzaken Het hoeft met, maar het risico bestaat Wat te denken van het per ongeluk op het kopieerappa­ raat laten liggen van het ongineel van een verslag van een functionenngs­ gesprek. Of van een medewerker van Personeelszaken die even bij zijn com­ puter wegloopt, waarna een wildvreem­ de erachter kruipt om rond te snuffelen

Verkiezingskaiender Onderdeelcommissies en Ondernemingsraad December 1998 tot 18 Indienen van kandidaten­ lijsten door werknemers­ organisaties. Januari 1999 tot 8 Indienen van vrije lijsten 28 Bekendmaking van de geldige kandidatenlijsten 29­4/2 G edurende deze periode kan schriftelijk bezwaar worden gemaakt tegen de kandidaatstelling van personen. Februari 12­22 23 23 3/3

1999 Verkiezingen Verkiezingsuitslag G edurende deze periode kan schriftelijk bezwaar worden gemaakt tegen de uitslag van de verkiezingen

Maart 1999 Installatie nieuwe ondernemingsraad en onderdeel commissies

)

o a '<s «

\y Illustratie. And ré Droogers

'y^-

r ö O O

HErVU­Av(^«ARI«H in het personeelsinformatiesysteem Of van de medewerker die zijn dossier heeft ingezien en wordt verzocht het na afloop zelf op te bergen in de kast waar ook de dossiers van al zijn collega's worden bewaard. Het gebeurt overal, dus waarom met op de VU"? Mensen handelen vaak te goeder trouw. Het staat ook zo wantrouwend als je tel kens uitlogt en de deur op slot doet als je even gaat kopieren of naar het toilet gaat. Maar in het belang van de mensen die geregistreerd zijn in het systeem is het een goede zaak. Op de vraag aan Personeelszaken van de VU welke regels er gelden voor het gebruik en beheer van de personeelsre­ gistratiesystemen om dit soort miskleu­ nen te voorkomen, wil of kan PZ geen concreet antwoord geven. "Over de sys temen bestaat uitvoerige documentatie, boeken en mappen vol Ik ben met in staat om u een exemplaar van de sys teembeschrijvingen te geven; dat is een halve kast vol documentatie waarvan ik slechts een gedeelte bezit, voornamelijk gencht op de uitvoenngspraktijk," aldus PZ functionaris Bart Verboog. De vraag rijst dan of er met zulke uitgebreide regelgeving wel valt te werken. En, of er dus volgens de officiële richtlijnen wordt gewerkt'

Rechten De Wet Persoonsregistraties geeft gere gistreerden een aantal rechten, zodat zij kunnen controleren welke gegevens over hen zijn vastgelegd, of ze kloppen en wat ermee gebeurt Dat hangt natuurlijk voor een groot deel van de welwillend­ heid van degene die registreert af, want nu we in het digitale tijdperk leven, wordt het steeds moeilijker om vast te stellen of bijvoorbeeld de werkgever wel alle informatie prijsgeeft die hij heeft opgeslagen. In het geval van de VU gaan we ervan uit dat Personeelszaken openheid van zaken geeft als daarom wordt gevraagd. Elke werknemer heeft het recht om inza

ge in zijn dossier te vragen. De VU kan dat verzoek met weigeren. Binnen vier weken moet er een afschrift van het dossier op tafel liggen. Daarvoor mag hooguit een tientje m rekening worden gebracht, zo staat in de wet. Inzage kan lonend zijn. Dat bleek onlangs ook weer toen bij de reorganisa­ tie van DOS het last in­first­outpnncipe zou worden toegepast Sommige dossiers bij PZ bleken met volledig te zijn, waardoor de verkeerde medewer­ kers met ontslag werden bedreigd Door tijdig inzage te vragen in het dossier kunnen fouten en lacunes worden recht gezet Want wie in zijn dossier onrecht­ matigheden constateert, kan PZ verzoe­ ken ze te corrigeren. Ook kan hij PZ verzoeken bepaalde gegevens uit het bestand te verwijderen omdat ze met nodig zijn voor het doel van de registra tie. Binnen acht weken moet hij een ant­ woord ontvangen over dergelijke kwes­ ties. De VU IS verplicht er gehoor aan te geven, maar kan wel vragen om een bewijs dat aantoont waarom bepaalde gegevens met juist zijn of verwijderd zouden moeten worden. Soms ontstaat er dan een welles­metesdiscussie die met naar tevredenheid van beide partij­ en intern kan worden opgelost. De werk­ nemer kan dan altijd nog de Registratie­ kamer inschakelen.

Verplicht Overigens kunnen sommige gegevens nooit uit het personeelsregistratiesys­ teem worden gevaagd omdat de VU wet telijk verplicht is ze bij te houden Te denken valt aan de kopie van het identi­ teitsbewijs en informatie over het inko men en afgedragen premies Een ander belangrijk recht is dat de VU op verzoek van een werknemer moet vertellen aan welke instanties of perso­ nen en wanneer gegevens over hem zijn verstrekt. Wanneer iemand bezwaar maakt tegen het feit dat gegevens over hem of haar aan een bepaalde instantie worden doorgegeven, mag de

VU dat met langer doen Tenzij het natuurlijk om de vervulling van een wet telijke plicht gaat. Gegevensverstrekking aan derden ligt gevoelig De zogenaamde NAW­gegevens {naam, adres, woonplaats) mogen zon­ der meer worden doorgegeven als de registratie is aangemeld bij de Registratiekamer, maar het wordt wat anders als het gaat om informatie over nationaliteit, ziekteverzuim of kerkelijke gezindte. Dit is 'gevoelige informatie' waarmee extra behoedzaam moet wor den omgesprongen De VU mag even­ min een selectie maken uit adressenbe­ standen waarmee indirect informatie wordt prijsgegeven over de betrokkenen en hun pnvacy wordt geschaad. Ovengens is de kans klem dat de regis­ traties van de VU zijn aangemeld bij de Registratiekamer omdat de wet geen

aanmelding voorschrijft voor 'relatief eenvoudige registraties, zoals [. .] per soneelsadministraties' waarschijnlijk komt daar verandenng in als de WPR z n update heeft ondergaan, dat is iets wat op stapel staat. Ook over het informeren van derden is PZ lichtelijk vaag. Niet over het feit dat er gegevens worden verstrekt aan der den, maar wel over wie die derden exact zijn Een aantal wordt genoemd het ABP, de fiscus, de bedrijfsvereniging, het ziekenfonds, spaarbanken en verze kenngsmaatschappijen. Maar, zegt Verboog met klem "Er worden geen gegevens aan derden verstrekt voor andere dan werknemers­ en werkgevers belangen " Maar wie bepaalt eigenlijk hoe die belangen luiden' {MS)

Ondernemingsraad informeert naar bescherming privacy VU­werknemers De ondernemingsraad heeft het college van bestuur gevraagd om informatie over alle personeelsvolg en registratie­ systemen die bij de Vrije Universiteit worden gebruikt Ook is de raad geïnte­ resseerd in de regels die de VU han­ teert voor het gebruik van deze syste­ men. Zo wil de raad onder meer weten onder welke diensten de systemen val len, wie er inzage heeft en welke nchtlij­ nen er worden gehanteerd omtrent het gegevensbeheer. Door verandenngen in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) heeft de ondernemingsraad sinds kort instem­ mingsrecht op regelingen over registra tie van en omgang met en bescherming van de persoonsgegevens van de mede­ werkers van de VU Dat is de aanleiding voor het verzoek om informatie, verze­

kert voorzitter dr. Martien de Bolster "We maken gewoon gebruik van ons informatierecht Nu onze rechten op dit gebied zijn uitgebreid, willen we graag weten hoe de privacy van de VU werkne mers wordt beschermd. Van een inci dent IS geen sprake." De Bolster voegt er laconiek aan toe' "Het zal wel even duren voor we antwoord krijgen op onze bnef. Officieel hebben ze een week of acht, maar er ligt ook nog een verzoek om informatie uit juli waar we nog mets op hebben gehoord " Volgens De Bolster gaat het met om halszaken die een urgente afhandeling behoeven, dus hij IS voorlopig met van plan op zijn stre pen te gaan staan. "Dat kan altijd nog als het nodig is. We willen nu gewoon geïnformeerd worden en hopen dat dat zo snel mogelijk gebeurt" [MS)

Kandidatenlijsten voor ondernemingsraad en onderdeelcommissies Wie zich nog kandidaat wil stellen voor de ondenemmgsraad (OR) of voor een onder­ deelcommissie (00) moet nu snel zijn. De termijn voor het indien van kandidatenlijsten sluit morgen, vrijdag 18 december, voor de werknemersorganisaties. Vrije lijsten mogen nog worden ingediend tot uiterlijk vrijdag 8 januan 1999 Een vrije lijst moet, behalve voor kleine onderdelen, voorzien zijn van de handtekeningen van 30 kiesgerechtigden die de lijst ondersteunen. Degenen die een lijst ondersteunen mogen met zelf kandi daat staan op die lijst Voor een OC­lijst moeten deze afkomstig zijn uit het betrok ken onderdeel. Formulieren voor het indie­ nen van kandidatenlijsten voor OR en 00 zijn verkrijgbaar bij het ambtelijk secretari­ aat, kamer lE­26 in het hoofdgebouw van de VU Hier kan ook een formulier worden afgehaald voor de handtekeningen van de personen die een vrije lijst ondersteunen.

Wat gebeurt er met voorkeurstemmen? BIJ het opstellen van de vrije lijsten is de volgorde van de kandidaten van groot belang voor de kans op een zetel in de OR of 00. In het lijstenstelsel dat bij de verkie­ zingen aan de VU wordt gebruikt wordt het aantal stemmen dat op de kandidaten van de lijst IS uitgebracht geteld. Indien een kandidaat meer stemmen heeft gekregen dan de helft van de kiesdeler dan wordt deze kandidaat verkozen verklaard en wordt de volgorde op de lijst aangepast Hij/zij wordt hoger op de lijst geplaatst dan dege­ nen met minder stemmen. Echter de volgor­ de van de kandidaten die minder stemmen hebben verkregen dan de helft van de kies deler wordt met gewijzigd. Dan wordt aan de hand van het totale aantal stemmen dat op de lijst IS uitgebracht bepaald hoeveel zetels de betrokken lijst heeft behaald. Déze worden vervolgens toegevitózen in de ­ ­

Klein Grut volgorde die na bovengenoemde aanpassing IS verkregen. Stemmen bij volmacht De verkiezingspenode loopt van 12 tot 22 februan 1999 Wie in die penode met kan stemmen, b v omdat hij/zij in het buiten­ land IS, mag een andere stemgerechtigde volmacht geven om namens hem/haar te stemmen. Degene die de volmacht krijgt mag echter met meer dan twee volmachten aannemen. Stemmen bij volmacht moet door de stemgerechtigde die met zelf gaat stemmen van tevoren worden aangemeld. Het stembiljet wordt dan naar de gevol machtigde gestuurd Bij het ambtelijk secretariaat van de OR zijn hiervoor formu heren verkrijgbaar.

A^i^fj:-^^^—-' «AUUÉU?»)ïS»<,^n»«a>^KS«léM£fi>(««

OR­secretariaat Het secretariaat van de G R IS gevestigd m kamer IE 26 in het hoofdgebouw (eerste etage in de E­vleu gel, nabij de dienst PZ, bij ambtelijk secretans mw. C 't Hart. Telefoon en fax 44 45312; email: or@vu.nl Komende vergadering De eerstvolgende vergade­ nng van de ondernemings raad is op dinsdag 12 januan 1999, BI 1085, G 076, 13 30 uur

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen