Ad Valvas 2008-2009 - pagina 50

De week van... Dorien Kooij

Jaargang 1, nr. 2 - 18 september 2008 - www.intranet.vu.nl/pp - Reageren? pp@vu.nl vrije Universiteit

i

sr

amsterdam

Zoekraken facturen straks verleden tijd Susanti Tang, directeur Rob Neutelings en Jaap Roos (rechts) van FALW zien uit naar de digitalisering.

Zo'n tachtigduizend facturen ontvangt de VU jaarlijks. Scannen en digitaal verwerken kan de afhandeling verbeteren. Communicatie en twee onderdelen van Aard- en Levenswetenschappen gaan dat uitproberen. "Factuurscannlng is bij veel bedrijven en organisaties al heel normaal. Je bespaart tijd en houdt controle op het hele betaalproces. Zowel voor de administraties als voor de budgetverantwoordelijken is het minder bewerkelijk dan de traditionele methode", zegt Rick Buijsingh, projectmanager van SCADIF (SCAnnen en Digitaliseren van Facturen) bij Financien, Planning en Control. Binnen de VU worden op veel plekken veel facturen verwerkt. Dit kost tijd en energie en zorgt voor vertragingen en zoekraken van facturen. Bij FALW en de diensten Is het afgelopen jaar geprobeerd dat proces te verbeteren. Financiën, Planning en Control koppelde de initiatieven en zoekt in opdracht van faculteiten en diensten naar een oplossing. Begin november gaan FALWonderdelen UPC en Neurowetenschappen en de dienst Communicatie als proef hun facturen scannen en paplerloos verwerken.

Hypermoderne scanner Nu begint een factuur zijn weg bij de financiële administraties van diensten en faculteiten, en wordt handmatig ingevoerd in SAP. Daarna gaat hij per post naar de budgethouder voor een akkoord. Dat proces kost tijd en heeft risico's, weet Buijsingh. "Het kost gauw een paar dagen voor de envelop op het bureau van de budgethouder ligt. Soms verdwijnt hij m een la of op een stapel, of raakt zelfs zoek." Een hypermoderne scanner moet dat gaan voorkomen. Technisch projectmanager Peter Gutker legt uit hoe het werkt. "Is een factuur gescand, dan '-£'kent de software waar op de pagina belangrijke cijfercombinaties staan, zoals een leveranciernummer of een bedrag. Dit kan doordat hij de scan vergelijkt met een database met rekeningen van allerlei Nederlandse bedrijven, waarin staat geregistreerd op welke plaats bijvoorbeeld de KPN of TNT de gezochte gegevens neerzet. Zeventig tot tachtig procent van alle informatie wordt automatisch goed verwerkt. Bij de rest vult een medewerker de gegevens handmatig aan." Ook het goedkeuringstraject gaat grotendeels automatisch. Na invoer

Personeelsbaüe I Ik kreeg in juli een NS-Business Card thuisgestuurd. Wat moet ik ermee? Met de NS-Business Card kunt u dienstreizen maken met de trein. U hoeft zelf geen kaartje meer te kopen en te declareren. De rekening gaat rechtstreeks naar de VU. Wel moet u zelf vooraf uw dienstreis boeken via www.ns-businesscard.nl. Op de kleine gele VU-handleiding staat stapsgewijs hoe het werkt. Vergeet niet bij het boeken als kenmerk het SAPordernummer (van afdelings- of projectbudget) te vermelden. Dit is essentieel voor de administratieve verwerking. • Vragen? www.intranet.vu.nl/personeelsbalie > Regelingen personeel > Dienstreizen - NS-Business Card of mail naar ns-businesscard@dienst.vu.ni

van de gescande gegevens In SAP, krijgt de budgethouder een email dat er een factuur klaarstaat. "Het systeem weet precies welke factuur naar welke budgethouder moet. Die geeft dan digitaal akkoord voor betaling", vertelt Buijsingh. "Is hij op vakantie, dan draagt hij de accordering over. Net zoals bij de afwezigheidassistent in Outlook. Blijft een rekening toch lang liggen, dan stuurt het systeem de budgethouder een herinneringsmail."

Korting bij snel betalen Een vlotte afhandeling van facturen levert naast besparing op personeelscapaciteit, ook financieel voordeel op, omdat veel bedrijven bij snelle betaling korting geven. Dat loopt behoorlijk op. Buijsingh hoopt dat uiteindelijk alle diensten en faculteiten op het systeem overstappen. Jaap Roos, hoofd financiële zaken van FALW, kijkt uit naar de pilot: "De werkdruk Is met tienduizend facturen per jaar hoog. Onze medewerkers kunnen In plaats van het inkloppen van rekeningen meer aandacht besteden aan het volgen van het proces en krijgen meer tijd voor Inhoudelijke service." FALW heeft ook last van de lange gangen van het WN-gebouw: "Onze budgethouders zitten ver weg en moeten langskomen om facturen te accorderen. Dat kost tijd." Assistent-controller Susanti Tang trekt het project bij FALW. Zij ontwerpt de lijnen van de accordering In het systeem en slaat daarmee twee vliegen in één klap. "De tekenbevoegdheld is historisch gegroeid en heel divers. Dit is een mooie aanleiding om dat te standaardiseren." Maar de medewerkers moeten er wel blij mee zijn, benadrukken Roos en Tang: "Als de budgethouders het onhandig vinden kan zo'n project nooit lukken." Het systeem moet gebruiksvriendelijk zijn voor de budgethouders, vindt ook directeur Financien, Planning en Control, Tamara Gandola. Ze Is blij met het project, maar voorwaarde voor verdere invoering is wel dat het werkt binnen de VU. "Het Is noodzakelijk dat faculteiten en diensten daarover Intensief willen meepraten en meedenken."

Dies De 128e verjaardag van de VU staat dit Jaar in het teken van crisis op financiële markten. Tijdens de diesviering op 20 oktober zal hoogleraar André Lucas hierover een rede uitspreken. Voormalig minister Gerrit Zalm k r i j g t een eredoctoraat voor zijn bijdrage aan vernieuwing van het Nederlands begrotingsbeleid. Daarnaast worden er twee Societal Impact Awards uitgereikt aan wetenschappers die onderzoek verrichten met grote maatschappelijke impact. Voor de Senior Award zijn Hans van den Heuvel, Martijn Katan en Chris Meijer genomineerd en voor de Junior Award de promovendi Martijn de Koning, Eric Koomen en Amika Singh. • Informatie en aanmelden www.vu.nl/ dies2008

'»Us^ >lf In maart vroeg promovendus Dorien Kooij de medewerkers naar hun ervaringen met het personeelsbeleid. HRM ontving deze week haar rapport. "Heel opvallend vind ik dat mensen vooral personeelsregelingen willen waarmee ze zich kunnen blijven ontwikkelen, óók oudere werknemersi Men denkt dat Je ouderen moet ontzien, maar ook zij hebben behoefte aan trainingen en nieuwe taken, zelfs tot aan hun pensioen. Nu wisselen mensen naarmate ze ouder worden minder van functie en worden steeds minder tevreden. Daar liggen kansen voor HRM. Ik vraag werknemers wat ze weten over personeelsregelingen en of ze er gebruik van maken. Dan kijk Ik hoe dat hun tevredenheid en gevoel van verbondenheid met de VU beïnvloedt, ledereen blijkt het Jaargesprek te kennen, maar Juist niet de ontwikkelingsgerichte regelingen waar ze behoefte aan hebben. Toch zijn VU-medewerkers heel bevlogen. Ze geven hun werk een 4,1 op de schaal van l tot 7. Mensen willen gemiddeld zelfs doorwerken tot hun 64ste. Als eerste reden noemen ze plezier in hun werk, pas daarna de financiën. In april benader ik de respondenten opnieuw, om resultaten aan te scherpen en meer Inzicht te krijgen in het effect van personeelsbeleid op termijn. Deze vragenlijst is onderdeel van mijn promotieonderzoek bij economie. Ik wil weten hoe Je als bedrijf kunt zorgen dat ook oudere werknemers plezier houden in hun werk en hoe Je hen kunt motiveren om te blijven werken. En Ik hoop dat HRM daar iets aan heeft. Mensen zoeken volgens mij pas actief naar personeelsregelingen als hun behoefte of situatie verandert. Een leidinggevende moeten daar goed op inspelen."

'Ook ouderen hebben behoefte aan trainingen en nieuwe taken'

Sporten met korting

Doen

Speciaal voor medewerkers is er de gratis rittenkaart voor het Sportcentrum VU. Hiermee kunnen ze twaalf keer sporten op drie locaties: de Van der Boechorststraat, het OZW-gebouw en op Uilenstede. Deze aanbieding is een onderdeel van VU Fit at work dat in samenwerking met de Ondernemingsraad is ontwikkeld. Er is nu een aantrekkelijke kortingsactie: wie een volle rittenkaart inlevert, krijgt zestig euro korting op een passe-partout die normaal 340 euro kost. Met de passe-partout kunnen medewerkers een jaar lang onbeperkt zestien sporten beoefenen, zoals fitness, pilates en looptrainingen. Als extra kunnen medewerkers ook een gratis consult krijgen bij de fysiotherapeut en de diëtist van het Sportcentrum.

Dit najaar zijn er twee medewerkersvoorstellingen voor het VU-personeel. De eerste is op dinsdag 28 oktober: Bloemen Mozes, een muziektheaterproductie gebaseerd op de memoires van Adolph Stein, in Cultuurcentrum Griffioen VU-Uilenstede. De avond begint om 17.00 uur met een drankje en een maaltijd. De voorstelling is om 19.30 uur. De tweede is op woensdag 26 november - dan staat cabaretier Lebbis in de Aula Hoofdgebouw. Alle VUmedewerkers krijgen een uitnodiging.

• www.sportcentrumvu.nl > Fit at work

Colofon Uitgave Communicatie en Human Resource Management Redactie en tekst Jessy van Celoven (eindredacteur/coördinator), Floor Bal, Anita Mussche Beeld Adrienne Norman, Peter Smith Vormgeving Communicatie/VFT

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen