Ad Valvas 1999-2000 - pagina 213

PERSONEELSKATERN

AD VALVAS 18 NOVEMBER 1 9 9 9 I

PAGINA 9

Diensten zijn niet erg overtuigd van nut reorganisatie Het voorstel van het college van bestuur om de centrale diensten van de universiteit te reorganiseren roept bij de diensten zelf veel kritiek op. Op deze pagina de reacties van verschillende diensten, van de ondernemingsraad en een interview met twee medewerkers van de dienst voorlichting over de plannen. Dirk de Hoog

'Trek beleid en uitvoering niet uit elluar' Het college wil d e n u b e s t a a n d e veertien centrale d i e n s t e n bijna allemaal o n d e r b r e n g e n b i n n e n twee b u r e a u s . E é n v o o r d e beleidsuitvoering e n é é n v o o r d e beleidsvoorbereiding. Z o d e n k t het college e e n slagvaardiger e n efficiënter beleid te k u n n e n v o e ren en d e dienstverlening a a n d e faculteiten te v e r b e t e r e n . Het uitgangspunt, de komst van een beleidsvoorbereidend en een beleidsuitvoerend bureau staat niet meer ter discussie, zo blijkt uit de brief waarmee het college van bestuur de plannen presenteert. Toch mochten de diensten er de afgelopen weken nog op reageren. Uit veel van de reacties blijkt dat de diensten zich afvragen waarom deze reorganisatie eigenlijk nodig is. "Hoofdpunt van de kritiek is dat de argumentatie voor het uiteenhalen van beleid en bedrijfsvoering ontbreekt", stelt bijvoorbeeld de dienst studentenzaken. De dienst voorlichting en externe betrekkingen is het daarmee eens. "Nergens wordt duidelijk gemaakt welke concrete knelpunten de huidige organisatiestructuur oplevert." Ook personeelszaken IS niet enthousiast over het uiteenhalen van beleid maken en -uitvoeren. "De winst van het nieuwe organisatiemodel blijft nog wat onduidelijk", schrijft de dienst financieel economische zaken. Het onderwijs advies bureau vindt dat een splitsing van bedrijfsvoering en beleidsontwikkeling in de eigen afdeling moeilijk te realiseren IS. De meeste andere betrokken diensten hebben ook veel vragen en opmerkingen bij de plannen. De secretaris van de universiteit, Daan Schut, die het voortouw heeft bij de beoogde reorganisatie, verwacht dat er nog veel overtuigings-

kracht aan te pas moet komen om genoeg draagvlak voor de plannen te krijgen. " D e commentaren laten zien dat de beoogde verandering geen vanzelfsprekende zaak is voor de betrokkenen. H e t college van bestuur zal daarom de komende weken alle veertien betrokken diensten langsgaan om de geleverde kritiek te bespreken." Schut stelt echter dat vooralsnog de hoofdlijn van het plan handhaafd blijft. Inmiddels gaat het college ook door met de voorbereidingen van de reorganisatie. Zo maakte Schut vrijdagmiddag de instelling van drie werkgroepen bekend die de reorganisatie moeten begeleiden. Dit tot onvrede van de ondernemingsraad die nog niet over de plannen is gehoord. De raad dringt er bij het college krachtig op aan om de geuite kritiek serieus te nemen en desnoods de plannen af te blazen als er onvoldoende reden en draagvlak voor de reorganisatie blijkt te bestaan.

'Een beperlde opvatting over communicatie' D e dienst voorlichting en externe b e t r e k k i n g e n (VEB) is zeer verbaasd over de reorganisatieplann e n v a n h e t college v a n b e s t u u r . " D i t p l a n m a a k t o n s w e r k alleen m a a r lastiger," v i n d e n M a r s c h a M e h c i z e n Dirk Jan C o e h o o r n . Het college wil VEB in twee delen splitsen. De 'echte' voorlichtingskant verhuist naar het bureau beleidsondersteuning en zal daar de afdeling communicatie vormen. De wetenschapswinkel en het transferpunt, die bemiddelen in onderzoeksvragen van respectievelijk non-profït organisaties en het bedrijfsleven, zullen samengaan met de huidige diensten finan-

ciën en personeelszaken. Ze moeten een soort servicepunt gaan vormen waar faculteiten terecht kunnen met allerlei vragen. "Met de activiteiten van deze diensten bestaat geen enkele synergie of gemeenschappelijke bedrijfscultuur, noch lijkt deze in de toekomst te verwachten", staat in de schriftelijke reactie van VEB op de plannen te lezen. Die synergie is er binnen VEB m o menteel wel, vindt Marscha Mehciz van de Wetenschapswinkel. "Bij Voorlichting maken we gebruik van eikaars netwerken en vullen die aan. Ook komen bij de verschillende onderdelen van de dienst deels dezelfde soort vragen binnen. Ook bij wetenschapsvoorlichting kloppen instellingen en bedrijven aan die vragen wat voor onderzoek de v u voor hen kan doen. Omdat we letterlijk en figuurlijk zo dicht op elkaar zitten kunnen we die vragen goed naar elkaar doorspelen en overleggen wie de meest aangewezen persoon is om er iets mee te doen." Dirk Jan Coehoorn van het Trans-

ferpunt vult haar aan. "Het college heeft in de plannen vooral naar de communicatielijnen binnen de universiteit gekeken. Maar wij besteden ook veel aandacht aan externe contacten. Wij brengen actief projecten de v u binnen. N e t zo goed als wij veel informatie en naamsbekendheid over de universiteit naar buiten dragen. Dat bindt ons binnen deze dienst. Deze functies zijn er bij de diensten waar we mee geacht worden te fuseren helemaal niet." Mehciz vindt dat uit de plannen van het college een beperkte opvatting van communicatie spreekt. "Voorlichting is niet alleen het maken van persberichten en brochures. Het gaat er om een bepaald imago uit te stralen. Collegevoorzitter Wim N o o m e n heeft tijdens de opening van het academisch jaar nog nadrukkelijk gezegd dat maatschappelijke dienst verlening een belangrijke taak van de universiteit is. Daar geven wij zowel in de beeldvorming als in de praktische organisatie handen en voeten aan. We

zijn met alleen maar ondersteunend voor anderen." Volgens Coehoorn zijn de bezwaren van VEB meer dan alleen pragmatisch. " N u werken we binnen VEB vaak projectmatig en op een netwerkachtige manier. We zijn bang dat die hele achterliggende structuur van ons werk wegvalt. En het erge is dat we geen overtuigende argumenten hebben vernomen die deze reorganisatie rechtvaardigen. H e t is eerder ondoelmatig." In de schnftehjke reactie wijst VEB erop dat verschillende universiteiten die al eerder het nu door de vu beoogde model doorvoerden, daar alweer van terugkomen. Mehciz: "De scheiding beleidsontwikkeling en -uitvoering is op de universiteit voor veel werkzaamheden niet zo goed te maken. Dat geldt zeker voor het werk dat wij doen. Als kleme afdeling ben je bij elk project weer bezig met initiëren, bemiddelen, begeleiden en evalueren. Daarom vinden we dat VEB als één afdeling moet blijven bestaan."

DRÜllHJipHttHP'*"'^

'We lunchen achter ons bureau' Werknemers aan de VU staan onder flinke werkdruk. In aflevering twee van een serie over werkstress : hoofd van het studiesecretariaat bij sociaal culturele wetenschappen De drukste tijd is inmiddels achter de g, want vanaf oktober is het volgens Leontien van Engelen, hoofd van het onderwijsbureau bij Sociaal '"Ulturele Wetenschappen, allemaal wat minder hectisch. "Maar vaak is net hier een gekkenhuis. Zeker in de zomermaanden. Ik werk hier nu zeven jaar en ik heb nog nooit anders meegemaakt", zegt ze. " H e t is dan aanpoten voor iedereen. We lopen echt op onze tenen, omdat we alles zo snel mogelijk willen afliandelen. Ik merk dan dat ik als ik thuiskom altijd nog denk over wat er nog ligt en de dag erna af moet." Vaak staat de telefoon bijna nonstop roodgloeiend. "Laatst stond mijn collega aan de balie en nam ik naar telefoon op. De hoorn voelde nelemaal warm. Die kwam vervolgens met eens meer op het toestel.

Ik had hem constant aan m ' n oor." In de drukke maanden komen er volgens Van Engelen regelmatig klachten van studenten dat het onderwijsbureau moeilijk bereikbaar is. "Als ze voortdurend m gesprek krijgen, bellen ze naar de receptie van het hoofdgebouw om te vragen of wij de hoorn ernaast hebben liggen." Aan het begin van het studiejaar staan er vaak zes of zeven tegelijk aan de balie met vragen over hun inschrijving, of ze al ingedeeld staan voor het doctoraalexamen, of de afwerking van hun bul. "Ze willen meestal alles meteen regelen, maar we kunnen met altijd op stel en sprong reageren. Dat is wel eens lastig." De vier collega's van het onderwijsbureau hebben soms nauwelijks tijd om aan elkaar te vragen hoe het ermee gaat. "Iedereen komt binnen, werpt een blik op het werk en dan is het doorstiefelen, totdat je naar huis gaat. Even samen koffie drinken

schiet erbij in. We lunchen achter ons bureau: dat betekent even snel tussen de bedrijven door een broodje weghappen." Maar het is volgens haar ook de cultuur op het studiesecretariaat met om dat anders te doen. "Dat we niet samen gaan lunchen heeft bovendien te maken met de openingstijden voor studenten: van 9.00 tot 13.00 uur. 's Middags ronden we het administratieve werk af. Maar dan komen er toch regelmatig studenten langs. Die zeggen altijd hetzelfde: 'Ik weet dat u gesloten bent, maar misschien kunnen jullie mij toch heel even helpen.' Maar dat kan dus niet. D a t is geen onwil, maar we hebben hier 2100 studenten. Als tien procent 's middags binnenkomt, komen we echt in de problemen. Studenten doorzien met allemaal dat er achter de schermen ook het nodige werk moet gebeuren. D a t is wel eens vervelend." De drukte wordt er ook door veroorzaakt dat de bezetting van het onderwijsbureau niet is uitgebreid, ondanks de enorme groei van het aantal studenten bij s c w van de laatste twee jaar. "Als de faculteit nog verder groeit, moet daar wel over nagedacht worden."

Leontien van Engelen: 'Als ik thuiskom bedenk ik altijd wat er nog ligt en de volgende dag af moet'

Cynthia van Elk

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen