VU Magazine 1997 - pagina 237

kostprijsberekening. En wat we leveren? Een opgeschoond, goed beschreven en toegankelijk archief. Dat is ons product." Huizinga toont een pak papier met een dikte van een centimeter of tien. "Dit is het selectiedocument, de beschrijving door de Rijksarchiefdienst van alle actoren en handelingen die we in dit archief kunnen tegenkomen. Bovendien staat er wat we moeten bewaren en hoe we dat toegankelijk moeten maken. Soms kan

...Op hun bureau's liggen stoffige dossiers naast moderne computers, die uiteindelijl( een advies geven: bewaren of vernietigen

het ingewikkeld zijn. Deze handeling bijvoorbeeld beslaat negenenzestig pagina's. Met tien dossiers per pagina staat dat gelijk aan 690 dossiers, die elkaar kunnen overlappen. Door de automatisering is dat overigens geen probleem meer. In het oude systeem van archiveren zou zo'n handeling uit elkaar zijn gehaald in onderdelen van ongeveer veertig dossiers." Vage taak In de kamer van Team drie zijn een stuk of tien medewerkers bezig met selecteren. Op hun bureau's liggen stoffige dossiers naast moderne computers, die uiteindelijk een advies geven: bewaren of vernietigen. De leden van het team, stelt Huizinga, zijn geen slaafse uitvoerders. "We moeten ons werk verantwoorden qua tijd en dus gaan we niet ieder stuk lezen, maar we hebben oog voor gevallen die niet passen in het selectiedocument

van de Rijksarchiefdienst. We stellen dan aanvullingen of wijzigingen voor. Soms vragen we om een opwaardering van een dossier: bewaren in plaats van versnipperen. Werkelijk unieke stukken missen we niet. Een persoonlijke interventie van de minister-president halen we er meteen uit." Even verderop ligt op een bureau een dik schrift, dat is voorzien van stevig blauwgemarmerd kaft. 'Rooster der werkzaamheden van de Zitting 1929-1930' vermeldt het etiket. Het schrift staat vol keurig gerubriceerde aantekeningen in een klein handschrift. "Dit komt van de Griffie van de Tweede Kamer", licht een van de leden van Team drie toe, "dergelijk materiaal wordt nooit vernietigd. We bewerken het alleen, we maken het toegankelijk." Een bureau verderop zit Maarten Ederveen. Hij werkt aan de dossiers van de Landinrichtingsdienst en hij hanteert het Pivot-systeem wel. "Dit is het dossier van de provinciale hoofdingenieur van de Cultuurtechnische Dienst", licht hij toe. "Die had een tamelijk vage taak, je komt hier vaak doorslagen tegen van bestaande stukken. Dit gaat over de voorbereiding van een ruilverkaveling, hij maakt in opdracht van het hoofdkantoor in Utrecht een begroting voor een project in Oost-Groningen. Ik ga nu de selectieargumenten invoeren: de aard van het stuk en de datum."

Op weg naar de uitgang van het gebouw aan de Winschoter Transportbaan hebben we het over de schandalen en schandaaltjes die Huizinga, Ederveen en hun collega's zo af en toe onder ogen krijgen. "We hebben geheimhoudingsplicht", lacht Huizinga, "net als iedere ambtenaar. Maar los daarvan kom je genoeg interessante dingen tegen. We werkten aan een archief met stukken over het terughalen van schepen die de Duitsers in de Tweede Wereldoorlog hadden gestolen. Nederlandse ambtenaren gingen op zoek in Duitse havens en wanneer ze een schip zagen dat leek op een verdwenen Nederlands schip kwam de correspondentie op gang. Uiteraard wisten de Duitsers meestal van niets en soms verwezen ze naar de Russische zone. Het schip is daar terecht gekomen, was dan de boodschap, ga maar zoeken. Het is boeiend om zulke briefwisselingen te volgen." fotografie: Elmer Spaargaren

Het is niet gemakkelijk een handeling bij het stuk van de hoofdingenieur te vinden. Tenslotte komt Ederveen uit op: "Het opstellen van een rapport ex art. 34". Het stuk heeft geluk: de computer geeft aan dat het bewaard mag worden. Huizinga die er bij is komen staan, geeft een toelichting op de woorden van directeur Looper, die stelde dat de CAS toevoegde door weg te laten: "Wij kunnen zien hoe zo'n dienst haar taak uitvoerde. Van de 350 bewaar-handelingen van de Landinrichtingsdienst, hebben we er maar 165 hoeven te gebruiken. Je vraagt je af waar de rest is gebleven. Deden ze bij de Landinrichtingsdienst niets daaraan? Bovendien constateren we, dat de dienst zich bemoeide met zaken waarmee hij formeel niets te maken had. Zonder het Pivot-systeem was dat er niet uitgekomen."

wcs

JULI/AUGUSTUS

1997

13

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen