Revue 1995 - pagina 63

Congresbureau

Congresbureau van de VU staat klaar voor iedereen Door Peter Boerman

"Juist voor congressen is de VU een prettige lokatie: functioneel, flexibel, een wetenschappelijke uitstraling, en toch goedkoop. We hebben gemerkt dat dat goed werkt." Dat zegt Nicolette van Erven, die sinds een jaar of drie hoofd is van het Congresbureau van de VU, het bureau dat alle congressen en recepties van de VU behartigt. Onder haar leiding groeide het voorheen kleinschalige bureau uit tot een 'professional congres organiser' met vijf werknemers en de verantwoordelijkheid voor gemiddeld tien volledige congressen per jaar en nog eens zo'n tweehonderd andere evenementen. "We hebben een dubbelfunctie", legt Van Erven uit. "Soms organiseren we een congres van

begin tot eind, met alles erop en eraan: hotels, diners, excursies, programma's voor de partners, noem maar op. Dan ben je echt de spin in het web. Maar we coördineren daarnaast ook de zaalaccommodatie van de aula en het auditorium. Als een vakgroep bijvoorbeeld haar eigen congres organiseert leveren wij alleen de ruimte. Ook dan maken we echter wel een draaiboek, waarin alle logistieke aspecten beschreven worden." Het congresbureau van de VU organiseert tegenwoordig niet meer alleen evenementen voor faculteiten en diensten van de VU zelf, maar ook voor bedrijven en instellingen die het gebouw van de VU een geschikte plek vinden. De drie o's De aanpak van het congresbureau verloopt altijd volgens vaste patronen, 'de drie o's' genoemd. De eerste stap is de oriëntatiefase: een altijd vrijblijvend gesprek van een potentiële klant met een van de medewerkers van het bureau. De klant maakt dan zijn eisen en wensen duidelijk en het congresbureau probeert gelijk in te schatten wat zijn rol daarin

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen