Ad Valvas 2000-2001 - pagina 555

AD VALVAS 3 MEI 2001

PAGINA 7

Spin in het web Daan Schut blikt terug en vooruit bij afscheid

'Een college van drie is geen eeuwige constructie'

Zijn ex-baas

Anje Kirsch

Daan Schut: 'Als secretaris moet je oppassen dat je het niet beter gaat weten dan de collegeleden'

Zijn baas

"Daan Schut heeft een grote dossierkennis en is betrokken bij de

mensen die het werk moeten uitvoeren. Hij is een heldere manager

die er niet voor terugschrikt om

vervelende boodschappen te vertellen als dat nodig is. Doorgaans

gaat hij recht door zee. Waar dat

niet kan, weet hij ook met een

omweg zijn doel wel te bereiken.

De herordening van het bureau

had Schut veel sneller willen realiseren. In de eerste nota was sprake

van september 2000. T o e n vervolgens kritische reacties binnenkwamen van de diensten, had Daan

het in zich om gewoon door te

gaan. 'Elke verandering doet pijn',

zei hij. 'Maar na een halfjaar weten

de mensen niet beter meer.' Ik heb

toen gezegd dat ik dat te riskant

vond. We hebben vervolgens

gesprekken georganiseerd met de

diensten om te luisteren naar htm

argumenten. Nee, nee, ik heb hem

niet teruggefloten. Zo liggen de

verhoudingen in het college niet.

Ik ken Daan Schut al vanaf 1965.

We hebben hier allebei politicologie gestudeerd. We werkten voor

het eerst bestuurlijk samen in een

benoemingscommissie voor een

hoogleraar internationale betrekkingen.

In het huidige college zitten twee

mensen die de universiteit goed

kennen. Maar niet zo goed als

Daan Schut. Schut maakt er doorgaans geen geheim van als hij over

een onderwerp meer kennis van

zaken heeft dan een collegelid. Dat

IS niet erg. Hij zit er als adviseur.

Die functie heeft hij zorgvuldig vervuld.

Tussen collegeleden en secretaris

kan natuurlijk spanning ontstaan

als een secretaris geen recht wordt

gedaan als superbaas van de diensthoofden. Dat is af en toe lastig. De

inhoudelijke verantwoordelijkheid

voor wat de diensten doen ligt bij

de collegeleden, de managementverantwoordelijkheid bij de secretans. Als dat door elkaar gaat lopen,

zegt een goede secretaris: ik kan

niet accepteren dat jij op mijn stoel

gaat zitten. Dat is inderdaad wel

eens voorgekomen. Overigens niet

bi) mij."

Wim Noomen kwam in 1996 als

voorzitter in het college van bestuur

waarvan Schut al zes jaar secretaris

was.

De afgelopen drie jaar waren niet de gelukkigste uit zijn twaalfjarige carrière als

secretaris van de universiteit. Daan Schut moest duwen en trekken om medestanders te vinden voor zijn plannen om het bureau van de universiteit grondig te reorganiseren. Nu hij vertrekt als hoogste ambtenaar is de universiteit volgens hem

nog niet uitgereorganiseerd. Zo wordt het tijd om na te denken over de vraag of

het centrale bestuur van de VU niet moet moderniseren. Het driekoppige college

heeft volgens Schut zijn langste tijd gehad. 'Je ziet duidelijk dat er steken vallen.'

Jan Buevink

Het uur dat Daan Schut heeft gereserveerd voor een mterview met Ad Valvas is al om als hij er zijn notitieblok

nog eens bij pakt. Schut heeft zich

grondig voorbereid en wil nog een

aantal dingen kwijt die niet aan bod

zijn gekomen. Zijn volgende afspraak,

die al op de gang staat te drentelen,

moet maar wachten. Snel loopt hij zijn

aantekeningen door en dicteert nog

even dat hij trots is dat onder hem het

hoofdgebouw een nieuwe ingang

kreeg: "Mijn troetelkindje." Verder

heeft hij zich sterk gemaakt voor godgeleerdheid toen de Samen-op-Wegkerken hun handen van de predikantenopleiding aftrokken, voor het afschaffen van de vraag aan sollicitanten of ze

wel gelovig genoeg waren en voor

meer vrouwen in hoge functies. "Begin

jaren negentig was dat nog vrij nieuw."

Twaalf jaar lang zat Schut in de

bestuurlijke keuken van de universiteit,

als een spin in het web. Hij was de

baas van de hoofden van de twaalf

diensten en van het centrale bestuurssecretariaat. Direct en indirect had hij

ongeveer zevenhonderd mensen onder

zich. Ook op de faculteiten had hij een

flinke vinger in de pap via de directeuren bedrijfsvoering die voor hun

beoordeling van hem afhankelijk

waren. Als secretaris van het college

van bestuur zag hij alle belangrijke

post langskomen en in de functie van

collegeadviseur zat hij bij alle belangrijke vergaderingen.

Denkers en doeners

Acht verschillende bestuurders maakte

Schut als secretaris mee. "Twee voorzitters, drie rectoren en drie derde

leden", somt hij snel op. "Dat is

natuurlijk hoogst interessant. Je ziet

duidelijke kwaliteitsverschillen. Ook

signaleer je dat er steken vallen. Soms

zag ik dingen met lede ogen aan. Dat

kan ook niet anders als drie mensen

tegelijk moeten besturen. Een

bestuurscollege van drie mensen is

heel Nederlands. Als ik m het buitenland kom, moet ik dat altijd weer uitleggen. Maar het is geen eeuwige con-

structie; binnen vijf tot tien jaar is deze

vorm weg. In Twente hebben ze nu al

gekozen voor een presidentieel stelsel,

een college met één duidelijke baas."

Tijd om uitgebreid in te gaan op de

vraag wie van de vu-bestuurders precies welke steken liet vallen, is er niet

meer. Maar dat het hele college het in

de ogen van Schut aanvankelijk liet

afweten bij de reorganisatie van de

diensten, is wel duidelijk.

Schut realiseerde zich jaren geleden al

dat de vu flink moest reorganiseren.

Doordat de regels uit Den Haag minder gedetailleerd werden en universiteiten steeds autonomer werden, volstond de oude structuur met meer.

Schut wilde drastische veranderingen.

De twaalf diensten die jarenlang zowel

de voorbereiding als de uitvoering van

het beleid op hun eigen deelterrein

voor hun rekening namen, moesten

samengaan. Schut wilde ze onderbrengen in twee verschillende eenheden: een afdeling denkers en een afdeling doeners.

Onbevangen

De diensthoofden zagen er weinig in.

"Die mensen zaten vaak al heel lang

Een VU-carrière

Daan Schut (54) zou je een typische 'vu-veteraan' kunnen noemen. Ongeveer 35 jaar geleden

kwam hij hier politicologie studeren en sindsdien is hij niet meer

weggeweest. Na zijn afstuderen

werd Schut eerst wetenschappelijk

medewerker bij de faculteit Sociaal-Culmrele Wetenschappen.

Enkele jaren later stapte hij over

naar de dienst personeelszaken. In

1984 volgde zijn promotie tot

directeur beheer van de medische

faculteit en in 1989 klom hij verder

omhoog tot secretaris van de universiteit. Per 1 september vervolgt

hij zijn vu-loopbaan als bibliothecaris.

op dezelfde post", zegt Schut. "Ze

waren bang dat ze verder van het college van bestuur af kwamen te staan.

Dat was natuurlijk ook zo. De collegeleden moeten zich niet te veel met

het beheer bezighouden."

Ook kon Schut aanvankelijk niet op

de steun van zijn bestuurders rekenen. "Eigenlijk had het college niet

zoveel trek in dit onderwerp. Ze hebben een jaar nodig gehad om aan

boord te komen." Schut zegt dat hij

tijdens dat jaar zelfs heeft overwogen

om op te stappen als secretaris Dat

hij doorging, was te danken aan de

steun van de commissie die het project begeleidde en de speciaal aangetrokken organisatieadviseur. Die laatste vreesde dat Schuts vertrek het

einde van de reorganisatie zou betekenen. Zelf voorzag de secretaris dat

ook. "Als ik in de loop van 1999 de

map in de kast had gelegd, was dit

onderwerp van tafel verdwenen. Dan

had een ander dit later moeten doen.

Dit IS een ontwikkeling waar alle universiteiten tegenaan hebben zitten

hikken."

Het eerste reorganisatieplan sneuvelde omdat er te veel kritiek kwam vanuit de universiteit. "Er lag een stapel

brieven van diensthoofden die er de

kachel mee aanmaakten." Een aangepast plan met zeven uitvoerende diensten in plaats van één grote is inmiddels bijna uitgevoerd. "Ik vmd het

verschil met het eerste plan helemaal

niet zo groot", zegt Schut achteraf.

Het essentiële onderscheid tussen staf

en diensten is gebleven.

"De laatste drie jaar heb ik weliswaar

minder leuk gevonden", zegt Schut.

"Maar nog altijd leuk genoeg." Dat

hij nu vertrekt om bibliothecaris van

de vu te worden, heeft volgens hem

dan ook mets te maken met de reorganisatie. Na twaalf jaar is het

gewoon tijd om van functie te veranderen. "In de eerste jaren ben je nog

vrij onbevangen, maar later bedenk je

wat er allemaal fout kan gaan. Je gaat

anders met verantwoordelijkheden

om. Bovendien moet je in deze functie natuurlijk oppassen dat je het met

beter gaat weten dan de collegeleden."

"Daan Schut is een pietje precies

en toch makkelijk in de omgang.

Informeel en tegelijkertijd zorgvuldig. Dat is organisatonsch meesterschap.

Toen de oude secretaris vertrok,

was Schut geknipt voor die functie

gezien zijn achtergrond. Hij kwam

uit de faculteiten en wist hoe de

universiteit in elkaar zit.

Als secretaris had hij zeker invloed

op het beleid van de universiteit.

De werkwijze van het college moet

je niet zo hiërarchisch voorstellen.

Er zijn drie leden, maar besturen

doe je met z'n vieren. De benaming secretaris is misschien misleidend. Je kunt zijn taken vergelijken

met die van een secretaris-generaal

op een ministerie. Die moet vaak

ook een beetje op zijn minister passen. Zo'n minister komt daar op

een bepaald moment binnenstappen en weet niet hoe het bestuurlijk apparaat werkt. Zo is het ook

op een universiteit. Wie overzicht

heeft en weet hoe de machine

werkt, heeft macht. Wat dat betreft

dienen een collegevoorzitter en een

secretaris aan elkaar gewaagd te

zijn. Dat waren wij wel. Ik heb

nooit conflicten gehad met Schut.

Hij was een sleutelfiguur m de

communicatie. Er zat geen gat tussen het college van bestuur en de

hoofden van de diensten."

Harry Brinkman was in 1989 voorzitter van het college van bestuur toen

Daan Schut werd benoemd. Hij werkte tot zijn vertrek in 1996 met hem

samen.

Zijn tegenspeler

"Schut heeft af en toe zijn nukken,

maar is goed aanspreekbaar. Wel

zorgt hij bij tijd en wijle voor verrassingen. Dan heb je tijdens een

vergadering het gevoel dat je elkaar

begrijpt, maar als je dan het verslag

leest, denk je: zo hebben we dat

toch met afgesproken? Dat zijn dan

waarschijnlijk zijn bestuurlijke kwaliteiten. Ik zal niet zeggen dat hij er

misbruik van maakt dat negentig

procent van onze commissie nieuw

is. Wel maakt hij er gebruik van.

Schut treedt naar buiten als een

aimabel mens. Maar als hij dwars

gaat liggen, kan hij heel halsstamg

zijn. We bestaan als commissie

sinds maart 1999 en al na een paar

maanden voelden we ons gedwongen om ons werk weer neer te leggen. We konden geen secretariële

ondersteuning krijgen, terwijl dat

wel was toegezegd. Dat akkefietje

heeft tot begin 2000 geduurd.

Waarom Schut ons die ondersteuning bleef weigeren, begrijp ik nog

steeds niet.

Bij die reorganisatie kwam hij als

een wals op ons af. Aanvankelijk

wilde hij alles gewoon doordrukken. We waren helemaal niet

gelukkig met zijn eerste plan. We

zeiden: 'je haalt misschien dertien

schotten weg, maar die ver\'ang je

door betonnen muren.' Toen hebben we Bureau Berenschot

gevraagd voor een second opinion.

H u n bevindingen zijn voor een

deel overgenomen door Schut. Met

zijn tweede plan hebben we ingestemd met een aantal mitsen en

maren. N u moeten we gaan toetsen

of daaraan wordt voldaan."

Mark Peters is voorzitter van de

onderdeelcommissie bureau universiteit

en bibliotheek, waann vanaf 1999 de

inspraak van het personeel van beide

dienstonderdelen geregeld is.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen