Beheer van theologische en kerkelijke archieven.

Een symposium in het Kamper Stadsarchief

Op vrijdagmiddag 10 november 2017werd de door Albert Mensema, voormalig archivaris van het Historisch Centrum Overijssel, gemaakte inventaris van het archief van de Theologische Universiteit Kampen (ThUK, Oudestraat) aangeboden. Dit gebeurde in het Stadsarchief aldaar. Het is de instelling waarin dit omvangrijke corpus aan historisch materiaal wordt beheerd, en waar het door onderzoekers kan worden geraadpleegd.

De reden om in DNK op deze aanbieding terug te blikken is gelegen in het belang ervan voor ieder die zich bezighoudt met het beheer van theologische en kerkelijke archieven. Het ontsluiten en bewaren van dit erfgoed is een complexe aangelegenheid. Instellingen fuseren, kleiner wordende kerkelijke gemeenten worden samengevoegd. Zelfs grotere organisaties als classes worden drastisch gereorganiseerd, en dat terwijl de expertise van archiefdeputaten in mindere mate beschikbaar is dan voorheen. Wat komt er kijken wanneer de stukken uit het al dan niet recente verleden niet langer bewaard kunnen worden door de instantie zelf? Kunnen die dan aan een gespecialiseerde archiefinstelling aangeboden worden? Onder welke voorwaarden? Kan dat nog wel, in een tijd waarin in ieder geval de plankruimte voor papieren archieven steeds beperkter is?

Omgaan met archieven

De ThUK is in 2007 opgegaan in de Protestantse Theologische Universiteit. De bibliothecaris daarvan, Wiljan Puttenstein, leidde het symposium in 2017 in: verantwoorde omgang met de schriftelijke nalatenschap. Henk Dijk (Kamper Stadsarchief) noemde de aanlevering van een archief van 120 meter een herculesklus. Dat het een zeldzame gebeurtenis betreft lijkt behalve begrijpelijk zelfs wenselijk – archivering zal om noodzakelijke redenen steeds vaker een digitaal karakter krijgen.

Jacob van Sluis (Tresoar Friesland ) gaf aan waar beheerders rekening mee dienen te houden. Zelfs het Nationaal Archief ontkomt niet aan selectie bij de bepaling van wat wel en wat niet bewaard kan blijven. Helaas is het aandeel religie daarin niet bijzonder groot. Binnen de samenleving neemt het christelijk aandeel af, en dat vertaalt zich in het beleid van archief-bewarende instanties. Die worden geconfronteerd met het dreigende ‘dichtslibben van het verleden naar het heden toe’, door een onverwerkbaar grote kwantiteit aan documentatie.

Van Sluis schetste daarvan een helder beeld:

De omvang van archieven groeit naarmate we dichter bij het heden komen; ze worden inhoudelijk uitgebreider en gedetailleerder. Ik maak wel eens een vergelijking tussen kerkenraadsnotulen uit de 17 ^de of 18 ^de eeuw met die van onze tijd: die oude notulen zijn vaak niet meer dan besluitenlijsten, zonder dat er vastgelegd werd hoe men tot die besluiten gekomen was en welke overwegingen hebben meegespeeld. Moderne notulen weerspiegelen vaak een discussie en gaan gepaard met de nodige bijlagen als voorstudies. Wat de omvang nog verder vermeerdert is dat meer instellingen en meer personen zich bewust zijn van het belang van archiefvorming. Dat was vroeger anders. (…)

Laten we eens kijken naar kerkelijke collecties bij Tresoar. We nemen ze niet allemaal meer op. Aanvullingen op bestaande archieven worden nog geaccepteerd; nieuwe worden kritisch beoordeeld op hun toegevoegde waarde. Het is niet nodig om van elke kerkgemeenschap in elk dorp of elke stad dezelfde trends vast te leggen: secularisatie en leegloop, gebouwenbeheer, ontwikkelingen rond Samen op Weg en pkn. Voorts verzoeken we bij overdracht dat de archiefgever een selectie maakt plus een inventarisatie. We stellen dus eisen vooraf.

Over de wijze van aanleveren het volgende. We vragen om een vorm van inventarisatie mee te leveren. Dat geldt voor elk archief, ook voor overheidsarchieven. De standaardvoorwaarde is dat ‘archieven worden overgeleverd in goede, geordende en toegankelijke staat’; voor overheidsarchieven is dat een verplichting, aan particuliere archiefvormers verzoeken wij dit eveneens. Kerkelijke archieven willen we graag aangeleverd krijgen na uitgevoerde selectie (geen bankgiro-afschriften bijvoorbeeld), ordening (notulen, correspondentie e.d. op chronologische volgorde gesorteerd) en met een inventaris of inventariserende lijst van stukken. Dit inventariseren kan op verschillende manieren, variërend van een eenvoudige lijst tot een inventaris volgens de mooiste regels van de officiële ar-chivistiek, voorzien van een inleiding die bijna kan uitdijen tot een kleine geschiedschrijving. Volledigheid van beschrijven is echter lang niet altijd nodig en de verantwoordelijkheid wordt gelegd bij de oorspronkelijke archiefvormer. Als leidraad geeft Tresoar voorlichting hoe we het graag aangeleverd willen krijgen en hoe alles te beschrijven; voor een toekomstige gebruiker kan een eenvoudige plaatsingslijst voldoende zijn. In het geval van kerkelijke archieven zijn er officiële kerkelijke websites met behulpzame handleidingen. Alleen in uitzonderlijke gevallen kan Tresoar besluiten om zelf een hoogwaardige inventaris maken.

Digitale archivering

In de huidige tijd spelen ook vragen rond digitale data. Van Sluis signaleert de wens ‘dat hier landelijke normen voor alle archiefbewaarders worden opgesteld’ zeker als het gaat om de vraag of er selectie moet worden toegepast. Het lijkt erop dat ‘mede ingegeven door het beleid van grote spelers zoals Google en Facebook, het primaat eerder ligt bij volledigheid dan bij selectie’.

Dat (papieren en digitale) archivering geld kost en dat daarvoor budgetten en reserveringen vrijgemaakt moeten worden, is evident. Dat geldt evenzeer voor universitaire instellingen. Bart Jaski, conservator handschriften en oude drukken van de Universiteitsbibliotheek Utrecht, maakte in zijn bijdrage duidelijk hoe moeilijk het is om daarvoor financiële middelen los te krijgen. Er is het Digitaal Repertorium, dat in 2001 online ging en in 2012 werd vernieuwd en uitgebreid, maar het ontbreekt maar al te vaak aan menskracht en middelen. Hij noemde de ca. 25 theologische archieven die de ub beheert (o.a. van J.I. Doedes, J.H. Gunning Jr., J.H. Gunning J.Hz., H.F. Kohlbrugge, A.A. van Ruler en Th.C. Vriezen) en wees tevens op boekencollecties van de Algemene Synode van Nederlandse Hervormde Kerk en van het Oud-Katholiek Seminarie. Om goede inventarissen online te krijgen, zijn deskundigen nodig. Maar de praktijk is weerbarstig, aldus Jaski:

Onze collectie archiefmateriaal is verhoudingsgewijs klein, minder dan een halve kilometer. Er is, ook met behulp van stagiairs en vrijwilligers, de laatste jaren veel progressie gemaakt met het inventariseren van archiefmateriaal, en met het ordenen en conserveren. Maar binnen de beleidsplannen van de ub wordt geen prioriteit gegeven aan acquisitie of het ontsluiten van archiefmateriaal. Het uitgangspunt is dat de ub een bibliotheek is, en geen archief; archiefmateriaal hoort in een archief thuis, zo luidt de redenering.

Het komt er dus op aan de krachten te bundelen en bestuurders ervan te overtuigen dat goede (digitale) archivering van belang is voor de toegankelijkheid van cultureel en religieus erfgoed.

Bij de buren

Theologische en kerkelijke archieven zijn er ook in veelvoud in de rooms-katholieke wereld. Hans Krabbendam, onlangs directeur geworden, schetste de positie van het Katholiek Documentatie Centrum (kdc) op dit gebied:

Het kdc is geen beheerder van strikt kerkelijke archieven, die blijven in de bisdommen of gaan naar regionale archieven, maar het houdt die ontwikkeling wel nauwlettend in de gaten. Als missie heeft het kdc om het erfgoed van het Nederlandse katholicisme sedert 1800 vruchtbaar te laten zijn voor onderzoek naar hedendaagse thema’s en die opdracht maakt het een deelnemer op een groter speelveld. Wat de archieven van katholieke organisaties betreft bestaat die uit drie cirkels: de lokale parochie-archieven en de bisschoppelijke archieven, en vervolgens de archieven van ordes en congregaties. Die laatste bevinden zich veelal in het St. Agathaklooster nabij Cuijk. De meeste archieven van de maatschappelijke organisaties liggen op het kdc in Nijmegen, zo’n 1400.

De theologische archieven, die door het kdc beheerd en ontsloten worden, zijn heel divers omdat er in de loop van de tijd veel veranderingen zijn geweest rond de priesteropleidingen. Daardoor is het niet eenvoudig om een totaalbeeld te schetsen. Een klein overzicht maakt wel duidelijk hoeveel er aan materiaal is:

Katholieke Theologische Hogeschool/Universiteit Utrecht (1967-1992), 23 meter.

Katholieke Theologische Hogeschool/Universiteit Amsterdam (1967-1992), 21 meter.

Katholieke Theologische Universiteit te Utrecht (1992-2011), 9 meter. Agogisch-Theologische Opleiding van de ktuu (1969-1985), 3,75 meter.

Hogeschool/Universiteit voor Theologie en Pastoraat, Heerlen (1966-1992), 19 meter.

Theologische Faculteit Tilburg (1967-2011), 27 meter.

Theologisch Instituut Eindhoven (1966-1970), 1,5 meter.

Ook Krabbendam signaleert problemen met het beheer. Door sluiting van parochies, rooms-katholieke instellingen en opleidingsinstituten ‘ontstaat er een golf aan materiaal bovenop de al be-staande werkvoorraad, een eufemisme voor achterstand. Hoewel er bij alle bisdommen, behalve Den Bosch, afspraken met regionale archieven zijn gemaakt, zijn er nog allerlei beslissingen te nemen en is juist het meer recente materiaal over de afgelopen 50-75 jaar nog lang niet overdraagbaar omdat het aan inventariseerders ontbreekt.’

Archiefnetwerken

Hoe belangrijk netwerken zijn onderstreept George Harinck, directeur van het Archief- en Documentatiecentrum (adc) van de Gereformeerde Kerken, in zijn bijdrage. Hij schetste de keuzes van deze kerken voor de opbouw van de collectie van het adc:

De collectie van het adc bestaat in de eerste plaats uit het archief van de generale synode en daarmee verwante kerkelijke archieven, zoals die van de Theologische Universiteit en zendingsarchieven. Daarnaast zijn er archieven afkomstig uit alle geledingen van de samenleving. Het geval wilde dat toen in de jaren negentig het adc zijn deuren opende, de vrijgemaakte organisatiewereld zijn kerkgebonden karakter aflegde, wat soms tot verdwijning en vaak tot een verbreed karakter van die organisaties leidde. Dit ging met fusies en verhuizingen gepaard. Vaak stuitte men in dit proces op zijn archieven en besloot die over te dragen aan het adc. De collectie omvat zodoende niet alleen kerkelijke archieven, maar ook die van media, zoals het Nederlands Dagblad, van het Gereformeerd Politiek Verbond, van hbo-instellingen, van het Gereformeerd Maatschappelijk Verbond, studentenverenigingen, reisverenigingen, vooraanstaande vrijgemaakten, etc. De collectie groeide de eerste twee decennia van het adc zodoende razendsnel, en beslaat inmiddels ruim een kilometer.

Harinck benadrukte bovendien het belang van internationale samenwerking. Het adc heeft om die reden vanaf 1997 contact gezocht met archief- en onderzoeksinstellingen in de Verenigde Staten, zoals de recent gerenoveerde Heritage Hall in Grand Rapids, dat net als het adc veel archieven omvat van de kerk en daarmee verwante instellingen en personen. Hetzelfde geldt voor het archief van de Reformed Church in America, ontstaan uit de Gereformeerde Kerk in de zeventiende eeuw. Harinck merkt daarover op:

De archieven van die kerk worden bewaard in New Brunswick in New Jersey, maar het hart van het onderzoek klopt in Holland, Michigan, waar een oud-student van Kampen aan de basis stond van Western Theological Seminary, de opleiding van de Reformed Church. Daar werd jarenlang dogmatiek onderwezen uit het vierdelig werk van Herman Bavinck, net als in Stellenbosch en Potchefstroom in Zuid-Afrika. Daar is ook het Van Raalte Institute, dat veel archieven beheert over en rondom de Reformed Church, ook over theologie en opleiding. Hier liggen kortom nauwe banden. Die zijn aangehaald door twee vooraanstaande historici op dit terrein, Bob Swierenga en Elton Bruins, rond 2000 op het adc te laten spreken en een gezamenlijk onderzoek op te zetten naar de onderlinge historische betrekkingen.

Niet voor niets riep Harinck aan het einde van zijn bijdrage op om het belang van theologie en theologische (en kerkelijke) archieven niet te onderschatten, ook al speelt de theologie niet meer de centrale rol in Nederland die zij vroeger had. ‘Ik hoop,’ zei hij, ‘dat het verleden en het nationale en internationale streven van het adc om het onderzoek naar theologen en theologische opleidingen te bevorderen, inspiratie mag opleveren voor de bezinning op de huidige rol van kerk en theologie in de samenleving.’

Beheer met blik op de toekomst

Dit brengt ons bij de toekomst. Het is duidelijk dat goed archiefbeheer geld kost en niet gerealiseerd kan worden zonder deskundigen, die bijv. op projectbasis kunnen werken aan het ontsluiten van het archiefmateriaal. Voor de meeste archiefbeheerders van kerken en instellingen geldt dat zij niet zelf voor onbepaalde termijn deze verantwoordelijkheid op zich kunnen nemen. Vroeger of later komt het moment om bestanden over te dragen. Zelfs echter wanneer het gaat om een archief met maatschappelijke meerwaarde (dat dus in principe te plaatsen valt in een openbare instelling) vraagt dit om een zorgvuldige en tijdsintensieve voorbereiding zoals uit de symposiumbijdragen afdoende blijkt. De overdragende partij zal in de meeste gevallen zélf moeten komen met een schifting en een voorlopige inventariserende ordening. Dat houdt tenminste een lijst van stukken in. Dit betekent dat zowel kennis in huis dient te zijn van het instituut en van de doelstelling ervan, als enige ervaring met archivering.

En dat, zo betoogde ook Bart Jaski, vraagt om de inzet van gekwalificeerd personeel én van voldoende financiële middelen. ‘Het kost véél werk voor een inventaris digitaal online geplaatst kan worden, liefst uiteraard in een internationale ontsluiting via World- Cat.’ Zorgvuldigheid aangaande zeggenschap en bescherming van persoonsgegevens vormen kwaliteitseisen die daar nog eens bij komen, aldus Hans Krabbendam. George Harinck roemde de moed van de toenmalige ThUK om tot deze schifting, inventarisatie en overdracht te besluiten, ‘een daad van verantwoord beheer’. Wél

echter een beslissing waar een prijskaartje aan hangt, gevolgd door vele jaren werk – zoals opgemerkt door zowel Albert Mensema als PThU-rector Mechteld Jansen. Duidelijk is dat het om een voor zowel kerk als theologie actueel onderwerp gaat, waarbij het versterken van netwerken van groot belang is. Om die reden wordt in samenwerking met Fred van Lieburg (vu), de Stichting Kerkelijk Informatiebeheer en anderen, waaronder de auteurs van deze bijdrage, een breed opgezet symposium in Amsterdam voorbereid voor het verbeteren van het archiefbeheer binnen de pkn en andere kerken.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen