Ad Valvas 2000-2001 - pagina 211

PERSONEELS

niaandeiijl<s informatieblad

voor medewerkers Vrije Universiteit Amsterdam

,- - f^f

Foto Bram de Hollander

Nieuw computerprogramma

voor personeelsgegevens

We vorig jaar door de problemen bij

de invoering van het IPA-salarissysteem geen salaris kreeg, zal nu

opnieuw bezorgd zijn. De VU gaat

met ingang van januari een nieuw

systeen) gebruiken voor de registratie

van personeelsgegevens - gegevens

waar de salarisbetaling op wordt

gebaseerd. Volgens het hoofd

Personeelszaken Cor jonker zal deze

omzetting geen problemen opleveren.

We weten nu veel beter wat het

salarissysteem wel en niet kan."

De grootste stappen voor de overgang

naar het nieuwe programma, SAP HR,

7Un ai genomen sinds de VU het SAPsysteem in 1997 als 'concernsysteem'

koos. Alle salarisgegevens zitten in

het systeem verwerkt, het enige

nieuwe is dat straks ook het verwerken van mutaties met SAP gebeurt.

"Iedereen die op 31 december zijn

salaris krijgt, krijgt dat de volgende

maand nog steeds. De vorige keer

moest alles veranderd worden, nu kan

er veel minder fout gaan", zegt Jonker

geruststellend. Projectleider Jo Heinen

vult aan: "Er is maar een klein

percentage van de medewerkers waar

iets bij verandert. Dat zijn de enige

dingen die we in januari met SAP HR

doen."

De beide projectverantwoordelijken

zijn voorzichtig geworden met de

invoering van een nieuw computerprogramma. De ingebruikname van

het salarissysteem iPA verliep twee

jaar geleden dramatisch: de laatste

fouten waren pas dit voorjaar

opgelost. Nu mutaties in die salarisbetalingen ook van een nieuw

programma komen, is controle

opnieuw verstandig. Wel is er veel

geleerd van de eerdere problemen.

De belangrijkste verworvenheid uit de

afgelopen jaren is dat er nu meer zicht

is op wat het IPA-salarissysteem niet

kan, legt Jonker uit. "Met verwach-

KORT NIEUWS

NIEUWE KLACHTENREGELING

SEKSUELE INTIMIDATIE

Op 16 oktober is de nieuwe

klachtenregeling seksuele intimidatie

vastgesteld en meteen in werking

getreden. De regeling houdt - kort

samengevat - het volgende in: een

ieder (man of vrouw) die te maken

krijgt met seksuele intimidatie kan

dat melden bij een vertrouwenspersoon. Nieuw is dat de klacht ook

rechtstreeks ingediend kan worden

Dij een door het College van Bestuur

ingestelde commissie. Deze

commissie onderzoekt of een

ingediende klacht gegrond is en

adviseert het college over eventueel

op te leggen sancties.

In de nieuwe klachtenregeling is de f

taakomschrijving van de ver|

trouwenspersonen uitgebreid. Naast

opvang en/of nazorg, hulp en/of

bemiddeling bij het doen stoppen

van de intimidatie verstrekken de

vertrouwenspersonen ook informatie

aan de aangeklaagde. Op verzoek

kan de aangeklaagde ook begeleiding krijgen.

In het Personeelskatern van 14

december a.s. zal een uitgebreid

artikel over dit onderwerp worden

opgenomen. De tekst van de nieuwe

klachtenregeling is in te zien via

www.vu.nl/diensten/pz trefwoord

Arbeidsvoorwaarden en regelingen.

Handboek Personeelsbeleid.

16 november 2000

KATERN

Fietsen in

de kelder

4 M ^

Julian Orton fietst nu leuker dankzij de fiscus

Jaargang 8 - nr. 3

tingen van deze tijd zijn we destijds

met het systeem begonnen, maar IPA

blijkt toch tamelijk ouderwets te zijn.

Pas in 2003 wordt het vernieuwd. Tot

die tijd moeten we meer met de hand

doen en meer controleren dan we

dachten."

De afgelopen maand zijn systeembeheerders van de VU al begonnen

met het testen van het nieuwe SAP HR.

De resultaten zijn gunstig. Alleen bij

het veranderen van gegevens - en

zeker bij complexe veranderingen kan SAP fouten maken in de aanlevering aan het salarissysteem. "Reguliere

wijzigingen zijn niet problematisch.

Alleen als over een personeelslid van

verschillende kanten mutaties komen,

ontstaan er problemen", ontdekte

Heinen. De oplossing: medewerkers

zullen bij iedere aanpassing in de

gegevens kijken of er moeilijkheden te

verwachten zijn. De heren denken die

procedure in ieder geval de eerste

maanden nodig te hebben. "Dit controleren van je computersysteem is

eigenlijk de tijd terugdraaien", grimlacht Jonker. Heinen: "Maar helaas is

gebleken dat het systeem met onfeilbaar is."

Gelukkig zorgt de invoering van SAP

HR ook voor verbeteringen. Veel

dingen worden makkelijker met het

nieuwe systeem. Voor het snel

toevoegen van gegevens hoeft geen

programmeur meer te komen, zoals

bij het oude Vupiol-programma. Dat

was door medewerkers van de VU

ontwikkeld en draaide op de

megacomputer SARA. De dikke

handleidingen van Vupioi zijn niet

langer nodig. Het bijwerken van de

administratie kan straks met de muis

en vertrouwde Windows-principes als

plakken en knippen.

Leidinggevenden kunnen in dit eenvoudige programma makkelijker bij

de gegevens, legt Jonker uit. Nu nog

is een directeur bedrijfsvoering

Het was ongewoon druk afgelopen

week m de kelder van het Hoofdgebouw. Daar was een dertigtal

fietsen uit de collectie van Batavus te

bezichtigen die medewerkers kunnen

aanschaffen in het kader van de

fiscaal aantrekkelijke Fietsregeling van

de VU. Er stond voor elk wat wils: van

een racefiets met 21 versnellingen tot

een model 'opoefiets' of een

oerdegelijke Batavus Favoriet Dienst

zonder franje. Allemaal fietsen die

onder de maximale cataloguswaarde

van ƒ 1.650,- blijven die de fiscus als

limiet heeft gesteld in deze regeling.

Voorwaarde om in aanmerking te

komen is wel dat de fiets gebruikt

wordt om mee naar het werk te

komen. Dat betekent niet dat medewerkers die ver van de VU wonen,

niets aan de regeling hebben, want

het dagelijkse ritje naar/vanaf het

station of de carpoolplaats telt ook

mee als woon-werkverkeer

De aanschaf van de VU-fiets wordt

verrekend met het salaris. De salarisadministratie houdt een netto eigen

bijdrage in van ƒ 1 50,- en het brutosalaris wordt verlaagd met de som

van de cataloguswaarde minus de 1 5%

korting die de VU van Batavus krijgt

en de premie voor een eventuele

verzekering. Medewerkers die zo'n

bedrag niet in een keer kunnen opbrengen, mogen het uitsmeren over

meer maanden.

Wie de presentatie heeft gemist, kan

ook later een VU-fiets uitzoeken. De

fietsencatalogus en dealerlijst liggen

bij de Informatiebalie van de dienst

Personeelszaken (kamer le-71 Hoofdgebouw).

Informatie over de Fietsregeling VU

staat op www.vu.nl/diensten/pz

trefwoord Handboek Personeelsbeleid.

(FvK)

afhankelijk van de lijsten die Personeelszaken eens in de zoveel tijd

levert. Specifieke informatie dient

apart aangevraagd te worden. Straks

kan hij de dingen eenvoudig nazoeken. En medewerkers hoeven

niet langer langs drie verschillende

loketten om hun adreswijziging door

te geven, maar zien hun gegevens in

één keer veranderd.

"De VU is groot: er werken vierduizend

mensen. Op de werkplek weten ze

natuurlijk het beste wat er met hun

personeelsleden aan de hand is.

Administratieve dingen kunnen met

dit nieuwe systeem nog beter

decentraal geregeld worden", legt

Heinen uit. Niet dat iedere afdeling

straks decentraal de administratie zal

doen. Op een kleine faculteit, zoals

theologie, werken te weinig mensen

om genoeg routine met het programma op te doen. Jonker: "De komst van

dit systeem geeft de technische

mogelijkheid om decentraal te werken,

maar het is een doelmatigheidsafweging of dat ook echt gebeurt."

Nog een stap verder zal het zijn, als

iedere medewerker zelf veranderingen

kan doorvoeren. Dat sluiten de

projectverantwoordelijken voor de

toekomst niet uit. Toch heeft Jonker

bedenkingen. Lachend zegt hij: "Zelf

je adres wijzigen is natuurlijk wel

wenselijk, je salaris aanpassen

minder."

(LW)

IN DIT NUMMER

Fietsen in de kelder.

"Thuis past hij toch niet in

de kast" zegt Ruud Kalkhoven

bescheiden.

VU loopt voorop in management.

Invoering jaargesprekken is

nog geen uitgemaakte zaak.

KHJe Universiteit

amsterdam

WEBSITE .=

In dit Personeelskatern zijn verwijzingen opgenomen naar de

volgende onderwerpen:

Decern berproject 2 0 0 0

z/e www.vragenvuur.nl

• Fietsregeling VU

zie www.vu.nl/diensten/pz

trefwoord Handboek

Personeelsbeleid

• Klachtenregeling seksuele

intimidatie

zie www.vu.nl/diensten/pz

trefwoord Handboek

Personeelsbeleid

• Woon-werkverkeer en

milieu

zie www.rivm.nl/

milieucompendium/

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen