Ad Valvas 2008-2009 - pagina 270

De week van... Céjé Barn ing

Jaargang 1, nr. 12 - 22 Januari 2 0 0 9 - w w w . i n t r a n e t . v u . n l / p p - Reageren? pp@vu.nl

vrije Universiteit

^^

amsterdam

' n*1 ^.' "'^^SfckiS^^^^^BS "Je kunt ^PppP^ niet jezelf ^ controleren"

Klaas Witteveen en Jan den Besten over het hoe en waarom van accountantscontrole.

Wetenschappers houden niet van administratie, dat snappen de accountants ooic wel. Maar subsidiegevers eisen dat je je zaalges op orde hebt. Eigenlijk hadden ze geen tijd voor een interview, de mannen van de Accountantsdienst van de VU. "In het voorjaar worden heel veel declaraties van derde geldstroom- en Nuffic-projecten en de jaarrekeningen van postgraduate opleidingen gecontroleerd en we zijn druk met de voorbereiding van de controle van de VU-jaarrekening." IVIaar het is waarschijnlijk goed om eens te vertellen waaróm zij willen controleren, vinden ook hoofd van de Accountantsdienst Klaas Witteveen en accountant jan den Besten. En waarom ze de projectdeclaraties zo ver mogelijk voor de deadline binnen willen hebben. "Wij begrijpen ook dat administratie ver van een wetenschapper af staat", zegt Witteveen, "maar je kunt nu eenmaal niet jezelf controleren." Als je je eigen declaratie zou mogen indienen, én tekenen én administreren, dan heb je een fraudegevoelig systeem. "Er is geen subsidiegever die dat kan accepteren." Nette universiteit Accountants zitten overigens niet uw declaraties te controleren, dat doen de faculteit en de afdeling Financien, Planning Control (FPC), die de gehele financiële gang van zaken op de universiteit regelt. "Wij kijken naar de structuur die de organisatie om die processen heeft heengebouwd", legt Witteveen uit. Of dingen goed geregeld zijn dus: bijvoorbeeld of u niet die declaraties zelf tekent, en of u de contracten van uw derde geldstroomproject op tijd tekent, zodat u uw geld kunt krijgen. En dat u er aan denkt op tijd om dat geld te vragen. Maar ook op grotere schaal: of het financiële proces rond de nieuwbouwplannen goed functioneert. Accountants denken trouwens meestal in grote bedragen. Al hun activiteiten staan in het teken van hun hoofdtaak, het zorgen dat de jaarrekening van de VU klopt. En daarbij kijken ze niet op een euro. Ze trekken

f Personeelsbalie Ik wil graag specificatie.

uitleg

over mijn

salaris-

Een uitgebreide uitleg over elke term en afkorting van de salarisspecificatie staat op intranet. U vindt hier de gegevens van de salarisspecificatie die recent zijn aangepast aan de algemene salaristechnlsche wijzigingen per 1 januari 2009: de WW-premie is vervallen en de pensioenpremies zijn aangepast. U ontvangt een salarisspecificatie structureel in de maanden januari (premiewijzigingen), mei (vakantie-uitkering) en december (eindejaarsuitkering) en verder bij elke salariswijziging. Uiteraard kunt u alle salarisspecificaties ook raadplegen of printen via het Digitaal Loket. • www.intranet.vu.nl/personeelsbalie > Salarissen en cijfers > Salarissen > Salarisspecificatie • hrm.vu.nl

pas aan de bel als de cijfers materieel onjuist zijn. "Dat wil zeggen dat bestuurders andere beslissingen zouden hebben genomen als de bedragen anders waren geweest. Het ministerie van OCW, waaraan de VU verantwoording moet afleggen, bepaalt de norm voor hoeveel die cijfers mogen afwijken. Dan praatje over miljoenen." Wat absoluut niet wil zeggen dat het financiële apparaat ook in dat soort foutmarges mag denken... Bewust geknoei met cijfers komen de accountants overigens zelden of nooit tegen "De VU is gewoon een nette universiteit. Maar het kan gebeuren dat het aantal derdegeldstroomprojecten op een faculteit in korte tijd zo groeit dat het ze even over de schoenen loopt", legt Witteveen uit. Evenwicht Controleren is niet de enige taak van de accountants. Met hun inzicht in de cijfers kunnen zij de bestuurders adviseren. Dat vindt Witteveen zelf het leukste onderdeel van het werk: "Controle moet, maar adviseren is zeker zo interessant." Advies komt voort uit de controle, maar de bestuurders kunnen er ook om vragen. "En je volgt of de universiteit voorbereid is op maatschappelijke ontwikkelingen, zoals een nieuwe wet, of nieuwe mogelijkheden die informatiesystemen bieden, bijvoorbeeld het zelf bijhouden van je vrije dagen. Dat vind ik het leukste aan mijn werk", zegt Jan den Besten. De Accountantsdienst wordt zelf ook weer gecontroleerd, door Ernst Young. Een universiteit moet zich maatschappelijk verantwoorden, legt Witteveen uit: "Als je als accountant in loondienst bent bij de VU, heb je de schijn van afhankelijk te zijn tegen. Van Ernst Young kunnen wij vooral veel leren. De regelgeving is enorm toegenomen door wereldwijde schandalen. We maken dankbaar gebruik van hun internationale expertise." En het klinkt misschien gek, maar zo dol zijn accountants ook weer niet op regels: "Het is altijd zoeken naar evenwicht tussen teveel en te weinig controleren. Faculteiten vinden nogal eens dat er teveel gecontroleerd wordt, bestuurders soms ook. Daar hebben wij wel oog voor, maar ze hebben daarin niet gelijk. Wij hebben als accountants nu eenmaal een eigen verantwoordelijkheid. En we stemmen de controle heel goed af met FPC, zodat die niet dubbel gebeurt!"

De nieuwe serverruimte van het Universitair Centrum IT werd vorige weel< officieel geopend. Céjé Barning, productteam coördinator concernsystemen stelde hiervoor begin 2008 samen met andere medewerkers van het UC-IT het plan van eisen op. Vijf Jaar geleden was hij verantwoordeliJI< voor de bouw van de huidige ruimte. "Voor de opening van de nieuwe ruimte is alles spie en span in orde gemaakt. We hadden echt een nieuwe ruimte nodig, vooral door de hogere beschikbaarheidseisen die gebruikers stellen en door de groeiende vraag van IT. Op de servers wordt een breed scala aan informatie opgeslagen, zoals het e-mailsysteem en de digitale leeromgeving Blackboard. Ook zullen alle nieuwe applicaties zoals het studentinformatiesysteem erop gaan draaien. In de ruimte wordt gebruik gemaakt van de nieuwste technologieën zoals een geavanceerde koelmethode waarbij alleen gekoeld wordt waar gekoeld moet worden. Hierdoor kunnen we in plaats van twintig servers op de traditionele manier 64 servers in één kast koelen. Verder is de ruimte voorzien van een noodstroomvoorzlening en een brandblusinstallatle. Voordat er met de bouw gestart kon

Binnenl<ort nog een tweede UC-IT serverruimte

worden, moest er eerst een geschikte ruimte gevonden worden. Gelukkig was de UBVU bereid een deel van haar archiefruimte in de kelder van het Hoofdgebouw beschikbaar te stellen. Door een goede samenwerking met de dienst Hulsvesting kon het toch snel gerealiseerd worden. Maar we zijn nog niet klaar. Binnenkort komt er een tweede centrale UC-IT serverruimte die nodig is om de beschikbaarheid van systemen voor onze gebruikers te vergroten."

Doorwerkbonus

V o o r d e l i g reizen

Doen

Op Prinsjesdag kondigde de regering de d o o r w e r k b o n u s aan om w e r k n e m e r s te stimuleren langer door te w e r k e n . Dit geldt voor werknemers die op 1 j a n u a r i 2009 61 j a a r of ouder zijn met inkomsten uit t e g e n w o o r d i g e arbeid van meer dan € 8.860. De bonus staat niet apart op de salarisspecificatie, w a n t deze w o r d t automatisch maandelijks verrekend met de l o o n h e f f i n g . U k r i j g t een d o o r w e r k b o n u s over uw inkomen boven € 8.860, t o t een m a x i m u m inkomen van € 54.776. Het percentage is a f h a n k e l i j k van uw l e e f t i j d : 62 j a a r 5%, 63 jaar 7%, 64 j a a r 10%, 6 5 / 6 6 jaar 2%, 67 jaar 1%. Omdat de Belastingdienst de rekenregels nog niét heeft gepubliceerd, kan onze s a l a r i s a d m i n i s t r a t i e de bonus nog niet v e r w e r k e n . U hoeft niet ongerust te zijn dat u de bonus mist. De regeling w o r d t zonodig met t e r u g w e r k e n d e kracht u i t g e v o e r d .

De VU heeft de grootgebruikcontracten met NS en GVB weer verlengd. De nieuwe prijzen gaan per 1 maart in. De vernieuwactie, de actie om alle abonnementhouders tijdig te voorzien van nieuwe kaarten, is in volle gang. Bent u abonnementhouder en heeft u uw vernieuwbrief gemist, ga dan zo spoedig mogelijk naar de Personeelsbalie Servicecentrum, centrale hal Hoofdgebouw. De medewerkers van de balie helpen u graag verder. Bent u nog geen ov-abonnementhouder en w i l t u ook profiteren van de kortingen en de zeventig procent VU-ovsubsidie? Kijk dan voor meer informatie op intranet of breng een bezoekje aan de Personeelsbalie.

Op woensdagavond 11 februari is er weer een medewerkersvoorstelling voor VU-personeel in de Aula Hoofdgebouw. Deze keer met Purper sinds 1980. Drankjes vanaf 17.30 uur en vanaf 18.00 uur eten. De voorstelling begint om 19.30 uur. De kaartjes kosten maar twee euro all-in. Alle VU-medewerkers krijgen een uitnodiging. De medewerkersvoorstellingen zijn een initiatief van de Ondernemingsraad en worden georganiseerd door Cultuurcentrum VU Griffioen.

• www.intranet.vu.nl/personeelsbalie > Regelingen personeel > Openbaar vervoer - korting op jaarabonnementen en Reiskosten woon-werkverkeer

Colofon Eindverantwoordelijkheid PersoneelsPagina Human Resource Management, Marketing en Communicatie Redactie Floor Bai, Jessy van Celoven (eindredacteur/coördinator), Anita Mussche Beeld Adrienne Norman, Peter Smith Vormgeving Rudie Jaspers

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen