Ad Valvas 2011-2012 - pagina 135

ad valvas 24 november 2011

dossier instellingsplan 1 7

HONDERDEN BANEN WEG BIJ DIENSTVERLENING De VU schrapt de komende drie jaar een kwart van de onderSteU n e n d e f u n c t i e s én ze v e r b e t e r t de

l verbeteren kwaliteit en efficiënter '. werken gaan prima samen

dienstverlening. Gaat dat wel samen? De plannen, en de reacties van vier betrokkenen.

Bemadette Langius en Rob Neutelings:

'GOED EN GOEDKOOP'

'5«»

DIRK DE HOOG C WEen makkelijke vraag, maar het antwoord erop is complex", zegt Bernadette Langius, gevraagd naar de visie achter de komende reorganisatie. Langius heeft als kersvers lid van het college van bestuur de taak gekregen de omvorming van de bedrijfsvoering in goede banen te leiden. "De universiteit is de afgelopen jaren enorm gegroeid, maar de bedrijfsvoering is in hoofdlijnen hetzelfde gebleven en dat wringt hier en daar. De tevredenheid onder studenten en medewerkers over de geboden services is gemiddeld te laag. Dus de kwaliteit van de dienstverlening moet omhoog." Ze voegt er onmiddellijk aan toe dat het ook goedkoper moet. "We krijgen minder geld van de overheid, dus moeten we efficiënter werken."

Structureel goedkoper Dat het ook een bezuinigingsoperatie is, geeft Rob Neutelings, die de veranderingen in de bedrijfsvoering moet managen, volmondig toe. "We hebben een heel duidelijke financiële taakstelling. De bedrijfsvoering moet in 2015 structureel 27 miljoen euro per jaar goedkoper zyn dan in 2010. Maar het is wel een bezuiniging met visie. De kerntaak van de universiteit is onderwijs en onderzoek en het bestuur wil m deze financieel moeilijke tijden daar de prioriteit leggen. Dus per wetenschappelijk medewerker minder ondersteuners. Nu IS die verhouding 1 ondersteuner op 1,3 Wetenschappelijk medewerker en dat gaat naar 1 op 1,7 in 2015." Dat kan absoluut", antwoordt Langius op de vraag of je tegelijk de kwaliteit kunt opkrikken 6n een kwart van de functies ­ zo'n vierhonderd formatieplaatsen ­ kunt schrappen. "We gaan

de bedrijfsvoering verregaand standaardiseren. Maar dat kan alleen als ook het onderwijs en het onderzoek efficiënter worden georganiseerd", is haar remedie. Een voorbeeld van hoe dat kan, is al eerder in Ad Valvas genoemd: een standaard onderwijs­ en examenreglement voor alle opleidingen, zodat niet elke opleiding ieder jaar opnieuw zo'n regeling hoeft op te stellen. Dat scheelt veel werk. "Nu zijn er eigenlijk geen standaardregels in de ondersteuning", zegt Neutelings. "Medewerkers en studenten krijgen zo goed mogelijk de service waar ze om vragen. Maar met meer dan honderd verschillende opleidingen is die vraag naar service enorm divers en groot. Dus wiUen we standaardpakketten ontwikkelen waarmee 80 tot 90 procent van de wensen wordt gerealiseerd. Die aangeboden diensten horen dan wel van goede kwaliteit te zijn."

Minder formatieplaatsen Het proces van omvorming is nu aangekomen bij het omschrijven van de producten en diensten die in de toekomst nog leverbaar zijn. Dat gebeurt in acht zogeheten domeinteams. Die bekijken hoe zaken als communicatie, financiën, studentenvoorzieningen, personeelszaken et cetera het beste kunnen worden georganiseerd. Per domein zijn streefpercentages opgesteld voor de gewenste reductie van het aantal formatieplaatsen. Zo moeten er 35 procent minder beleidsmedewerkers komen en 15 procent minder ICT­beheerders. Neutelings legt uit waar die getallen vandaan komen. "We hebben in het voorjaar »

Eens/oneens Monic Hodes Afdelingshoofd Servicecentrum UC­IT "Ik denk dat efficiënter werken en verbeteren van kwaliteit onder bepaalde voorwaarden wel samen kunnen gaan. Er is natuurlijk behoorlijk veel bureaucratie aan de universiteit. Iedereen wil altijd over alles meepraten. Dus efficiënter werken betekent voor mij vooral veel meer zaken overlaten aan des­ kundige en professionele medewerkers. Minder regeltjes en niet alles op alle niveaus bespreken. k*/95BWBBBW3B!ffBBilDat probeer ik binnen mijn eigen afdeling ook te doen. Vertrouw je collega's. Als iemand iets heeft uitgewerkt en een besluit heeft genomen, geef hem of haar dan de ruimte om dat ook uit te voeren. Ik ken al te goed het gevoel als leidinggevende om alles nog een keer na te willen lopen. Natuurlijk zijn er kaders en richtlijnen nodig waarbinnen medewerkers wer­ ken, maar die moeten vooraf duidelijk zijn. Medewerkers zijn prima in staat zelfstandig te werken vanuit hun eigen expertise. En als ter plekke de situatie iets anders is dan gedacht, moeten ze het zelf proberen op te lossen en niet eerst weer allerlei instructies afwachten. Wij zijn daarbij ook afhankelijk van onze opdrachtgevers. De klant geeft aan aan welke eisen een product moet voldoen. Vervolgens moet die klant het wel aan ons overlaten hoe wij dat product technisch leveren. En dat is ook een kwestie van vertrouwen. We ondersteunen bijvoorbeeld zowel Windows­ als Apple­computers. De keuze is aan de klant, maar hoe we het technisch inrichten, is aan ons. Ik denk dat iedereen binnen de VU wel mogelijkheden ziet om op een slimmere manier te werken. Dat betekent keuzes maken over watje wel doet, maar vooral ook watje niet doet. Daarnaast is het belangrijk om vertrouwen in anderen hebben. En daar moeten leidinggevenden mee beginnen." Tekst: Dirk de Hoog Foto: StudioVU/Riechelle van der Valk

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen