Revue 1995 - pagina 64

kan zijn. De volgende stap is de offerte, waarin de kosten voor de klant op papier worden gezet, eventueel gespecificeerd en vertaald naar de kosten per deelnemer. Als laatste volgt dan de overeenkomst, waarin afgesproken wordt welke taken de klant uitbesteedt en wat hij of zij zelf wil doen. Daarna gaat het congresbureau aan de slag. "Logistiek gezien maakt het niet zoveel uit of we voor artsen of letterkundigen werken", vertelt Van Erven. "Het congresbureau denkt graag mee met de organisatie." Een succesvolle formule, zo blijkt, want het congresbureau zit de laatste jaren opvallend in de lift. De prijzen zijn laag, omdat de zalen goedkoop zijn en het congresbureau een non-profitorganisatie is. "Soms houden we wat geld over, wat we dan kunnen opsparen voor een jaar later. Maar in principe hoeven we geen winst te maken. Dat geeft je de ruimte", aldus Van Erven. Uniek Het congresbureau van de VU concurreert met andere universiteiten door aantrekkelijke tarieven en totaal vernieuwde aula. Nergens anders is zo'n grote oplopende zaal te vinden, voorzien van alle moderne faciliteiten. Het congresbureau heeft met de nieuwe aula de beschikking over zalen, variërend van grootte van 25 tot duizend personen. Toch is met de verbouwing van de aula nog lang niet aan alle wensen op het verlanglijstje van Van Erven voldaan. "Volgend jaar wordt, als het goed is, ook een andere zaal in het hoofdgebouw, het Auditorium, helemaal opgeknapt. Dan gaan we bovendien de coördinatie van een aantal zalen die nu weinig worden gebruikt, de Agorazalen, op ons nemen. Die lenen zich uitstekend voor kleinere bedrijfsseminars. Die klanten kun je niet in een gewone collegezaal kwijt, maar aarden veel beter in de luxe Agorazalen."

10

vrije

Universiteit

amsterdam

Strippenkaart Van Erven krijgt ieder jaar bijna vijftienduizend mensen over de vloer, waarvan zo'n vierduizend helemaal aan de handen van het congresbureau zijn toevertrouwd. Ongeveer de helft van al die bezoekers komt uit het buitenland. "Dat levert vaak de meest komische situaties op. Natuurlijk met de strippenkaarten, die niemand ooit begrijpt. Maar ze kunnen ook naar je toe komen met de vraag hoe ze in het Openluchtmuseum komen. Of wat het beste Indonesische restaurant in Amsterdam is. Een congres is voor ons dan ook: het toeval voor blijven, alle details incalculeren en het ongewisse blijven voorzien." De achtergrond van het hoofd van het congresbureau ligt in de reis- en de reclamewereld. Een uitstekende combinatie voor haar huidige functie, vindt ze. Op de vraag of het werk haar bevalt kent Van Erven dan ook maar één antwoord: "Uitstekend. Het is werk waar je echt voor kunt knokken. En waar je veel voldoening van kunt krijgen als je klaar bent. Ik ben nu ai bezig met een congres dat in 1 998 plaats zal vinden. Maar ook met dat van volgende week. Dat maakt het werk juist zo aantrekkelijk."

Geïnteresseerden kunnen contact opnemen met het congresbureau van de VU voor een brochure of een vrijblijvend kennismakingsgesprek, tel. (020) 444 5825.

Revue

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen