VU Magazine 1997 - pagina 236

I^Hjry^Sj^UÊ

Rys

^^BÊ ÉHH Sm^ fl^fl

BP-rP i '

^•^s lH^B^mi ll^l ^^1 WÊIH " E e n opgeschoond, goed beschreven en

toegankelijk archief. Dat is ons p r o d u c t . "

ze van accountantscontrole. Dat geeft papierwerk, want er moet een beschikking komen. Hoe gaan we dat nu behandelen? De basis van ons werk is de wet- en regelgeving, die onder andere voorschriften geeft voor de accountantscontrole. Wanneer daarvan wordt afgeweken, dan moet de overheid actie ondernemen. Dat is dan één van het grote aantal handelingen dat de overheid verricht. Degene die de handeling verricht noemen we de actor, in dit geval is dat de minister van Financiën, en het papierwerk dat een handeling oplevert is de neerslag. "Wij zoeken op welke archiefstukken bij welke handeling of handelingen passen en wat we met die stukken moeten doen. Die informatie halen we uit uitgebreide gidsen die we van de Rijksarchiefdienst krijgen. Die geven ook een waardering: bewaren of vernietigen. Daarop baseren wij ons advies aan de zorgdrager, aan het ministerie of de dienst waarvan het archief afkomstig is, en die beslist uiteindelijk. Deze stukken over de afwijking van de accountantscontrole krijgen het advies mee om ze in de versnipperaar te laten verdwijnen." Zo'n waardering zouden bijvoorbeeld ook de declaraties krijgen van een ambtenaar die op pad was voor een ruilverkaveling of van een belastingambtenaar op inspectieronde. "De openbaarheid, de democratie, is de kern van het geheel", zegt Sportel, "het gaat om de neerslag van

12

wcs

JULI/AUGUSTUS

1997

het overheidshandelen op hoofdlijnen, m mindere mate om de uitvoering in de praktijk. Het moet later duidelijk zijn waarom er een groot aantal auto's met een grijs kenteken rondreden of waarom lease-auto's populair werden. Dat is wat anders dan het bewaren van alle belastingaangiftes." De CAS gooit overigens niet elk dossier weg dat te maken heeft met de dagelijkse uitvoering van het beleid. Sportel: "Neem de archieven van de IND, de immigratiedienst. We bewaren natuurlijk niet alles, maar gegevens over Kerkmarokkanen of Iraniërs die in een bepaalde periode ons land zijn binnengekomen gaan niet weg, hoewel we ze op grond van het Pivot-systeem voor vernietiging kunnen voordragen. Die stukken worden bewaard vanwege de commotie die rond die groeperingen is ontstaan. Inderdaad, dat is een subjectief criterium, het heeft te maken met de waan van de dag en die vermijden we in het objectievere Pivotsysteem." Vliegbrevetten Op de suggestie dat de CAS in wezen fungeert als het vuilnisvat van de overheid reageren Sportel en Looper duidelijk geïrriteerd. Looper: "We krijgen hier geen afval binnen en het materiaal gaat beter de deur uit dan het binnenkwam. We voegen iets toe door veel weg te laten. Dat zal straks wel blijken wanneer wc naar Team drie gaan, dat de archieven van de Landinrichtingsdienst bewerkt." Maar voor we daarheen gaan, vertelt Sportel over de behandeling die unieke stukken krijgen bij de CAS: "Een stuk dat op grond van het Pivot-systeem voor vernietiging vatbaar is, kan persoonlijke aantekening van een minister bevatten of andere gegevens die vanuit historisch oogpunt van belang zijn. Onze medewerkers hebben een behoorlijke algemene ontwikkeling, ze weten bijvoorbeeld niet alleen dat wc een minister-president heb-

ben gehad die Lubbers heet, maar ook dat Schermerhorn één van zijn voorgangers was. Ze herkennen unieke stukken: wanneer ze in een stapel vliegbrevetten dat van Prins Bernhard tegenkomen, zullen ze dat echt niet weggooien." Om die reden is het dossier over de trammelant rond de toiletten van de vliegtuigen die op het voormalige Nederlands Indië vlogen bewaard, hoewel in principe alle stukken over de inrichting van vliegtuigen na een bepaalde periode weg mogen. Sportel weet niet meer precies wat er aan de hand was, maar wel dat de zaak hoog werd gespeeld, tot op het niveau van de directeur generaal die doorgaans niet wordt lastiggevallen met toiletten. "Zulke afwijkingen bespreken we met de Rijksarchiefdienst", zegt hij. "Maar we blijven professionals. We hebben niet direct last van nostalgische gevoelens wanneer we een stuk in handen krijgen dat een beetje verbleekt is." Daarmee duidt hij op de verzelfstandiging van de CAS binnen het overheidsapparaat. De dienst maakt met een zorgdrager afspraken over de prijs van het selectiewerk en moet zelf de broek ophouden, zoals dat tegenwoordig in overheidsjargon heet. Ook bij de CAS is tijd geld. Rond het magazijn van de CAS liggen de werkruimtes van de teams die het selectiewerk doen. Team drie van Gerard Huizinga werkt aan de archieven van de Landinrichtingsdienst. Deze dienst, die in de landelijke gebieden bijvoorbeeld de ruilverkavelingen regelde, heeft 5600 dozen naar Winschoten laten transporteren. Huizmga rekent: "Een doos bevat gemiddeld vijf dossiers, dat zijn er samen 28.000. In het begin, wanneer je de materie moet leren kennen, werk je niet snel, dan kost een doos anderhalf uur. Later wordt dat een uur per doos. In meters uitgedrukt ga je van twaalf uur per meter terug naar acht. Daar komt dan de tijd voor overleg of het nemen van steekproeven bij. Dat is de basis voor onze

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen